Beaucoup d’employés font du télétravail aujourd’hui, et il faut plus qu’un téléphone intelligent pour rester en contact avec eux. Le télétravail peut devenir un véritable défi lorsqu’on a un emploi du temps exigeant, que nous sommes accidentellement interrompus et que les besoins des clients et des partenaires changent constamment. Au vu de la situation actuelle, vous avez besoin d’employés disponibles, réactifs et qui agissent vite. Nous n’avons simplement pas le temps de perdre contact avec nos collègues.
Bien que la plupart des employés ont des téléphones intelligents, des recherches ont montré que communiquer et collaborer efficacement avec les télétravailleurs peut représenter un défi. Beaucoup trop de télétravailleurs ne se sentent simplement pas connectés à leur organisation, et la productivité et la communication en souffrent.

 

Connecter efficacement les membres de l’équipe

Que signifie « être connecté »? Cela veut dire être en mesure de :
  • Parler avec des employés et des collègues, et tenir des rencontres avec eux au besoin;
  • Travailler et collaborer avec eux d’une façon qui rend tout le monde productif;
  • Partager des informations tout garantissant leur sécurité.
Cependant, selon un sondage effectué auprès de 500 télétravailleurs aux États-Unis1, ce genre de connexion n’est pas si facile à mettre en place :
  • 84 % ont dit que le télétravail était synonyme de collaboration non efficace;
  • 43 % estimaient qu’ils n’avaient pas les informations dont ils avaient besoin pour faire leur travail;
  • 54 % ont indiqué que le fait de ne pas être au bureau réduisait leur productivité.
Si les employés n’obtiennent pas les choses dont ils ont besoin, les entreprises doivent trouver un moyen de les leur fournir, surtout dans la situation actuelle. Comment pouvons-nous faire cela?

 

La communication et la collaboration dans un monde mobile

Si faire une réunion avec votre équipe dans la même pièce est impossible, vous rencontrer par vidéo semble la meilleure solution. Avec tous les outils de vidéoconférence qui existent aujourd’hui, les réunions par vidéos devraient être faciles et représenter une façon normale d’effectuer son travail. Cependant, les résultats d’un sondage mené par KRC Research à la demande de Ricoh ont indiqué que plus de 80 % des travailleurs n’étaient pas d’accord avec le fait que les vidéoconférences et la collaboration en temps réel étaient « très faciles ».
Les outils de communication unifiée sont essentiels pour connecter des travailleurs à distance les uns aux autres. Le fait d’utiliser une console de vidéoconférence qui ne nécessite pas de connaissances particulières ou de branchements compliqués pour fonctionner peut vous aider à éliminer les obstacles à la collaboration. Ces outils « tout-en-un » peuvent tout inclure, d’un appareil photo à un carnet d’adresses. Ils peuvent être utilisés sur le terrain et au bureau – dans n’importe quelle salle avec une prise électrique –, ce qui vous permet d’être toujours connecté, peu importe où vous êtes. Cette solution conçue pour les entreprises permettra même aux travailleurs de se connecter aux réunions avec leur téléphone.
Il est facile de d’équiper vos employés et de partager des informations avec des outils de collaboration à distance qui utilisent des services en nuage. Vous avez besoin d’outils puissants comme ceux-ci, conçus exprès pour les communications d’entreprise, pour rendre la collaboration à distance aussi efficace et interactive que les réunions en personne.
Les entreprises peuvent parfois facilement penser que ses télétravailleurs ont ce dont ils ont besoin. Ce n’est souvent pas le cas. Et quand ce n’est pas le cas, la collaboration et vos résultats financiers en souffrent.
Que vous équipiez votre équipe ou que vous en mettiez une sur pied, vous devez donner des directives et offrir votre soutien. Vous avez donc besoin de vous organiser et de vous équiper de technologies évolutives qui rassemblent tout le monde – comme si vous étiez au bureau.
Heureusement, la technologie permet aujourd’hui de connecter vos équipes, peu importe d’où elles travaillent. Si avez des questions ou que vous avez besoin d’une solution pour rendre votre entreprise conviviale pour vos télétravailleurs, visitez les artisans du changement de Ricoh aujourd’hui pour obtenir plus d’informations ou pour que nous vous contactions. Nos experts sont prêts à vous aider.