Les données sont le nouveau pétrole, à ce qu’on dit. Il y a quelques années, on nous a présenté le concept de « mégadonnées ». La frénésie y étant associée a depuis été remplacée par celle associée à l’« intelligence artificielle » et à l’« apprentissage automatique ». Peu importe comment vous l’appelez, le fondement reste globalement le même.

Les données nous permettent de prendre de meilleures décisions.

Chaque aspect des affaires – que ce soit le milieu de travail, la technologie utilisée, la manière de gérer le personnel ou les processus de ventes et de marketing – est amélioré grâce à l’utilisation des données. En analysant les données historiques, nous sommes en mesure de voir ce qui a fonctionné afin d’en faire davantage et d’éviter de reproduire ce qui n’a pas fonctionné.
L’espace de bureau physique d’une entreprise est souvent le deuxième plus grand investissement après le personnel. Si vous désirez maximiser la valeur de cet investissement, vous avez besoin de données concrètes sur la manière dont il est utilisé.
Après tout, comme on dit, si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer.

 

Les capteurs d’occupation sont-ils difficiles à installer et à utiliser?

Auparavant, recueillir des données sur le milieu de travail était un processus principalement qualitatif, qui incluait l’interrogation du personnel et la récolte d’informations de première main. Lorsque les capteurs d’occupation étaient utilisés, ils représentaient une solution spécialisée temporaire introduite par des conseillers externes et retirée à la fin du projet.
Les récentes innovations ont facilité l’installation des capteurs d’occupation et les ensembles de capteurs pour amateurs ont simplifié l’installation et l’utilisation des capteurs sans avoir de formation. Les appareils sont petits, discrets et peuvent être fixés à la majorité des surfaces grâce aux pastilles collantes et pelables. Les données sont ensuite transférées vers des tableaux de bord en direct pour une lecture facile.
Ce qui était auparavant un service spécialisé coûteux est maintenant accessible à presque toutes les entreprises.

 

Je pourrais utiliser les calendriers des salles de réunions pour vérifier l’occupation, non?

J’ai entendu cette question à quelques reprises. C’est une question légitime, mais je donne toujours la même réponse :
Les calendriers ne mesurent pas l’occupation. Ils mesurent l’intention.
Les réunions planifiées finissent souvent par ne pas avoir lieu dans la salle qui avait été réservée à cet effet.
Cela signifie que vos calendriers pourraient vous informer que vos salles de réunions sont au maximum de leur capacité et que vous devez investir dans plus d’espace, alors qu’en réalité, vous devez seulement empêcher vos employés de réserver des salles qu’ils n’utiliseront pas.

 

Si vous prenez des décisions financières, vous voulez baser ces décisions sur des données réelles.
Avec ceci en tête, voici quatre indicateurs clé à surveiller et à améliorer en utilisant les détecteurs de présence.

 

Occupation des salles de réunion

Celui-ci est le plus courant pour de bonnes raisons.
Le travail à distance et flexible est peut-être en hausse, mais les réunions en personne restent le meilleur moyen de résoudre des problèmes et de faire face aux défis créatifs. Il est crucial pour les entreprises de créer des espaces qui facilitent ces tâches.
L’analyse de l’occupation des salles de réunions peut vous indiquer, de manière objective, si le nombre de salles de réunions que vous possédez est suffisant pour votre main d’œuvre. Elle peut aussi vous indiquer laquelle de ces salles de réunions est la plus achalandée. Puis, par association, lesquelles de ces salles de réunion exigent une certaine attention.
Si votre taux d’occupation est généralement supérieur à 70 %, mais qu’une des salles de réunions languit autour de 35 %, il y a clairement des problèmes avec cet espace qui doivent être résolus.

 

Occupation des espaces de travail                                               

La combinaison des postes de travail partagés et du travail à distance à rendu le concept d’occupation de l’espace de travail plus fluide. Certains jours, le bureau sera occupé, d’autres moins.
Il est important de surveiller l’occupation des espaces de travail et de comprendre les rythmes associés au travail à distance et au travail au bureau. Après tout, personne ne veut venir au bureau pour se rendre compte que tous les bureaux sont occupés et qu’il aurait été mieux de travailler à partir de la maison.

 

Désistements

Comme je l’ai déjà dit, ce n’est pas parce qu’une réunion a été planifiée qu’elle aura vraiment lieu. Les choses changent, c’est une réalité de la vie.
Dans un monde idéal, la réservation de salle serait annulée et la salle serait libérée pour quelqu’un d’autre. Pourtant, ce n’est pas toujours le cas. Suivre les désistements vous permet de repérer le temps perdu en salles de réunions. Cela peut aussi mettre en évidence les coupables récidivistes qui pourraient avoir besoin d’un rappel amical d’annuler leurs réservations lorsqu’ils annulent leurs réunions et d’améliorer leur étiquette au bureau.
Il est aussi important de surveiller la période qui a été réservée par rapport à la durée réelle de la réunion. Si les gens ont l’habitude de réserver des réunions de 30 minutes ou d’une heure, mais de seulement rester 10 minutes, il y a un problème.

 

Utilisation maximale par semaine ou par mois

Finalement, repérer vos périodes de pointe peut vous aider à gérer les attentes des employés et à encourager les équipes à planifier les réunions lors des périodes moins occupées, dans la mesure du possible.
L’idéal est de répartir vos réunions pour créer une base d’occupation stable tout au long de la semaine, au lieu de périodes de pointe qui se font ensuite annuler.  
 

Vous voulez en apprendre davantage sur les détecteurs de présence?

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