A CFO’s view: Finance automation is critical to productive hybrid working
Pour beaucoup d’équipes des finances, les 18 derniers mois ont offert l’occasion d’effectuer des changements positifs. Peu importe où se situe votre entreprise dans son parcours vers un milieu de travail hybride, le service des finances est une excellente place pour commencer à faire évoluer vos activités. Et si le télétravail obligatoire a forcé votre équipe des finances à changer des procédures manuelles pour des solutions numériques, vous avez déjà une partie du chemin d’accomplie.

Les équipes de finances adoptant un mode de travail hybride nécessitent des outils d’automatisation sécuritaires et flexibles

Une étude récente a démontré que 83 % des 9 000 professionnels des finances interrogées étaient désireux d’adopter un mode de travail hybride. Alors, que faire maintenant? La première étape pour toute entreprise cherchant à implanter une pratique de travail hybride est de trouver la technologie la plus appropriée afin que ses fonctions de comptabilité fonctionnent sans accroc.
L’automatisation des finances, qui vise à mettre en place des procédures fluides entre le service des finances de l’entreprise, les fournisseurs et les clients, est essentielle. Ces systèmes doivent offrir aux professionnels des finances la sécurité des données, du temps et de la flexibilité, qu’ils travaillent de la maison ou du bureau.

L’automatisation des comptes créditeurs est la première étape

Créer un modèle de travail hybride dynamique peut être votre priorité, mais reconstruire votre résilience est tout aussi important dans l’économie d’aujourd’hui. L’automatisation des finances, spécialement pour les comptes créditeurs, peut aussi vous aider.
Une étude effectuée par la chambre de commerce britannique a découvert que trois entreprises sur cinq, parmi les 2 000 interrogées, ont vu leurs revenus baissés au début de l’année 2021. Le quart a également admis qu’ils ne leur restaient que trois mois de réserves de liquidités.
Certains des facteurs causant cette baisse seront difficiles à atténuer. Cependant, en agissant de manière proactive au lieu de réactive, les entreprises peuvent reprendre du contrôle tout en rebâtissant et en préservant leur cote de crédit.
En privilégiant les comptes créditeurs, vous avez l’occasion de renforcer vos relations avec vos fournisseurs et vos clients et de rétablir la rentabilité de l’entreprise – même si l’avenir semble morne. Si une planification financière semble impossible, vos fournisseurs devraient pouvoir vous donner des réponses et vous aidez à travailler instinctivement durant ces moments difficiles.

Comment les comptes créditeurs automatisés fonctionnent-ils?

Grâce à une procédure d’automatisation, le logiciel de comptes créditeurs rend possible pour les employés de recevoir et de traiter numériquement et efficacement les factures et les bons de commande. Cette technologie permet également à tous d’accéder à la version exacte d’un même document en tout temps et de quelconque endroit.
C’est indispensable pour le travail hybride.
D’un point de vue critique, les comptes créditeurs automatisés ont aussi des fonctions de rapports précises qui offrent un aperçu complet de la visibilité du flux de trésorerie et vous donnent la possibilité de maximiser la valeur des réductions et des ristournes. Par exemple, si vous remarquez un surplus, vous pouvez payer un fournisseur plus tôt et, potentiellement, obtenir une réduction. Dans ce cas, vous pourrez améliorer votre rentabilité simplement en surveillant l’état du compte d’un fournisseur.
Avoir une bonne visibilité du flux de trésorerie signifie également que votre équipe de comptes créditeurs et débiteurs peut alléger les problèmes avant même qu’ils ne surfacent. Vous pouvez négocier avec les fournisseurs pour ce qui a trait aux paiements en retard ou à des extensions. Avoir ces conversations dès le début vous aidera à cultiver des relations longues et positives avec eux.

Intégrer des comptes créditeurs automatisés aux plus grandes activités d’affaires

En plus d’imposer la norme pour la technologie numérique dans votre entreprise, les solutions de comptes créditeurs automatisés peuvent être intégrées dans d’autres branches de fonctions de comptabilité. Celles-ci incluent les comptes débiteurs et d’autres secteurs d’activités, telles que la fabrication et les ventes. Lorsque combinée avec le service des ventes, la solution présente un potentiel de croissance important. Du point de vue d’un milieu de travail hybride, l’intégration est également très avantageuse.
De plus, dans les procédures de vérification virtuelles, avoir des comptes créditeurs automatisés signifie que les vérificateurs peuvent effectuer leur recherche plus efficacement. Par conséquent, ils peuvent avoir confiance dans l’exactitude des données avec lesquelles ils travaillent, ce qui aide à rationaliser les procédures de vérifications pour les deux parties.

Conseils pour les professionnels des finances recherchant des outils d’automatisation

Avant de commencer à résoudre le problème, vous devez travailler avec votre partenaire technologique pour comprendre le problème et son origine. Le partenaire ou fournisseur que vous choisissez doit être à l’écoute de vos besoins et prendre le temps de comprendre votre situation. Ce sont des procédures d’affaires essentielles; il n’existe pas une solution parfaite pour tous et se tromper pourrait s’avérer coûteux.
Une fois que vous aurez travaillé ensemble pour définir vos besoins, assurez-vous que votre fournisseur ou partenaire dispose des habiletés requises pour y répondre. Vous aurez peut-être besoin de solutions personnalisées, donc de l’expérience dans le domaine ou dans l’industrie est très importante.
Veillez à ce que votre partenaire ait une solide offre d’après-vente pour vous assurer que le travail sera évolutif et à l’épreuve du temps. Les 18 derniers mois nous ont appris que ces circonstances peuvent changer extrêmement vite.

Faire du travail hybride et de l’automatisation financière l’avenir

Selon notre expérience de travail hybride, nous avons constaté que l’équipe des finances a désormais le temps et l’espace nécessaires pour se concentrer sur les données, et l’occasion de connecter avec les bonnes personnes plus fréquemment grâce à des outils de communication plus dynamique.
En utilisant nos solutions automatisées, nous avons également découvert que notre logiciel numérique est devenu moins axé sur la gestion des procédures et plus sur la compréhension de la façon dont l’automatisation peut rationaliser notre fonction dans son ensemble.
Donc, il nous a aidés à optimiser et à améliorer plusieurs aspects.
En finances, nous avons une occasion incroyable de rendre l’industrie plus solide et les entreprises plus intelligentes en remplaçant les tâches papier par des outils numériques sécuritaires qui peuvent réellement protéger nos finances. J’espère que plus d’entreprises suivront notre voie et commenceront à explorer la transformation numérique.
La main-d’œuvre est rapidement passée d’un mode de travail à distance à un mode hybride. N’oubliez pas de consulter notre balado spécial présenté par Ricoh (intégré ci-dessous), dans lequel vous pourrez en apprendre davantage sur la technologie dont les services des finances ont besoin pour adopter une approche de travail hybride. Ce balado est seulement offert en anglais.