Faciliter le processus de bulletins scolaires

Paper school reports are one of the things we associate most with school. We all remember going to school to retrieve these important sheets of paper, wondering what notes we had and what our parents would think. That said, it is not because they are a staple of the class that they are perfect. Many problems come with these traditional paper newsletters:

• Students hide them from their parents. If a student has not really done well in class, “losing” or hiding the report card can be tempting. Unfortunately, due to limited communication between parents and teachers, this practice can pay off a time. Parents may lose the chance to talk with their child or teacher about potential problems.
• Students lose them. In some cases, some students actually lose their report cards. These papers are often piled up in heavy bags and filled and can fall or be forgotten. They can also be damaged and rendered illegible. Because school report cards are official documents, it can be difficult for all parties to obtain a new copy.
• The errors are difficult to correct. A student, teacher or parent may find an error in the printed report card. However, because of the way in which newsletters are printed and distributed, this error can be difficult to correct, resulting in problems for all.
• A long time between emissions. Paper ballots are usually issued one to three times a year, which means a long time before parents know about their child’s progress. This can frustrate some parents if they find out too late that their child needs help with a particular topic. If they have real-time information, they may have the opportunity to help their child improve in areas of concern.
• Have to get them back after the session. In some schools, school reports are collected at the end of the session. This can be complicated since parents may have plans for the summer, and picking up their child’s notes can be inconvenient or even painful.
• Lack of data. Paper bulletins often provide two numbers. The grade of the student and the average of the class. This is not a lot of useful information to help parents make decisions. Any other qualitative or quantitative information may be more useful in helping parents and students determine the next steps in their educational journey.
• Limited space for comments. Newsletters provide only a small space (normally an inch high) in which teachers can leave comments on the student. This does not give much material and parents may miss important information.
• Communication en sens unique, du professeur à l’étudiant ou au parent. Les bulletins n’autorisent qu’une communication en sens unique, or, tout le monde serait mieux servi si les parents et les enseignants pouvaient collaborer et discuter des progrès de l’étudiant tout au long d’une période d’étude.

Nous avons utilisé notre expérience et notre perspective pour créer une meilleure solution.

Ricoh a fait équipe avec plus de cent écoles à travers le Canada. Nous avons vécu ces problèmes directement. Nous savons qu’ils peuvent causer de vrais problèmes pour l’école et pour les intervenants.

• Grâce à notre système de gestion de contenu d’entreprise (GCE), toutes les informations des étudiants, y compris l’information biographique, de santé et les notes, peuvent être rassemblés en un seul endroit.
• Dans ce système, les notes peuvent être saisies et les dossiers créés automatiquement. Ces dossiers peuvent avoir de nombreuses données sur le rendement des élèves au lieu de seulement des résultats aux examens. Les professeurs peuvent utiliser ces données pour avoir un aperçu du rendement des étudiants et s’assurer de répondre aux besoins des étudiants.
• Le système comprend aussi des données, telles que les adresses de courriel des parents. Les dossiers générés automatiquement peuvent être envoyés régulièrement aux parents. Les professeurs peuvent aussi ajouter des commentaires aux dossiers pour aider les parents à mieux comprendre le contexte. De plus, les parents peuvent aussi répondre à ces commentaires, ce qui rend la procédure plus interactive.
• Ce système entièrement numérique réduit considérablement la quantité de papier et d’encre utilisés dans le cadre de la procédure et permet au conseil d’école d’économiser beaucoup d’argent. Notre système GCE est écologique et aide l’école à promulguer son image en tant qu’école avant-gardiste respectueuse de l’environnement.

Les bulletins scolaires papier rappellent des souvenirs, mais c’est le temps de leur dire au revoir. En accueillant le numérique, on peut être sûr que les parents, les professeurs et les administrateurs peuvent travailler ensemble pour créer le meilleur système éducatif que possible pour nos enfants. Appelez un représentatif de Ricoh dès aujourd’hui pour apprendre comment moderniser vos systèmes de notation et de dossiers!

Finally, please note that Ricoh does not provide legal advice or ensure compliance with any laws, regulations, bylaws or other legislative requirements by the content of this communication. It is the university’s responsibility to seek the advice of competent legal counsel to ensure compliance with such requirements .