Avant l’émergence des écrans d’affichage plats interactifs — aussi connu sous le nom de tableaux blancs interactifs (TBI) — la collaboration entre les bureaux consistait souvent à l’échange d’idées par l’entremise de conférences téléphoniques ou de partage d’écran en ligne. La collaboration avec ces technologies était toutefois problématique. Les documents pouvaient être partagés en ligne, mais les membres de l’équipe n’avaient pas la possibilité de travailler sur ceux-ci ensemble en temps réel. Pour cette raison, le besoin d’envoyer et de renvoyer les documents à plusieurs reprises après les réunions ralentissait le processus de collaboration.
Lorsque des équipes dispersées à différents emplacements se rencontrent pour échanger des idées, il est souvent utile d’employer des graphiques ou des tableaux afin de clarifier certains points. La capacité de modifier ces documents en temps réel, notamment en ajoutant des notes, en supprimant des éléments non pertinents, en dessinant directement sur les documents ou en soulignant les idées principales, contribue à accélérer la prise de décision en favorisant une collaboration accrue.
Malgré l’avènement des tableaux intelligent au début des années 1990, ce niveau de collaboration n’était pas possible. Les tableaux intelligents étaient coûteux et difficiles à utiliser. Afin de permettre à des équipes dispersées dans deux ou trois emplacements de collaborer, il était souvent nécessaire pour les entreprises de se procurer et d’installer un serveur dispendieux afin de tenir des réunions. C’est seulement après l’arrivée des technologies d’écrans tactiles intuitives avec l’iPhone® que des changements importants ont commencé à s’opérer, pour finalement aboutir aux écrans d’affichage interactifs intuitifs présentement disponibles sur le marché. Grâce aux TBI modernes, vous ne perdez plus de temps après les réunions pour mettre à jour les documents utilisés dans le cadre de celles-ci.
Voici un aperçu de quelques cas démontrant de quelle manière la technologie avancée de TBI peut contribuer à améliorer la collaboration dans différents environnements de travail en entreprise
Les tableaux blancs numériques dans des bureaux traditionnels
Il n’y a pas si longtemps (et même parfois encore aujourd’hui), les séances de remue-méninges se concluaient souvent par le rassemblement de plusieurs employés autour d’un tableau blanc prenant des photos des éléments présentés pendant la conférence avec leur téléphone intelligent. Les notes présentes dans ces fichiers images devaient ensuite être retranscrites dans des documents modifiables et transmis par courriel. Les TBI permettent dorénavant de sauter ces étapes en capturant, stockant et récupérant les informations directement. Les tableaux blancs interactifs modernes permettent aussi:
- de connecter des ordinateurs portables et des appareils intelligents afin que plusieurs employés puissent collaborer sur des documents préalablement créés;
- d’utiliser les applications préconiser par l’entreprise de manière complémentaire avec le tableau numérique afin de simplifier la gestion des projets;
- de collaborer avec des personnes à distance en temps réel afin de favoriser la circulation constante des idées.
Un exemple de succès remarquable est celui d’une entreprise ayant des équipes dont les membres se trouvaient dans trois différents emplacements qui devaient auparavant utiliser des projecteurs et des fonctions de partage d’écrans afin de permettre aux participants à distance de voir des diapositives, et faire des conférences téléphoniques pour partager des résultats financiers et des stratégies promotionnelles. Bien que ces technologies étaient plus efficaces que le simple tableau blanc traditionnel, les idées ne circulaient toujours pas assez librement, ce qui exigeait de faire davantage de réunions et de rassem blements.
L’ajout d’un TBI dans la salle de conférence de chaque emplacement a permis des résultats immédiats. Les membres de leurs équipes peuvent maintenant :
- voir et contribuer aux présentations à partir de leur TBI respectif de manière simultanée, ce qui facilite le partage d’idées et de concepts;
- dessiner des diagrammes et faire des commentaires en temps réel en connectant directement leur ordinateur portable ou leur appareil intelligent, ainsi que sauvegarder les changements dans les trois TBI instantanément afin d’économiser du temps;
- échanger des idées avec davantage de précision et prendre des décisions informées plus rapidement.
