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Les appareils intelligents offrent aux entreprises des solutions qui vont au-delà de l’impression. Dotés d’intégrations avancées, de fonctions d’automatisation intelligentes et de capacités de numérisation améliorées, ils répondent aux besoins fondamentaux des entreprises en matière de capture, de stockage, de partage et de sécurité des données et des documents.
Grâce à un appareil intelligent, vous pouvez :
– encourager l’innovation dans les procédures et renforcer l’autonomie des employés;
– améliorer la réactivité et l’expérience client;
– automatiser des tâches en fonction des besoins de l’entreprise afin d’accroître l’efficacité et de réduire les coûts;
– stimuler l’adoption de nouvelles technologies par les utilisateurs;
– sécuriser vos données et respecter la conformité réglementaire;
– créer des flux de travaux dématérialisés.
Ce ne sont là que quelques-uns des avantages dont peuvent bénéficier les entreprises grâce aux appareils intelligents. Cependant, tous ses atouts découlent de trois principaux facteurs : l’automatisation, la sécurité et la collaboration.
Nous examinerons dans cet article chacun de ces facteurs et la manière dont ils contribuent à rationaliser vos efforts et à améliorer la souplesse de vos activités.

Qu’est-ce qu’un « appareil intelligent »?

Un appareil intelligent alimente la veille stratégique. Selon Forrester Research, la veille stratégique est « un ensemble de méthodologies, de procédures, d’architectures et de technologies qui transforment les données brutes en renseignements significatifs et utiles. Elle facilite la prise de décisions éclairées des utilisateurs fonctionnels à partir de données en temps réel et aide l’entreprise à devancer ses concurrents. »1
Dans un premier temps, la veille stratégique portait sur la création de rapports et l’analytique. Avec l’évolution des technologies, de nouveaux horizons se sont ouverts. Une capture plus rapide et plus efficace des données est synonyme d’une meilleure souplesse opérationnelle. Des effectifs mobiles et décentralisés signifient une plus grande disponibilité des talents et de nouvelles possibilités pour établir des relations avec la clientèle, apporter une assistance et vendre.
Ensemble, la capture de données et la mobilité du personnel représentent deux tendances qui peuvent donner aux entreprises un avantage concurrentiel significatif grâce à des renseignements en temps réel, à une productivité accrue et à une meilleure expérience globale du client.
Les appareils intelligents renforcent donc la veille stratégique en améliorant la rapidité et la souplesse. Ils servent de bretelle d’accès numérique pour la distribution, le stockage, la protection et l’accès aux données et aux documents. L’impression et la finition des documents sont simplifiées grâce aux configurations personnalisées et aux interfaces intuitives. De plus, ces appareils contribuent à promouvoir des pratiques financières et écoresponsables en réduisant les déchets.
Examinons de plus près les trois principaux facteurs qui rendent ces appareils intelligents.

Automatisation des flux de travaux

Les tâches manuelles réclament du temps. Elles augmentent le risque d’erreur et les données circulent plus lentement.
Grâce à l’automatisation, les appareils intelligents règlent chacun de ces problèmes. Les procédures automatisées réduisent les opérations manuelles et accélèrent les flux de travaux. Les technologies avancées capturent les données, évitent la perte de documents et introduisent des redondances qui réduisent le risque d’erreur dans les données. Grâce à des traitements accélérés, les données sont disponibles plus rapidement.
Plus précisément, les appareils intelligents peuvent :
Stimuler la productivité
Des touches de raccourci préconfigurées permettent d’envoyer des documents à leur destinataire, d’une simple pression sur un bouton.
Convertir les documents papier en données numériques exploitables
Le logiciel de capture avancé utilise votre document papier et crée un fichier PDF, Word ou Excel modifiable et consultable, afin que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur un travail productif plutôt que sur la conversion manuelle des données.
Acheminer des documents vers des applications tierces
Envoyez des documents vers des applications en nuage comme Google Drive™, OneDrive®, Dropbox™, Box™, ou un système de gestion des documents comme DocuWare Cloud.
Classer intelligemment
Créez des flux de travaux améliorés pour acheminer les documents en fonction du type de fichier pour un classement ou une distribution optimisés : chacun reçoit l’information nécessaire, et vos documents sont sécurisés et accessibles.
Automatiser la création de dossiers
Rationalisez vos efforts en éliminant les tâches fastidieuses telles que la création de dossiers, le nommage des documents et l’étiquetage des métadonnées grâce à des étapes automatisées au moment de la numérisation.
Intégrer de manière transparente
Les appareils intelligents sont dotés de fonctions d’intégration avancées qui vous aident à transformer les flux de travaux papier courants en flux numériques avec un minimum d’efforts. Par exemple, les documents des ressources humaines peuvent être stockés numériquement dans un référentiel protégé et consultable, ce qui facilite le suivi des candidatures, des documents liés aux embauches, des évaluations des performances, etc. Vous pouvez également automatiser le traitement des factures à l’aide d’outils intégrés qui extraient les données, envoient les documents pour approbation et enregistrent les documents complétés dans votre système de planification des ressources d’entreprise (PRE).
Créer des flux de travaux sur mesure
Connectez vos procédures papier et numériques en créant des flux de travaux qui capturent, centralisent et traitent les données pour répondre à vos besoins opérationnels spécifiques : le contenu non structuré devient plus facile à trouver, à gérer et à partager.

