Close up of female accountant or banker making calculations. Savings, finances and economy concept
Automatiser le processus de gestion des dépenses pour rehausser la satisfaction des employés, l’efficacité et la transparence organisationnelle
« Prêcher par l’exemple » n’est pas qu’une belle formule chez Ricoh, il s’agit d’un mode de vie. En tant qu’entreprise de technologie spécialisée dans les services d’affaires, l’équipement d’imagerie, les solutions d’impression de production, les solutions de gestion de documents, et les services TI, Ricoh fournit des solutions novatrices aux clients depuis plus de 80 ans. Dans cette aventure pour dynamiser les espaces de travail numériques, Ricoh a examiné ses propres procédures pour améliorer la productivité, l’efficacité et la satisfaction des employés au travail.
La gestion des dépenses, dans la plupart des organisations, est une tâche manuelle, laborieuse et qui exige énormément de temps. Le système de gestion de Ricoh n’y faisait pas exception. La gestion des reçus, des tableurs, des rapports et des soumissions dont l’approbation de la direction était requise, ce qui incluait parfois plusieurs dirigeants, était entièrement effectuée au moyen d’un système papier qui était propice aux erreurs et aux retards. Cette procédure manuelle causait non seulement des goulots d’étranglement importants dans le flux de travaux, mais il avait également un effet d’entraînement sur la procédure de rapprochement mensuelle et trimestrielle du service des finances. La direction n’avait pas d’aperçu du processus d’approbation et n’était pas en mesure de voir l’état du remboursement d’une dépense. De ce fait, la procédure inefficace déclenchait plus de colère au sein des employés, qui attendaient parfois un mois ou plus avant que leurs dépenses soient remboursées.
Ricoh a mis en place une solution qui était souvent recommandée aux clients : le système de gestion des dépenses Ricoh (REX), une solution ERP Web compatible avec le nuage et intégrée qui optimise l’entièreté du cycle de vie de la soumission et de l’approbation des dépenses. Toutes les étapes manuelles du flux de travaux de la gestion des dépenses sont maintenant automatisées et simplifiées avec une plus grande transparence du début à la fin, produisant ainsi un seul flux de travaux optimisé et automatisé. Aujourd’hui, l’équipe des comptes créditeurs peut traiter plus de mille rapports de dépenses mensuellement et a connu une réduction de presque 50 % du temps et de la charge de travail nécessaire pour traiter ces rapports.
La mise en place de REX a apporté des résultats mesurables à l’équipe des comptes créditeurs et des avantages pour tous les employés Ricoh :
  • Les frais de messagerie ont diminué de 30 % et les coûts d’impression ont été réduits de manière considérable
  • Le traitement des dépenses est plus rapide, plus simple et contient moins d’erreurs qu’auparavant
  • Les employés mobiles peuvent maintenant soumettre des dépenses et joindre les reçus à partir de n’importe quel endroit et recevoir des notifications automatiquement à chaque étape du processus d’approbation
  • Les gestionnaires ont une meilleure vision d’ensemble de la procédure
  • Le service des finances a facilement accès aux dossiers enregistrés aux fins de rapports
  • Les données sur les coûts en temps réel permettent aux décideurs de gérer l’ensemble des dépenses d’affaires
  • Les employés peuvent se concentrer sur les aspects plus productifs et stratégiques de leur poste
  • Les occasions pour la rationalisation et l’optimisation continue d’autres flux de travaux reliés à la procédure de gestion des dépenses ont augmenté
Chez Ricoh, nous nous considérons comme des artisans du changement et désirons fortement aider les autres à en devenir également.
Regardez cette vidéo pour en apprendre plus sur la façon dont l’automatisation d’une simple procédure d’affaires, comme la gestion des dépenses, peut avoir un effet positif sur la productivité en milieu de travail de votre organisation et faire croître la satisfaction des employés.