Comment persuader les employés de passer à la GCE

Ricoh’s GCE processes increase efficiency, effectiveness and regulatory compliance. We offer an extensive technical support service, design custom solutions for municipal governments and put them into service. We even integrate our solutions with the software and devices in place to prevent IT services from wasting precious time. We provide solutions to hundreds of municipal governments in Canada and are specialists in software commissioning.

It may be more difficult to convince employees to actually use the new software. Unfortunately, nearly a third of GCE-related migrations fail because of change management issues.

Problems can take different forms:

• Fear of employees. Employees may be afraid of losing their jobs, believing that their work will be done by the new system. They may be openly hostile to change and attempt to sabotage the transition.
• Common tasks of employees. Some employees have probably been working with a paper-based records management system for decades and are very comfortable with this system. Employees may be reluctant to change their way of thinking if they feel they are unable to work with the new software.
• Key people reluctant to change. Although the majority of employees are willing to change, the transition is likely to fail if key people on the team are unwilling to make the change. If the team leader or an employee who is respected or admired by his / her colleagues refuses the change, this attitude may spread to other employees who would have been willing to adopt the GCE process.
• Employers who do not spend the necessary time on the project or abandon it. Managers can be very busy and if they do not get results quickly, they will stop encouraging employees to adopt the GCE solution to move on to the next project.
• Pas de changement dans la culture. L’adoption d’une solution de GCE est un tournant décisif, pas seulement du point de vue de l’efficience et de l’efficacité, mais également de la façon dont les employés perçoivent leur travail. Dans un système de GCE, l’information peut facilement être échangée entre les services, ce qui fait disparaître les silos. Grâce aux solutions de GCE également, on imprime moins d’information. Si les employés n’adoptent pas cette nouvelle façon de penser, il peut en résulter des problèmes.
• Fournisseurs de logiciels qui ne sont pas favorables. Les fournisseurs sont rarement habitués à travailler avec les administrations municipales, et pour cette raison, ils ne se rendent pas compte de leurs besoins particuliers. Ces fournisseurs sont parfois réticents à modifier leurs lignes directrices ou à adapter leurs logiciels de façon à respecter les exigences des administrations municipales.

Heureusement, Ricoh a acquis une dizaine d’années d’expérience à travailler avec des administrations municipales et elle met fièrement en œuvre des processus efficaces et efficients pour assurer la transition. Nous sommes conscients que les administrations municipales effectuent cette transition également. La municipalité de Springwater en Ontario a effectué cette transaction particulièrement bien. Springwater a mis en œuvres plusieurs de nos pratiques exemplaires : 

• Elle a constitué une équipe de représentants des différents services, qui se sont rencontrés souvent pour discuter des résultats escomptés. De cette façon, les services pouvaient demander les fonctions dont ils avaient besoin.
• Elle a amorcé la transition du haut vers le bas. D’abord, elle a convaincu le conseil municipal d’adopter le nouveau système, puis les membres de la direction et ainsi de suite. De cette façon, les employés ne se sont pas rebiffés devant le changement en raison de l’attitude de leurs supérieurs. Les employés pouvaient également adresser à ceux-ci leurs questions concernant le système. Comme les supérieurs avaient reçu la formation d’abord, ils étaient en mesure d’y répondre adéquatement.
• Entretien d’une communication ouverte. Springwater menait régulièrement des sondages auprès des membres du personnel pour recueillir leurs questions ou leurs préoccupations au sujet du logiciel et apaiser les inquiétudes. Il s’agissait également d’assurer aux employés que la solution de GCE leur faciliterait la vie parce que certaines tâches ingrates qu’ils exécutaient auparavant pourraient désormais être automatisées, ce qui leur permettrait de se concentrer sur des questions plus importantes.
• Traitement du changement culturel découlant de la transition. L’équipe de Springwater responsable de la transition s’est entretenu avec chaque service sur ses silos d’informations actuelles et la façon dont ils se transformeraient parce que l’information deviendrait plus facile à échanger. L’équipe s’est également entretenue avec les employés qui avaient l’habitude d’empiler les dossiers sur leur bureau pour leur expliquer comment le nouveau système leur faciliterait la vie.
• Transposition de l’ancienne structure de classement dans le nouveau dépôt afin que les employés se sentent à l’aise en travaillant avec les dossiers électroniques. Springwater a également conservé les dossiers papier au début de la transition jusqu’à ce que les employés soient suffisamment à l’aise avec le nouveau système et qu’ils se rendent compte que le système à base de papier n’offrait pas davantage.
•  Fait probablement le plus important, c’est que Springwater a décidé de faire affaire avec un fournisseur de GCE averti, Ricoh! Étant donné que Ricoh possède une vaste expérience avec les administrations municipales et en matière création de solutions personnalisées, Springwater a obtenu ce dont elle avait besoin. Et Ricoh a offert un système d’assistance technique élaboré durant toute la transition et elle s’est assurée que tout fonctionnait comme la municipalité l’avait demandé. 

Des solutions de GCE efficaces facilitent la vie des employés et leur permet de travailler plus vite. Cependant, il arrive souvent que les employés doivent d’abord être convaincus. Emboîtez le pas à Springwater et persuadez vos employés d’adopter la GCE. Nous vous aiderons à faire le reste.