Lorsque les services des TI utilisent des modèles sur place pour la gestion de l’impression, la pression d’augmenter le nombre d’employés pour assumer les responsabilités est courante. Si, au même moment, vous cherchez des façons de libérer du personnel afin de pouvoir vous concentrer sur d’autres initiatives d’affaires plus stratégiques, vous vous trouvez dans une situation encore plus complexe.
Déplacer votre infrastructure d’impression dans le nuage peut représenter une solution abordable et productive à ce dilemme, mais avant de faire le saut vous devez prendre en compte quelques éléments.
Évaluer le rôle joué par l’impression dans votre future croissance
L’endroit où se dirige votre entreprise devrait être votre principale préoccupation lorsque vous considérez un transfert dans le nuage et cet endroit soulèvera plusieurs questions importantes à envisager. Par exemple, si vous prévoyez ajouter 1 000 employés au cours des cinq prochaines années, vous pourriez vouloir une plateforme qui met automatiquement à jour les logiciels afin d’aider votre personnel à garder le dessus par rapport à la nouvelle croissance.
Chaque préoccupation qui surviendra sera accompagnée de son lot de questions pouvant vous donner des informations sur ce dont vous avez besoin d’un service de nuage d’impression. L’exemple ci-dessus peut également vous mener à vous demander :
- Environ combien de nouveaux employés auront besoin d’un accès mobile à l’impression et à la numérisation?
- Comment s’assurer de l’authentification des tâches d’impression dans un contexte où il y a tant de nouveaux employés qui arrivent dans plusieurs emplacements?
- Quel rôle jouera la transformation numérique dans le changement à venir de mes exigences d’impression?
L’examen de la croissance prévue de l’entreprise soulève plusieurs questions pertinentes à propos de l’évolutivité. Si un des services de nuage que vous considérez ne peut s’ajuster à la croissance que vous prévoyez à un coût abordable, et ce, rapidement et avec un minimum de perturbations aux flux de travaux, retirez-le de votre liste.
Ce genre de recherche vous fournit non seulement des informations à propos du type de service dont vous avez besoin, mais vous donne également des données qui favoriseront l’adoption. Les parties prenantes verront comment une transition vers le nuage peut éliminer le besoin de faire des investissements majeurs dans l’infrastructure d’impression, les logiciels et le personnel. Ils y verront donc les occasions de réinvestir dans d’autres secteurs de l’entreprise plus stratégiques, comme les analyses et la transformation numérique.
Après avoir terminé la recherche préliminaire, mettez l’accent sur des préoccupations plus précises liées à la gestion de l’impression en nuage.
Se familiariser aux options de sécurité des données liées à l’impression
Pour aider à protéger les données, les documents et les autres informations confidentielles qui seront partagées dans votre écosystème d’impression en nuage, assurez-vous que le service que vous choisissez comprend :
- Une authentification par carte ou par NIP
- Des appareils de chiffrement des données
- Des appareils de fermeture des ports
- Un système qui efface les données latentes sur les disques durs de vos appareils d’impression
- Une surveillance et des corrections continues des logiciels et des serveurs
- Une surveillance et une configuration continues des paramètres de sécurité des appareils multifonctions
Si la confidentialité et la sécurité représentent des préoccupations pour vous, regardez le modèle de logiciel comme service qui aide à assurer que les fonctions de sécurité et les corrections sont entièrement gérées et mises à jour; plus précisément, recherchez un service qui surveille continuellement et met à jour les configurations de sécurité de vos appareils d’impression et faites faire des tests de pénétration par un tiers sur le logiciel et l’infrastructure de service. Un partenaire de service qui offre ce niveau de soutien devrait également fournir une surveillance et des alertes en tout temps afin que vous obteniez une meilleure vision de l’ensemble de votre infrastructure d’impression.
Obtenir une grande visibilité pour réduire les coûts et augmenter la productivité
Surveillez-vous actuellement les problèmes d’entretien (comme les niveaux de toner et de papier) au sein de l’ensemble de votre organisation sur une base continue? Êtes-vous en mesure de maintenir à jour et de bien entretenir tous vos appareils multifonctions et vos imprimantes de façon proactive? Si oui, combien de temps passe votre personnel des TI pour surveiller et entretenir tous vos appareils d’impression? Ce sont d’excellentes questions à se poser pour déterminer si l’infrastructure d’impression restera sur place ou si elle sera incluse dans une plateforme de gestion complète de l’impression en nuage.
Si vous dirigez le service des TI d’une grande entreprise dotée de milliers d’employés dans de nombreux emplacements, il est rare que la grande visibilité dont vous avez besoin vaille le fait de monopoliser autant du temps de vos employés des TI qui pourraient le passer sur des objectifs plus essentiels à vos affaires. La meilleure option est de trouver un service d’impression en nuage qui peut surveiller mieux que vous votre infrastructure d’impression. Recherchez un service qui peut fournir les données d’utilisation de tous les employés et tous les appareils. Ces données pourront vous aider à réduire les coûts d’impression et à assurer une approche plus proactive pour résoudre les problèmes d’impression : vous réduisez ainsi vos temps d’arrêt et améliorez le rendement de vos appareils.
S’efforcer de suivre le rythme de l’impression mobile
Faire en sorte que les employés puissent facilement utiliser leurs téléphone, tablette et ordinateur portable pour envoyer des impressions dans le nuage ou numériser et partager des informations à distance est essentiel dans notre monde qui devient de plus en plus mobile. Savoir combien de membres de votre équipe travaillent à distance en ce moment ainsi que le nombre approximatif d’employés qui auront besoin d’effectuer des tâches liées à l’impression à distance à l’avenir vous aidera à déterminer ce que votre service en nuage devrait être en mesure de prendre en charge.
En raison de la vitesse à laquelle les milieux de travail évoluent, vous devriez sérieusement envisager de trouver un service en nuage qui peut adapter facilement et rapidement l’impression mobile si vous avez une main-d’œuvre plus mobile à un moment ou à un autre.
Les employés sont prêts à adopter de nouvelles technologies plus rapidement. Cela signifie que les entreprises et les organisations doivent s’assurer qu’elles ont une bonne et solide infrastructure d’impression en place pour donner les bons outils à leur main-d’œuvre numérique et ainsi augmenter leur productivité, collaborer sans heurt avec leurs collègues et leurs clients et obtenir un accès sécurisé à l’information sans compromettre les données.
