Après toutes ces années à entendre parler de l’arrivée éminente de l’Internet des objets (IDO), il semble être enfin arrivé. Nos maisons et nos bureaux sont remplis d’objets qui sont connectés à Internet. En quelques années, la notion de connecter une imprimante à Internet est devenue normale. Même chose pour les ampoules, les voitures, les thermostats, et même les vêtements.
Mais qu’en est-il des espaces physiques? Peuvent-ils être connectés à Internet de la même façon?
Espaces de réunion intelligents
Les concepts de « bureau intelligent » et de l’IDO sont intimement liés. En remplissant nos bureaux de technologies connectées, nous pouvons créer des espaces de travail qui sont plus habitables et productifs.
Le bureau d’une organisation est habituellement la deuxième dépense en importance tout juste après le personnel. Les entreprises en font beaucoup pour maximiser la valeur de cet investissement. Généralement, elles évaluent :
- L’occupation– le nombre de postes de travail et d’espaces de réunion offert est-il adapté aux besoins du personnel?
- La productivité– les espaces sont-ils munis de technologies qui aident les activités quotidiennes plutôt que de les entraver?
Les espaces de réunions sont une préoccupation clé. Ils prennent beaucoup d’espace, sont dotés d’équipement coûteux et sont souvent l’endroit où les équipes se rassemblent pour collaborer et résoudre des problèmes complexes. Fréquemment, ils sont l’emplacement où le meilleur travail d’une entreprise a lieu. Il est donc essentiel de créer des espaces qui facilitent ces tâches.
Voici quatre façons d’utiliser des technologies intelligentes et connectées pour créer des espaces de réunion plus intelligents.
Solutions de réservation tout-en-un
Une importante frustration du personnel est la réservation de salles de réunion, ou l’incapacité à le faire.
Condeco est une plateforme de planification de réunion et de réservation de salles qui aide les entreprises à maximiser l’utilisation de leurs espaces de réunion en uniformisant la réservation et la gestion de la capacité. Condeco a également des solutions pour la réservation de postes de travail pour faciliter le partage des postes de travail et le travail flexible.
En plus de la plateforme numérique, Condeco fournit des panneaux qui peuvent être fixés au mur à l’extérieur des salles de réunion. Ils peuvent être utilisés pour afficher de l’information, indiquant ainsi aux gens ce qui se passe à l’intérieur et quand la réunion se terminera. Ils peuvent également montrer si la salle est réservée ou pas.
Aussi, les utilisateurs peuvent indiquer qu’ils entrent et sortent des réunions avec des cartes compatibles avec RFID, ce qui uniformise l’expérience employé. Lorsque tous les utilisateurs sont sortis, la salle s’affiche comme étant libre d’être utilisée, augmentant ainsi l’utilisation.
Éclairage et chauffage intelligents
L’éclairage et la température ont un énorme effet sur notre moral et notre productivité. Il est important que ces deux éléments soient réussis si vous voulez que votre personnel atteigne un rendement maximal.
Les systèmes d’éclairage intelligents sont maintenant en mesure d’ajuster l’intensité de l’éclairage selon le moment de la journée. Ils peuvent également détecter lorsque les pièces sont vides et éteindre les lumières. De façon similaire, les systèmes de chauffage intelligents sont bien plus réactifs que les thermostats traditionnels ou les systèmes centraux équivalents.
Ces deux types de systèmes peuvent offrir beaucoup plus de données, ce qui aide la direction à éliminer le gaspillage, à réduire les coûts et à être plus écologique.
Détecteurs de présence
Les détecteurs de présence des postes de travail et des salles de réunion représentent une excellente façon de mesurer et de gérer l’utilisation du bureau. Ils sont petits, discrets et peuvent être collés à n’importe quelle surface au moyen de pastilles collantes et pelables.
Une fois installés, ils peuvent fournir des données sur l’utilisation des différents espaces du bureau. Ils peuvent aussi vous montrer les endroits problématiques comme les salles qui ont été réservées pour une réunion, mais qui ne sont pas utilisées, ou les périodes de pointe dans la semaine où aucune salle de réunion n’est disponible.
Vous pouvez en apprendre plus à propos de ces dispositifs dans cette récente publication.
Les tableaux blancs interactifs et les services de vidéoconférence
Même s’il est prouvé que les réunions en personne sont encore la méthode la plus efficace pour collaborer et résoudre des problèmes, au cours de nombreuses réunions il y aura des participants à distance.
Pour faciliter le travail à distance et s’assurer que les réunions sont productives, que les participants soient ou non physiquement dans la salle, les solutions de vidéoconférence sont essentielles.
Les tableaux blancs interactifs (qu’on appelle également les tableaux intelligents ou les écrans d’affichage plats interactifs) constituent une autre manière d’aider les équipes à distance à travailler ensemble. Les équipes peuvent ébaucher des idées comme elles le feraient sur un tableau traditionnel, mais peuvent également partager des documents et des notes automatiquement aux participants à la fin de la séance.
Quels sont les avantages des espaces de travail intelligents?
Les espaces de travail intelligents offrent un éventail d’avantages :
- Une expérience plus uniforme pour les participants et les partenaires externes (ce qui est particulièrement important pour les clients) qui contribue à la réussite générale de la réunion.
- Plus de données que la haute direction peut utiliser afin de prendre des décisions plus éclairées pour la planification de l’avenir.
À quoi ressemblera le milieu de travail de l’avenir? Frost & Sullivan prévoient que d’ici 2025, le monde comptera au moins 3,7 milliards de téléphones intelligents, 700 millions de tablettes et 60 millions de plateformes de communication et de collaboration unifiées.
Ce livre blanc de Ricoh se penche sur la façon dont l’avenir de la communication au travail est appelé à devenir une passerelle vers l’autonomisation numérique des sociétés intelligentes dans l’optique des mégatendances technologiques et sociodémographiques des années à venir.
