Lorsque les employés situés dans divers services accèdent à du contenu et le partagent sans système centralisé de gestion des documents, des données redondantes et des dossiers désorganisés en résultent inévitablement. Ceci peut mener à des engorgements de l’information, à l’augmentation des risques de sécurité des données et à des coûts plus élevés.

Les services TI ressentent aussi le fardeau qu’est la gestion du contenu sur place – ils passent beaucoup de temps à répondre aux appels au centre d’assistance et à entretenir les serveurs locaux. Il est difficile de rester concurrentiel lorsque ce type d’inefficacités perturbe les flux de travaux et immobilise des fonds qui pourraient autrement être utilisés pour des initiatives d’affaires plus stratégiques.

Voici cinq manières de relever ces défis et d’obtenir un avantage concurrentiel en déplaçant votre système de gestion du contenu vers le nuage.

 

1. Libérer des fonds pour des initiatives stratégiques grâce à une gestion des documents peu coûteuse

Réduire le besoin de stocker des données sur des serveurs sur site ou sur un centre de données local est l’un des avantages les plus bénéfiques lorsqu’il est question de migrer le contenu vers le nuage, en vous permettant d’économiser au niveau des dépenses en capital et de l’immobilier en retirant ou en éliminant des serveurs de données.

Une solution en nuage est aussi bien moins coûteuse qu’une solution sur site, car vous n’avez pas à gérer l’équipement, les opérations et l’entretien du logiciel, faisant des débuts avec cette technologie une option intelligente pour les entreprises de toutes tailles. Il n’est donc plus nécessaire de vous soucier de la mise à jour de votre système, de la surveillance de vos serveurs de données ou de la mise à niveau de l’application. Le fournisseur nuagiciel est responsable de ces coûts d’équipement et d’entretien, ce qui vous permet de redistribuer les fonds à d’autres objectifs d’affaires.

Lorsque vous recherchez une solution de gestion de contenu dans le nuage, la meilleure option est de chercher un logiciel comme service (SaaS) configuré avec des frais d’abonnement mensuel par répartition. Assurez-vous que votre solution met automatiquement à niveau les logiciels et les correctifs de sécurité en arrière-plan pour diminuer les perturbations aux flux de travaux des employés. Après tout, le temps des employés est un actif dispendieux et vous voulez un système de gestion du contenu qui contribue à garder votre équipe très productive.

 

2. Améliorer la productivité et la collaboration avec un accès plus pratique aux données

Sans la capacité de télécharger et de consulter des documents à partir de téléphones intelligents, d’ordinateurs portables et de tablettes, les procédures d’information peuvent ralentir lorsque les employés sont en déplacement ou travaillent dans des endroits éloignés. En encourageant vos employés à partager des idées et à travailler à partir de n’importe quel endroit à tout moment grâce à un accès pratique au nuage, vous pouvez diminuer la productivité perdue qui résulte des retards d’information et observer une grande augmentation au niveau de l’innovation et de la productivité.

Avec une solution en nuage, tous les services sont à votre disposition au moyen d’un navigateur Web. Considérez la simplicité et l’efficacité du scénario suivant :

  • Un employé de votre siège social crée un document Word puis l’enregistre dans votre répertoire de contenu dans le nuage.
  • Un employé à distance se connecte à la plateforme de contenu en ligne au moyen de l’URL conviviale, examine le document et apporte des changements ou offre une rétroaction sans modifier le document original.
  • L’employé de l’entreprise est automatiquement averti lorsque le document est disponible et les autres employés à travers le monde peuvent aussi réviser et modifier l’information.

Lorsque vous avez des documents papier situés dans des classeurs à travers l’entreprise, partager cette information avec des employés d’autres bureaux peut être un processus difficile et long. Une bonne solution de gestion de contenu dans le nuage permettra à votre équipe de numériser ces documents en les numérisant directement dans votre compte de gestion du contenu à partir d’imprimantes multifonctions (MFP) ou d’autres appareils. Les employés peuvent accéder à ces documents, les partager et collaborer sur leur élaboration en se connectant au système – comme pour tout autre document numérique situé dans votre plateforme de gestion du contenu.