Conception collaborative dans les domaines de l’architecture, de la construction et de l’ingénierie
Beaucoup de TBI sur le marché sont idéals pour la collaboration dans les domaines de l’architecture, de la construction et de l’ingénierie (ACE). Les travailleurs de ces industries doivent être en mesure de collaborer sur des documents complexes et détaillés, dont des croquis et des esquisses. Toutefois, transmettre et retransmettre ces documents interrompt le processus créatif et pose des problèmes de sécurité, d’autant plus lorsque les collaborateurs sont situés dans différents bureaux. De plus, la perturbation du processus créatif ralentit la prise de décision.
Heureusement, ces équipes ACE travaillant à distance ou à des emplacements séparés peuvent dorénavant utiliser des TBI afin de partager ce type de documents de haute résolution et de travailler ensemble en temps réel. Les TBI offrent aussi des fonctions de sécurité permettant aux équipes de discuter des détails, de faire des commentaires et de dessiner directement sur les documents tout en s’assurant de protéger les informations confidentielles.
Rassembler les concepteurs grâce aux tableaux blancs interactifs
Plusieurs types de concepteurs, que ce soit des concepteurs graphiques, des artistes de l’impression ou des concepteurs de simulations pour des entreprises de production, peuvent aussi bénéficier grandement de la collaboration par TBI modernes. Un cas notable est celui d’un fabricant qui devait assurer la collaboration entre leurs bureaux principaux, leurs installations de recherche et de développement et leurs usines d’assemblage. Avant l’introduction des TBI, les bureaux principaux transmettaient leurs idées avec les équipes de recherche et de développement et discutaient des questions relatives au contrôle de la qualité par téléphone et par courriel avant chaque réunion. Les redondances et les inefficacités qui résultaient de cette façon de faire avaient une incidence négative sur la productivité et transmettre des idées complexes était souvent difficile.
Grâce au TBI, les employés des bureaux principaux de l’entreprise et des emplacements de recherche et de développement peuvent maintenant collaborer relativement à des concepts et des croquis en temps réel sans devoir faire des appels ou envoyer des courriel de compte rendu avant les réunions. La communication avec les usines d’assemblage par l’entremise des TBI a permis de simplifier le contrôle de la qualité. De plus, les employés travaillant dans les usines d’assemblage ont la possibilité de se connecter au TBI à partir de leurs ordinateurs, de leurs tablettes et de leurs téléphones intelligents. Ils peuvent ainsi visualiser les images et les documents directement sur place, ce qui permet d’économiser du temps et de réduire les interruptions dans la chaîne de production.
Les technologies de tableaux blancs numériques ont fait beaucoup de chemin en ce qui concerne l’amélioration de la collaboration et de l’efficacité des processus créatifs en permettant aux employés d’économiser du temps. Vous pouvez donc mettre ces vieux tableaux et crayons effaçables à la poubelle, éteindre ce projecteur d’une autre ère, relayer aux oubliettes ces technologies inefficaces de partage d’écrans et amener la collaboration à un autre niveau grâce à la nouvelle génération de TBI intuitifs et simple d’utilisation.
- Danto possède plus de trente ans d’expérience en matière de résolution de problèmes, de leadership et d’innovation en ce qui concerne les médias et les technologies de communication unifiée au sein de diverses entreprises dans le domaine de la radiodiffusion et de l’éducation, notamment AT&T, Bloomberg LP, FNN, Morgan Stanley, NYU, Lehman Brothers et JP Morgan Chase.
Pour connaître les dernières nouvelles sur l’événement InfoComm 2018 de Ricoh ou pour en apprendre davantage sur les produits et les services qui seront bientôt offerts au Canada, consultez les éditions du mois de juin du AV Nation:
- « Ricoh Rethinks Customer Experience With Smooth Collaboration Service » (19 juin 2018)
- « Ricoh Refocuses on the End user » (20 juin 2018)
