Feriez-vous vos impôts sur des feuilles lignés? Rempliriez-vous des documents juridiques avec des crayons de couleur? Ou encore, indiqueriez-vous vos informations bancaires sur votre enveloppe de dépôt?
Non, vous ne le feriez probablement pas. Ces documents sont des communications importantes de votre vie quotidienne, que vous devez manipuler avec soin. Vous devez utiliser les bons formulaires et vous assurer que ces documents essentiels arrivent au bon endroit, et dans le bon format.
Pourtant, des entreprises à travers le monde impriment énormément de ces communications essentielles comme si elles étaient n’importe quel autre document et n’en prennent pas assez soin – ce qui pourrait leur créer d’importants problèmes.
Que sont des « communications essentielles »? Ce sont les paiements, les relevés de comptes, les chèques, les lettres envoyées aux nouveaux comptes, les communiqués de presse, les communications légales obligatoires envoyées aux patients et aux clients, les lettres à fonction de réglementation, ou encore les avis. Tous ces types de communication existent dans toutes les industries, dans une forme ou une autre.
Quels facteurs ont ces communications en commun? Si vous répondez oui à l’une des questions suivantes, votre document est probablement une communication essentielle.
– Le document doit-il être parfait à chaque fois?
– Est-il réglementé d’une façon ou d’une autre?
– La loi vous oblige-t-elle à le conserver?
– Contient-il des informations personnelles à propos du client?

Afin d’entretenir une conformité réglementaire, il est payant d’avoir des processus de communication totalement transparents.

Affaire risquée

Le fait de traiter ce type de communications comme n’importe quelle autre pourrait coûter cher à votre entreprise et à vous-même. Ce qui me vient à l’esprit en premier sont les problèmes de conformité. Beaucoup de ces communications, surtout dans le secteur juridique et celui de la santé, relèvent de lois et directives existantes et doivent adhérer à certains règlements. Les communications doivent arriver au bon endroit, dans le bon format, et au bon moment. Sinon, votre entreprise peut s’exposer à d’importantes responsabilités juridiques. En effet, plus de 75 % des organisations ont fait face à de risques et problèmes de conformité majeurs à cause de processus de document obsolètes.
Afin d’entretenir une conformité réglementaire, il est payant d’avoir des processus de communication totalement transparents. S’il y a des erreurs, il vous faut les identifier immédiatement, les éliminer, et rectifier la cause du problème. Si vous développez un système efficace que vous avez les bons outils pour gérer ces types de communications, vous saurez régler les erreurs.
Une autre importante difficulté associée aux communications essentielles repose dans les coûts. Ces communications ont un point commun : ce sont des documents très imprimés – souvent parmi les plus imprimés de votre entreprise. Quand on ajoute les frais de port, les matériaux et le tri, la tâche même d’envoyer ces communications est longue et coûteuse.
Il est payant de passer un peu de temps à rechercher cette partie de votre entreprise pour identifier de potentielles économies. Y a-t-il des optimisations postales qui pourraient vous faire gagner du temps et de l’argent? Y a-t-il des façons de trier les envois pour obtenir le plus de réductions possible? Voyez-vous des erreurs se dissimuler dans ces documents, qui doivent être réimprimés à des coûts élevés? Souvent, les outils automatiques peuvent aider à réduire ces erreurs à identifier les économies qui ne sont pas souvent apparentes.
Le fait d’optimiser vos communications essentielles présente également de nombreux avantages, en plus des économies. Pensez à la quantité de données personnelles que vous possédez sur vos clients. Si vous êtes en mesure d’utiliser ces données au mieux pour créer une communication personnalisée avec votre client, cela pourra vous aider à créer un point de contact plus engageant et une meilleure expérience pour ce client. Il existe également des possibilités de revenus, notamment lorsque vous faites de la publicité dans vos communications essentielles. Ces documents représentent souvent un potentiel inexploité, qui peut cependant être exploité si vous avez les bons outils.

Un nouvel objectif

Des millions de documents sont imprimés chaque jour, et les erreurs sont inévitables. Cependant, pour certains documents, votre entreprise n’a pas le luxe de faire des erreurs. Si vous avez identifié des documents qui ont besoin de ce soin particulier, ne l’imprimez pas comme vous imprimeriez une recette pour votre souper. Prenez plutôt un peu de recul et assurez-vous que vous avez les bons outils et processus pour imprimer ce document essentiel correctement et pour le livrer à temps.