Les fonctions administratives des RH sont souvent chronophages et exigeantes en main-d’œuvre. Cela est particulièrement vrai lorsqu’elles requièrent l’usage du papier ou qu’elles dépendent de technologies fragmentées comme des tableurs Excel, des disques partagés et des logiciels étant incapables de partager les données. Avec l’automatisation du bureau, vous pouvez réduire le temps, les efforts et les ressources nécessaires pour gérer et répondre aux enjeux liés aux employés. Ainsi, vous avez plus de temps pour vous concentrer sur des questions stratégiques, comme l’engagement et le bien-être des employés, ainsi que pour préserver votre culture organisationnelle. Même si beaucoup d’employés continuent de travailler de la maison, la réouverture sécuritaire des milieux de travail reste une grande priorité dans le programme des RH.
Voyons ensemble un exemple de la façon dont la technologie pourrait vous convenir.

Défis de gestion des exigences en matière de dépistage des employés et des visiteurs

Carla est vice-présidente des RH dans une compagnie d’assurance. En plus d’avoir mis en place de nouvelles politiques en matière de santé et de sécurité, elle a attribué la tâche de dépistage des employés et des visiteurs entrant dans les bureaux régionaux au réceptionniste.
Pour le moment, un formulaire de dépistage est accessible aux employés. Ceux-ci doivent le remplir avant l’arrivée et le remettre à la réception de chaque emplacement. Des copies papier du formulaire sont aussi disponibles à l’accueil pour permettre aux employés et aux visiteurs de le remplir individuellement à leur arrivée. Le réceptionniste recueille les formulaires et les numérise aux RH à la fin de chaque journée.
Ce processus crée un registre dans lequel les documents doivent être organisés et les données extraites pour la tenue de dossiers. De plus, les étapes manuelles et les longs processus font que les erreurs sont fréquentes dans le traitement des formulaires de dépistages. Carla doit donc trouver une manière plus efficace et sécuritaire de dépister les employés et les visiteurs afin que la compagnie puisse respecter les nouvelles directives sans surcharger l’équipe des RH et le réceptionniste.

La solution

Automatiser cette fonction avec des formulaires électroniques et un flux de travaux automatisé afin d’offrir une arrivée et un départ sans contact.
L’employé peut remplir un formulaire en ligne depuis un appareil mobile ou un ordinateur avant d’entrer dans l’édifice. Autrement, les employés et les visiteurs peuvent utiliser leur téléphone intelligent pour numériser un code QR à l’entrée, qui les amène à un formulaire en ligne leur demandant les détails de leur visite.
Ils se voient alors refuser ou autoriser l’accès selon leurs réponses. S’ils sont approuvés, une entrée est automatiquement créée dans le système contenant tous leurs détails, et une notification est envoyée au réceptionniste, qui peut alors prendre leur température et les entrer dans le système. Pour ce qui est des visites, un courriel est directement envoyé à l’employé qui reçoit un visiteur. Lorsqu’un employé ou un visiteur quitte le bureau, le réceptionniste peut alors enregistrer son départ dans le système.
Rapide et efficace, ce processus permet le dépistage de multiples employés et visiteurs en même temps, tout en générant des dossiers – détaillés, exacts et facilement interrogeables – de toutes les personnes qui sont entrées dans le bureau ou l’établissement et qui en sont sorties. Ce processus assure aussi aux employeurs la confidentialité de l’information transmise à partir du formulaire de dépistage. De plus, l’information est sauvegardée, interrogeable et facilement accessible à des fins de recherche des contacts.

Résultats en milieu de travail

Les RH exercent un rôle central dans la direction des efforts pour garantir une manière sûre de dépister les employés et les visiteurs et de déterminer leur état de santé avant qu’ils n’entrent dans votre bureau. Ces précautions sont nécessaires, hautement visibles et assurent aux employés que le retour au bureau est sécuritaire.
Grâce aux formulaires électroniques et aux flux de travaux automatisés :
– Des entrées de dépistage sont automatiquement créées dans le système lorsque les employés et les visiteurs remplissent les formulaires numériques;
– Les processus de dépistages sont plus efficaces, puisque la réception est seulement responsable de prendre les températures et d’autoriser ou de refuser les entrées;
– Les employés sont automatiquement informés par courriel lorsqu’un visiteur est arrivé pour les voir;
– Il est possible de conserver des dossiers détaillés, facilement interrogeables et examinables au besoin, contenant les réponses du formulaire, les lectures de température et les heures;
– La conformité en matière de confidentialité des renseignements est assurée.
Renseignez-vous sur notre technologie de milieu de travail à distance et solutions de bureau sécuritaires.

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