Dans un passé rapproché, les vidéoconférences et les autres outils de collaboration à distance étaient assez nouveaux et étaient considérés comme utiles, mais pas tout à fait nécessaires au monde des communications d’entreprise.
Oh, comme les temps ont changé. En 2016, 43 % des travailleurs américains affirmaient avoir passé au moins une partie de leur journée de travail en participant à distance1, ce qui signifie que les vidéoconférences et les autres solutions de collaboration en ligne sont non seulement essentielles, mais représentent aussi un potentiel différenciateur concurrentiel dans les marchés mondiaux hautement banalisés et super-compétitifs. Aujourd’hui, tout le monde recherche des façons de travailler plus intelligemment, avec plus d’agilité, d’offrir de meilleures solutions plus rapidement et à moindre coût.
En plus de ces facteurs, une autre raison pour laquelle les entreprises ont adopté les solutions de réunion en ligne concerne la capacité de retenir les meilleurs talents. Les gens de la génération Y et les autres employés âgés de moins de 40 ans ont assez utilisé les réseaux sociaux et les autres applications de vidéo en ligne dans leur vie privée, de manière à s’attendre aux mêmes fonctionnalités dans leur emploi de jour. Une étude récente a révélé qu’environ 82 % des gens de la génération Y interrogés disaient que le savoir-faire technologique d’un potentiel milieu de travail influencerait leur décision d’accepter une nouvelle opportunité2. De plus, il n’est pas surprenant de constater que plus facile est la collaboration à distance, plus court sera le parcours vers l’augmentation significative de l’efficacité et de la productivité.
Donc, vous savez qu’il vous faut une solution de réunion efficace et d’autres outils de collaboration, mais par où commencer?
Prenez connaissance des différentes options de solutions pour salle de réunion
Au début de l’étape de la collecte d’informations servant à choisir des outils de collaboration en ligne, vous devez d’abord comprendre les options qui s’offrent à vous. Un récent rapport de Gartner a identifié quatre principaux types de solutions de réunion3 :
- Audioconférences par le biais d’opérateurs de télécommunications
- Partage de contenu au moyen d’applications de webconférence
- Vidéoconférences pour les périphériques de salles de réunion
- Services en nuage pour les collaborations informelles à partir des ordinateurs des utilisateurs
Malheureusement, alors que ces systèmes changent et évoluent, plusieurs entreprises se retrouvent à assembler une solution et à chercher des manières d’intégrer la technologie qui existe déjà à de nouveaux et meilleurs systèmes. Cette méthode fait en sorte que les employés ont le fardeau d’apprendre et de retenir des outils de planification, des flux de travaux et des procédures disparates pour se joindre à une réunion. Ceci peut créer de la frustration auprès des utilisateurs et même auprès du personnel, dans la mesure où le service de TI est ensuite chargé de gérer les demandes additionnelles du centre d’assistance et de venir en aide aux utilisateurs de la vidéoconférence à se joindre aux réunions en ligne, par exemple.
Lors de la comparaison des solutions pour salles de réunion, vous voudrez investir beaucoup de temps de recherche dans l’évaluation des types de réunions dont votre entreprise a besoin et ensuite examiner les systèmes disponibles. Quels employés comptent sur la collaboration en ligne et les discussions ad hoc informelles? Quelles équipes doivent avoir accès à un système fiable de partage de contenu avec des numéros d’appel internationaux? Y a-t-il un besoin pour des séances de formations de cours à distance? Votre entreprise organise-t-elle de grandes réunions d’actionnaires en ligne?
Les nombreux avantages de la collaboration en ligne
Lorsque le travail à distance a été présenté pour la première fois comme la prochaine grande innovation, l’un des avantages les plus invoqués était le temps et l’argent économisé en évitant de se déplacer pour des réunions. Bien que ce soit sans équivoque un atout, il y a maintenant plusieurs autres avantages possibles grâce au travail à distance et aux outils de collaboration en ligne : les entreprises dotées d’outils de collaboration en ligne intuitifs et fiables sont plus susceptibles d’attirer les meilleurs talents. Il peut y avoir d’importantes économies de coûts attribuables à une baisse des exigences immobilières pour les locaux à bureaux, ce qui réduit aussi l’empreinte écologique de l’entreprise. Le taux de roulement du personnel pour les employés qui peuvent travailler à distance a tendance à être inférieur. Grâce à l’évolution constante des solutions de réunions en ligne, il n’y a plus de perte de fonctionnalité associée à une main-d’œuvre dispersée géographiquement.
Êtes-vous prêt à en apprendre davantage?
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Le travail à distance n’est pas prêt de disparaître et les solutions de réunions en ligne comprennent enfin le partage d’informations et les capacités de révision en temps réel requises pour une prise en charge complète.
Vous souhaitez en apprendre davantage? Consultez le prochain blogue, dans lequel nous explorerons plus en profondeur les manières de choisir les bonnes solutions de réunions pour votre entreprise.
Tom D’Arcy est le spécialiste de l’innovation en milieu de travail pour les services en entreprise de Ricoh USA. Tom s’est joint à Ricoh en janvier 2017 et a plus de 25 ans d’expérience avec les solutions technologiques d’entreprises à Fortune 500. Il est engagé dans les activités de vente essentielles et est aussi chargé de l’optimisation du portefeuille des services en milieu de travail. Tom est responsable de recueillir les voix des clients et d’assurer que les solutions de Ricoh concordent avec les priorités d’affaires du client.
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À quoi ressemblera le milieu de travail de l’avenir? Frost & Sullivan prévoit que d’ici 2025, le monde comptera au moins 3,7 milliards de téléphones intelligents, 700 millions de tablettes et 60 millions de plateformes de communications et de collaboration unifiées.
Ce livre blanc de Ricoh se penche sur la façon dont l’avenir de la communication au travail est appelé à devenir une passerelle vers l’autonomisation numérique des sociétés intelligentes dans l’optique des mégatendances technologiques et sociodémographiques des années à venir.
1 Niraj Chokshi. « Out of the Office: More People Are Working Remotely, Survey Finds », The New York Times, 15 février 2017. https://www.nytimes.com/2017/02/15/us/remote-workers-work-from-home.html
2 Daniel Newman. « Six Reasons Millennials Are Pushing for Smarter Workplaces », Forbes. 23 mars 2018. https://www.forbes.com/sites/danielnewman/2018/03/23/six-reasons-millennials-are-pushing-for-smarter-workplaces/#627462152a96
3 Mike Fasciani et Adam Preset. « How to Pick the Right Meeting Solution and Save Money », Gartner. 10 avril 2018. https://www.gartner.com/doc/3871180/pick-right-meeting-solution-save
