La collaboration virtuelle facilitée pour les petites entreprises

Les réunions à distance sont devenues la norme pour beaucoup d’entre nous. Presque du jour au lendemain, la plupart d’entre nous ont été forcés d’adopter les conférences téléphoniques pour tout : depuis les cours de karaté des enfants et les repas en famille jusqu’aux réunions des ventes et aux tables rondes virtuelles!  

Pour les petites entreprises, si cela est bien fait, discuter de façon virtuelle avec de nouveaux clients potentiels et des clients existants peut se traduire par d’énormes bénéfices. Selon un rapport effectué par McKinsey, la quantité de revenus générée par des interactions liées aux vidéos a augmenté de 69 % depuis avril 2020. Ensemble, le commerce en ligne et les vidéoconférences comptent désormais pour 43 % de tous les revenus interentreprises.  

Chaque entretien virtuel avec un client compte. Les entreprises doivent trouver des solutions simples qui les aident à se démarquer et à rendre chaque interaction avec le client percutante, significative et mémorable. Tirer profit de la bonne plateforme de vidéoconférence n’est que la première étape. Considérez les défis intrinsèques associés à une dépendance accrue aux entretiens virtuels, à savoir le facteur humain. Les appels vidéo sont plus épuisants que les réunions en personne, parce que votre cerveau travaille plus fort pour interpréter les signes non verbaux, comme le langage corporel et le ton de voix. Les gens doivent être plus attentifs pour obtenir le même résultat. Les appels deviennent donc épuisants mentalement pour de nombreuses personnes lorsqu’il faut passer d’un appel à un autre et fixer un écran à longueur de journée.  

L’expérience de « collaboration » est aussi absente. Le défi des rencontres à distance commence lorsque les caméras sont fermées ou réduites, que la présentation s’affiche en lecture plein écran et que le représentant de votre entreprise continue de parler avec peu ou pas d’interaction avec vos clients. 

Cependant, il n’a pas à en être ainsi! En effet, Ricoh a créé des solutions de communication et de collaboration conçues pour les petites et les moyennes entreprises. 

La solution 

Augmenter, outiller, améliorer. La famille de tableaux blancs interactifs et le logiciel de collaboration Reactiv SUITE de Ricoh sont des solutions entièrement intégrées qui redéfinissent l’expérience de collaboration virtuelle pour vos employés, vos partenaires et vos clients. Grâce à cette combinaison efficace, vos employés travaillant au bureau ou à distance peuvent collaborer et créer en temps réel, comme s’ils se trouvaient dans la même pièce. Augmentez votre présence et rendez vos réunions plus percutantes et mémorables devant vos clients potentiels. 

Son fonctionnement 

Redonnez aux réunions un caractère amusant! L’attrait des solutions réside dans leur convivialité. Mettre en place de tels tableaux blancs interactifs alliés à un logiciel de collaboration intuitif que les équipes ont bel et bien envie d’utiliser augmente la participation, ce qui accroît l’efficacité et la productivité lors des réunions. Et la taille du tableau compte! Choisissez celle qui conviendra le mieux à votre bureau, à votre salle de conférence ou à votre espace de collaboration. Comme ces tableaux sont offerts en taille de 32 po, 55 po, 65 po, 75 po et 86 po, le problème des écrans trop petits ou trop encombrants pour votre espace est chose du passé. 

Le secret pour donner lieu à une collaboration et à des réunions fluides? Il ne s’agit pas du genre de technologie de partage d’écran que vous avez vu auparavant. Il s’agit plutôt d’une plateforme logicielle unique qui révolutionne la façon dont les utilisateurs communiquent, transmettent des documents et consomment du contenu, peu importe l’endroit où les participants à la réunion se trouvent. Grâce à elle, les intervenants peuvent se réunir, créer du contenu, le présenter, l’expliquer, l’annoter, le peaufiner en cours de route et conclure le tout, et ce, comme si tous les participants à la réunion se trouvaient dans la même pièce. 

Reactiv SUITE est faite de deux composants – STAGE et SCRIBBLE – qui fonctionnent dans un unique écosystème, défini par le type de réunion : présentation, idéation, remue-méninges et gestion de projets, entre autres.  

Reactiv STAGE est un outil puissant de narration non linéaire et de présentation qui permet aux équipes de passer de la gestion de contenu à la narration d’une présentation. STAGE permet aux utilisateurs d’ouvrir, de remettre, d’annoter et de présenter du contenu de n’importe quel format utilisé couramment pour présenter de l’information (doc, ppt, xls, pdf, jpg, gif et MP4). Ses attributs en font l’outil parfait pour présenter un produit à vos clients, former une équipe, faire du remue méninges ou réaliser n’importe quel autre type de réunion. 

Reactiv SCRIBBLE est un tableau blanc numérique, mais c’est loin d’être sa seule fonction : il s’agit en fait d’un outil de remue-méninges et de mise en page innovant. Il crée une feuille infinie permettant à tous les utilisateurs de collaborer, d’ébaucher, d’écrire des idées, d’annoter des pages et de créer des mises en page dynamiques qui représentent la vision générale de l’équipe avec précision. Les utilisateurs peuvent assembler divers types de fichiers – y compris du contenu Web et de l’écriture à la main – pour former des pages riches de sens pouvant être facilement partagées, organisées ou distribuées.  

Pour les employés en télétravail, Reactiv SUITE PRO est conçue pour offrir les mêmes applications, fonctionnalités d’utilisation et flux de travaux que Reactiv SUITE. Également, elle réduit différentes capacités d’interopérabilité des périphériques et de connectivité qui sont absentes d’un environnement de bureau à domicile. Cette solution est conçue pour des ordinateurs de bureau à écran tactile. 

Son apport aux petites entreprises 

Reactiv SUITE est si intuitive et conviviale que votre équipe sera opérationnelle avec presque aucune formation, voire aucune. Qu’importe le type de travail de votre équipe, il peut améliorer l’expérience de collaboration et la productivité de ses membres, de même qu’ouvrir la voie à des connexions plus profondes et percutantes. 

Augmentez votre revenu grâce à de la vente virtuelle plus efficace en établissant de « réelles » connexions avec vos clients. Maintenant, vous pouvez être entièrement engagé avec vos clients et traiter la présentation PowerPoint simplement comme un autre support visuel pendant que vous affichez n’importe quel type de contenu pour appuyer la conversation au fil de son déroulement. Prenez des questions directement à l’écran et répondez-y au cours votre discussion. 

Pendant les séances de remue-méninges, de multiples utilisateurs à distance peuvent simultanément ajouter leurs idées, annoter le contenu et enregistrer les décisions qui prises au cours d’une réunion en temps réel. Les efforts combinés permettent de créer plus d’idées en moins de temps et de faire en sorte que chacun sache que ses idées ont été prises en compte. De cette façon, vous éliminez les échanges inutiles et gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer à d’autres projets. 

Si votre entreprise cherche à donner vie aux réunions à distance et à communiquer aisément avec ses employés, ses clients et ses partenaires comme jamais auparavant, il est temps d’explorer les solutions de communication et de collaboration de Ricoh.