Accès simple et sécurisé

Les données et les documents conservés en silos entravent la productivité. Le temps consacré à la recherche, à l’analyse et au partage des documents entre les individus et les équipes s’en trouve rallongé. L’impression peut représenter un véritable défi pour le personnel mobile et distant qui souhaite partager et distribuer du contenu. Les bureaux individuels deviennent des silos d’information qui limitent l’accès des employés d’autres régions aux outils de productivité locaux.
Les appareils intelligents contribuent à combler toutes ces lacunes en facilitant le partage des documents, le contrôle de l’accès et le passage à des flux de travaux numériques, ou tout simplement l’impression. Une sécurité avancée, mais simple à gérer, confère à votre appareil intelligent diverses fonctionnalités utiles :
L’impression mobile
Les plateformes d’impression en nuage et les fonctionnalités d’impression mobile permettent aux employés et aux invités d’utiliser des imprimantes locales sans se connecter au réseau. Les appareils intelligents prennent en charge la quasi-totalité des appareils mobiles ou des postes de travail, contrairement à certaines solutions d’impression mobile qui ne sont compatibles qu’avec une seule plateforme ou application.
L’autorisation d’impression sécurisée
Les employés et les invités peuvent envoyer des travaux d’impression qui ne s’imprimeront qu’après authentification ou saisie d’un code d’accès. Vous facilitez le partage tout en sécurisant les informations de chacun.
La gestion des droits d’accès aux documents
L’authentification directe permet de sécuriser vos systèmes de gestion de contenu électronique tout en simplifiant l’accès pour les utilisateurs qui doivent y accéder. Localement ou dans le nuage, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder ou afficher les dépôts de contenu pour l’envoi ou la récupération de documents.

Collaboration et partage avancés

Les atouts de l’automatisation et de la sécurité résident dans leur capacité à améliorer votre aptitude à protéger, à gérer et à connecter vos équipes. Le partage des données, du contenu et des idées stimule l’innovation, le service à la clientèle et les ventes.
Si les appareils intelligents présentent des fonctionnalités étonnantes en matière d’automatisation et de sécurité, leur véritable avantage réside dans la manière dont ils mettent en relation les personnes et l’information. Parmi les moyens d’y parvenir, citons :
La connexion au nuage
La collaboration entre vos équipes sera facilitée à mesure que vous réunirez les documents papier et numériques dans vos applications en nuage, telles que OneDrive®, Dropbox™, SharePoint™, ou même dans un dossier du réseau local.
La capture de données
Les données clés extraites de vos documents grâce à la reconnaissance optique de caractères (ROC) et enregistrées sont mises à la disposition de tous les membres de votre équipe plus rapidement : la prise de décision est facilitée, les idées sont plus nombreuses et les procédures sont accélérées.
L’acheminement automatisé
En éliminant les étapes manuelles superflues liées au transport des documents papier, votre personnel dispose de plus de temps pour se consacrer à leur activité principale — créer et offrir la meilleure expérience client possible.

Prêt à faire évoluer vos appareils au-delà de l’impression?

De nombreuses imprimantes multifonctions dépassent largement le cadre de l’impression. Aujourd’hui, elles offrent des fonctions d’automatisation et de sécurité qui permettent à vos employés de partager et de collaborer plus efficacement. Leur capacité à décloisonner les silos et à rendre les données et les informations disponibles les transforme en outils de veille stratégique à part entière.
Découvrez comment nos appareils intelligents offrent davantage que des services d’impression et comment nos solutions pour espaces de travail peuvent aider votre entreprise à rester connectée, sécurisée et productive. Pour en savoir plus, communiquez avec nous.
 
¹Forrester Research. https://www.forrester.com/report/Topic+Overview+Business+Intelligence/-/E-RES39218#