Feriez-vous vos impôts sur des feuilles lignés? Rempliriez-vous des documents juridiques avec des crayons de couleur? Ou encore, indiqueriez-vous vos informations bancaires sur votre enveloppe de dépôt?
Non, vous ne le feriez probablement pas. Ces documents sont des communications importantes de votre vie quotidienne, que vous devez manipuler avec soin. Vous devez utiliser les bons formulaires et vous assurer que ces documents essentiels arrivent au bon endroit, et dans le bon format.
Pourtant, des entreprises à travers le monde impriment énormément de ces communications essentielles comme si elles étaient n’importe quel autre document et n’en prennent pas assez soin – ce qui pourrait leur créer d’importants problèmes.
Que sont des « communications essentielles »? Ce sont les paiements, les relevés de comptes, les chèques, les lettres envoyées aux nouveaux comptes, les communiqués de presse, les communications légales obligatoires envoyées aux patients et aux clients, les lettres à fonction de réglementation, ou encore les avis. Tous ces types de communication existent dans toutes les industries, dans une forme ou une autre.
Quels facteurs ont ces communications en commun? Si vous répondez oui à l’une des questions suivantes, votre document est probablement une communication essentielle.
– Le document doit-il être parfait à chaque fois?
– Est-il réglementé d’une façon ou d’une autre?
– La loi vous oblige-t-elle à le conserver?
– Contient-il des informations personnelles à propos du client?
Afin d’entretenir une conformité réglementaire, il est payant d’avoir des processus de communication totalement transparents.