Nous entrons dans une période sans précédent pour les affaires. Alors que nous passons de groupes travaillant dans des emplacements centraux à des équipes dispersées dans le monde entier, les pratiques de travail changent elles aussi.

Nous vivons aujourd’hui le plus grand bouleversement des pratiques de travail depuis la création de l’ordinateur personnel.
Les personnes qui n’ont jamais travaillé depuis chez elles font désormais du télétravail, les personnes qui travaillaient à distance une fois par semaine le font maintenant cinq jours par semaine, et certains font du télétravail en prévision des événements à venir.
En effet, certains des changements auxquels nous faisons face pourraient même devenir permanents (en anglais). Cette situation n’est pas seulement difficile pour les personnes. Les entreprises se posent aussi une question sérieuse : « Comment pouvons-nous adapter les pratiques de travail désormais obsolètes et continuer de soutenir nos employés? »
Dans un monde où tout est devenu obsolète du jour au lendemain, des données des clients à la machine à café du bureau, parlons de trois éléments clés :
1. Comment les entreprises font-elles face à ce nouveau défi?
2. Quels sont les problèmes les plus communs?
3. Pourquoi l’externalisation à un partenaire spécialiste de la technologie est-elle la meilleure et la plus rapide solution pour résoudre les problèmes?

Comprendre comment les entreprises peuvent s’adapter

Le nombre de personnes faisant du télétravail augmente depuis un moment déjà. En effet, Condeco soulignait à ce moment dans son rapport sur le lieu de travail moderne de 2019 (en anglais)
que 41 % des employeurs offraient une forme de travail à distance. Le chiffre était censé être plus élevé cette année, même sans les événements actuels.
Ainsi, nous pouvons apprendre des expériences préexistantes de télétravail. Elles nous indiquent que la clé est de bien communiquer. Les équipes dirigeantes, les gestionnaires, les employés, les fournisseurs et les clients peuvent tous bénéficier d’un lien plus étroit avec leurs collègues.

Quelles sont les technologies actuellement en place?

Les gestionnaires TI ont accès à beaucoup de solutions de télétravail bien établies, qui correspondent aux conditions actuelles et aux besoins propres à une organisation, dont :
– Les vidéoconférences
– La collaboration d’équipe
– La téléphonie
– Un VPN
– Des flux de travaux de documents et la collaboration sur des documents
– Des processus approuvés numériquement et des signatures numériques
Cependant, ces solutions ne sont plus assez et pourraient devenir inefficaces pour votre entreprise.

Les défis de la collaboration en télétravail

La plupart des technologies de collaboration sont le plus efficaces quand elles soutiennent un environnement de travail central. Cependant, quand elles sont utilisées de manière plus visible, les problèmes se font rapidement plus nombreux, ce qui réduit la productivité – et ce qui entraîne donc une frustration et nuit au moral.
Étant donné que la majorité des entreprises fonctionnent maintenant en télétravail, celles-ci ont testé la capacité de leur infrastructure à soutenir efficacement la collaboration. Beaucoup d’entreprises font face à des enjeux auxquels elles ne savent pas encore répondre.

Quels sont ces enjeux?

L’un des problèmes majeurs repose dans l’offre de formations et de soutien TI dont vos employés ont besoin pour se servir efficacement de la technologie. Vos travailleurs ne sont peut-être pas bien équipés, ou bien ne comprennent pas le logiciel, ou encore sont incapables de se connecter ou d’accéder à des fichiers en ligne.
Il y a également des complications pour la culture d’une entreprise. Deux-tiers des organisations ont du mal à harmoniser leur culture locale et leurs styles de communication avec les nouvelles façons de travailler. Ceci est encore plus vrai pour les organisations qui couvrent plusieurs régions géographiques.
Alors, quelle est la solution? Près de neuf personnes sur dix (en anglais) ont le sentiment que leur entreprise pourrait bénéficier de l’aide d’experts extérieurs pour la formation culturelle et l’éducation interorganisationnelle.

Externaliser à un partenaire spécialiste

Les entreprises doivent dès maintenant résoudre leurs problèmes de collaboration. Toutefois, leurs équipes des TI étant déjà occupées à gérer les activités quotidiennes et la pression interne liée à la transition vers le télétravail, elles ne sont tout simplement pas capables de faire efficacement face à ce défi.
Et même si elles en étaient capables, elles feraient face au problème de manière traditionnelle en interne, en s’engageant dans les processus actuels sans expérience dans les nouvelles solutions.
Par conséquent, les entreprises ont besoin d’un partenaire technologique « premier répondant » très expérimenté – avec une grande et profonde compréhension des lieux de travail numériques dans leur entièreté et des ressources et solutions disponibles actuellement.
Externaliser à un partenaire vous permettra de vous assurer que :
– Vos employés peuvent rester concentrés sur la continuité des affaires
– Quelqu’un fait face aux problèmes plus rapidement
– Vous bénéficiez de l’expérience de vos partenaires
– Vous recevez des conseils et des idées avec le mélange de points de vue

Regarder vers l’avenir

Même si nos défis immédiats sont prioritaires (ce qui est une bonne chose), ce serait négligent de notre part de ne pas anticiper nos besoins futurs.
Alors que nous nous tournons vers des experts tiers pour nous aider à faire face à notre situation actuelle et que nous apprenons de leur expérience, nous avons peut-être là un aperçu de la manière dont les dirigeants d’entreprises géreront les technologies de l’information dans les années à venir.
Un monde dans lequel les entreprises placent les équipes des TI à un niveau de gestion seulement et externalisent l’exécution (en anglais) des systèmes et des solutions techniques, en se concentrant elles-mêmes sur leurs employés afin d’offrir une excellente expérience à leurs clientèles.
Peut-être qu’il s’agit du futur de la collaboration.
Apprenez-en plus sur les manières de vous adapter en utilisant de meilleures pratiques de collaboration, non seulement pour soutenir les personnes dans leur « nouveau normal », mais également pour faire croître votre entreprise et faire face à la concurrence.
Ricoh peut vous aider à régler les problèmes de collaboration de votre organisation – CONTACTEZ-NOUS