Il est prouvé que les grandes organisations tirent les avantages suivants en automatisant leurs comptes créditeurs. 
 – Réduction considérable des coûts : 71 % des organisations entretiennent une procédure entièrement manuelle pour les comptes créditeurs. Les économies de coûts réalisées en l’automatisant peuvent atteindre les 80 %, ce qui permet aux organisations d’utiliser cet argent ailleurs. 
 – Diminution du délai de traitement : 70 % du temps est normalement passé à essayer de rapprocher les factures, et 62 % des organisations sont aux prises avec des inexactitudes. Pour ces raisons, une diminution des interventions manuelles se traduit par un nombre réduit d’erreurs, de courriels et d’appels, ce qui entraîne des économies allant jusqu’à 95 %. 
 – Limitation des fraudes : remplacer les interventions manuelles grâce à l’automatisation rend les fraudes moins probables et réduit grandement la liste des suspects potentiels advenant une fraude. 
 – Portée de l’extensibilité : le potentiel d’augmentation ou de réduction des fonctions est illimité et n’implique que des coûts minimaux, en plus d’éviter de devoir débourser de l’argent pour embaucher, former ou mettre à pied du personnel. 
 – Visibilité des données en temps réel : l’automatisation rend les données exactes et opportunes en numérisant toutes les factures physiques tout en mettant à jour les dossiers, les budgets et les prévisions. 
 – Amélioration de la gestion de trésorerie : à mesure que les données sont mises à jour en temps réel, la gestion de trésorerie gagne en précision, ce qui signifie que vous connaissez précisément l’état de la trésorerie et ce qui est dû, mais aussi que vous êtes capable de saisir de nouvelles occasions financières.
Tous les éléments mentionnés présentent des avantages majeurs par rapport aux systèmes manuels à la fois chronophages et imposants que beaucoup d’entreprises utilisaient traditionnellement. 

Choisir le bon partenaire pour automatiser les comptes créditeurs 

Pour profiter de ces avantages, vous devez vous assurer de recourir à la bonne solution de comptes créditeurs et de choisir le bon partenaire pour la mettre en œuvre dans votre entreprise avec précision. Si vous vous trompez, votre nouvelle procédure automatisée pour les comptes créditeurs pourrait connaître des problèmes du point de vue du système ou ne pas disposer d’un soutien adéquat. 
Si une mise en œuvre n’est pas bien gérée, les chances d’améliorer le flux de trésorerie, la production de rapports et les relations avec les fournisseurs pourraient rapidement partir en fumée. Également, cette situation pourrait être très dommageable pour le rendement et la réputation de votre entreprise, alors la mise en œuvre doit être gérée avec soin. 
Voilà les raisons principales de choisir très soigneusement un partenaire technologique lorsqu’il est question des systèmes automatisés pour les comptes créditeurs. Ce partenaire aura l’une des fonctions essentielles de votre entreprise entre ses mains, donc vous devez pouvoir lui faire implicitement confiance.
 
Laissez Rachel Stokes, directrice financière chez Ricoh, vous expliquer pourquoi l’automatisation des finances est essentielle pour en arriver à un travail hybride productif
 

Les questions à se poser lors de l’automatisation des comptes créditeurs 

De nombreuses solutions logicielles sont offertes sur le marché, avec la promesse qu’elles procureront l’efficacité d’un système numérique des comptes créditeurs. Mais qui sont les entreprises derrière ces solutions? Il vaut toujours la peine de creuser un peu plus pour obtenir les réponses à beaucoup de questions importantes. Songez aux questions suivantes :
 
 – Quel est l’historique de l’entreprise? Trouver un grand partenaire d’expérience dans le domaine des comptes créditeurs vous confèrera de nombreux avantages. Non seulement il aura l’envergure et les ressources nécessaires, mais il aura acquis des connaissances dans de nombreuses industries et possèdera une expérience riche.
 – Quelle est l’expérience de l’entreprise dans ce domaine? Vous devez trouver un fournisseur qui ne se contente pas de dire qu’il comprend les besoins de votre entreprise. En effet, il doit aussi avoir montré qu’il pouvait les comprendre et les satisfaire sur de nombreuses années et pour de nombreux clients. Qu’il ait fait ses preuves dans le domaine des TI axées sur les finances devrait être une principale exigence.
 – De quoi l’entreprise est-elle capable par rapport au soutien et à la formation? Ces capacités seront importantes durant les étapes d’établissement de la portée et de mise en œuvre, mais elles le seront aussi en continu, au fil de l’utilisation du système de comptes créditeurs. Un partenaire expérimenté avec une réelle envergure devrait déjà avoir mis en place des solutions pour apporter du soutien et donner des formations. En effet, beaucoup d’entre eux ont consacré des solutions de gestion des changements dans le cadre de leur offre de service.
 – De quoi la culture du partenaire potentiel a-t-elle l’air? Les entreprises approchent le marché de différentes manières. Certaines adoptent une approche énergique basée sur les ventes, d’autres cherchent à jouer un rôle surtout consultatif et ont hâte de se pencher sur vos besoins spécifiques. L’approche utilisée devrait devenir apparente lorsque vous discuterez avec un représentant, d’autant plus qu’elle devrait se refléter sur l’ensemble de votre expérience avec le partenaire.

Se tourner vers un partenaire de confiance pour se faire rassurer 

Votre priorité principale est de trouver un partenaire capable de démontrer le niveau adéquat d’expérience. Il doit bien connaître le terrain et être en mesure d’empêcher que vous vous heurtiez à des obstacles potentiels. Il doit être à même de faire plus que de mettre en œuvre un système pour vous donner l’aide qu’il vous faut à l’avenir. Tout est une question de confiance –tout partenariat viable en dépend.
 

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En tant qu’organisation mondiale de services numériques dotée d’un vaste portefeuille de services et de solutions, Ricoh peut soutenir les clients tout au long d’un projet. Depuis le processus initial de découverte pour déterminer les besoins essentiels jusqu’à la formation et la gestion du changement en vue de garantir le succès, nous appuyons les organisations à chaque étape. 
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