 

3. Améliorer la continuité des opérations grâce à la récupération après sinistre et à la sécurité des données

Sans système centralisé de gestion du contenu, les entreprises constatent souvent que des documents similaires se trouvent dans divers dossiers créés par différents employés. Ceci entraîne la redondance des données, qui rend difficile la recherche de renseignements exacts lorsque vous en avez besoin. Lorsque vous déplacez votre contenu vers le nuage, vous contribuez à assurer que la même information est utilisée dans tous les services. Puis, grâce à des rapports d’activités détaillés, vous pouvez surveiller les flux de travaux des utilisateurs pour assurer une plus grande responsabilisation des données et des pistes de vérification plus transparentes. Il est ainsi plus facile de :

  • Se conformer aux organismes de réglementation de votre secteur.
  • Améliorer les procédés de découverte électronique pour votre service juridique.
  • Réduire les erreurs dans les contrats, les formulaires d’impôt et autres documents importants.

Lorsqu’il est question de continuité des opérations, vous voulez que l’accessibilité reste constante et continue, même dans les pires circonstances. Sauvegarder vos informations hors site dans plusieurs emplacements est impératif pour la récupération en cas de sinistre, la sécurité et l’atténuation de la perte de données. D’un autre côté, un système sur site oblige votre équipe TI à réaliser des sauvegardes régulièrement et à établir une solide stratégie de reprise après sinistre. Heureusement, le nuage peut offrir la reprise après sinistre dont vous avez besoin sans pour autant alourdir la charge sur l’équipe des TI, ce qui vous aide à faire progresser votre travail et vos idées en réduisant les perturbations aux flux de travaux.

 

4. Intégrer facilement les procédures d’information à vos applications d’affaires

Puisqu’un des points centraux d’un système de gestion de contenu dans le nuage est de centraliser les données et les documents pour éviter les problèmes associés aux procédures d’informations cloisonnées, vous voudrez que votre service TI évalue les capacités d’intégration de votre solution. Auparavant, les logiciels de gestion de flux de travaux et de documents ne pouvaient être intégrés aux applications existantes que lorsqu’ils étaient déployés sur place. Grâce à la technologie infonuagique, ce n’est plus le cas. Vous pouvez maintenant connecter plusieurs applications situées dans différents environnements.

 

5. Permettre la croissance de nouvelles affaires grâce à un entretien minimal et à une gestion de contenu évolutive

Gérer le contenu sur place occupe votre équipe TI avec des tâches longues qui vont à l’encontre de la poursuite de stratégies d’affaires innovatrices, telles que :

  • Répondre à des appels au centre d’assistance en lien avec des problèmes de stockage de données
  • Entretenir les serveurs de données et l’équipement
  • Gérer les interruptions du système lors des mises à jour des logiciels

 

Trouver une solution qui vous permet de rendre la gestion interne de documents quasi inexistante en éliminant la plupart ou la totalité de vos serveurs de données sur place serait un gain important pour le service TI. Puisque le service TI est essentiel à la réalisation d’initiatives d’affaires stratégiques et d’innovations pouvant mener à la croissance de l’entreprise, trouver une solution en nuage vous permettant d’atteindre cet objectif devrait être une priorité absolue.

Assurez-vous que trouver une solution sans frais initiaux et avec des versements mensuels peu élevés ne représente que le début de vos économies potentielles. Vous voudrez aussi tenir compte de la manière dont la future croissance de l’entreprise influencera vos frais de service. Si votre solution vous permet d’ajouter de nouveaux utilisateurs et du stockage avec une simple augmentation des frais d’abonnement basée sur le nombre d’utilisateurs (sans retard), vous êtes sur la bonne voie.