Cinq mythes entourant l’externalisation des examens

Historiquement, l’externalisation juridique inspirait de la méfiance. En tant que directeur général, Solutions juridiques et solutions de conformité, j’ai entendu toutes sortes de raisons pour justifier qu’il serait « préférable de garder l’examen des documents à l’interne ou de faire appel à un avocat externe ». Aujourd’hui, je vous explique en toute simplicité pourquoi ce n’est pas vrai lorsque l’on travaille avec le service de découverte électronique de Ricoh.

Voici les cinq principaux mythes que j’ai rencontrés concernant l’externalisation de l’examen des documents et ce qu’il en est véritablement.

Premier mythe : « L’examen n’est pas mené par des avocats d’expérience. »

Faux! Nos services d’examen sont fournis uniquement par des avocats ayant énormément d’expérience dans l’examen de documents et dans l’exercice du droit. Chaque avocat d’examen et chaque gestionnaire de services d’examen faisant partie de notre service de découverte électronique détient un diplôme en droit, a été admis au barreau et est membre en règle d’un ordre canadien. Non seulement ils possèdent tous une vaste expérience par rapport aux procédures et aux technologies de la découverte électronique pour l’examen, mais la grande majorité d’entre eux exercent le droit depuis de nombreuses années dans des domaines tels que le litige commercial et général, la construction, la concurrence et le droit des sociétés.

Deuxième mythe : « Il est préférable de faire appel à un avocat interne ou externe pour réaliser des examens. »

Peut-être qu’en réservant l’usage de certaines ressources à la réalisation de votre examen, cette affirmation pourrait être vraie. En réalité, les ressources sont souvent si limitées étant donné que l’avocat travaille sur de multiples dossiers à la fois. Les clients ne souhaitent pas payer les plus hauts taux facturables pour que des avocats associés réalisent un examen chronophage. Ce n’est pas en passant des mois de leur formation à examiner de la documentation non pertinente que les stagiaires en droit apprennent l’exercice du droit. L’expérience et le dévouement qu’une équipe d’examen met à profit dans tout dossier permettent d’avoir un processus qui se défend bien, mais permettent aussi à l’avocat de se concentrer sur des tâches de grande valeur, comme la stratégie juridique, et empêchent les coûts d’augmenter pour les clients. Bref, tout le monde y gagne.

Troisième mythe : « Je n’aurai aucun contrôle. »

Il s’agit de votre examen. Lorsque vous faites appel à une équipe externe, celle-ci est censée agir dans le prolongement de la vôtre. Pendant un examen externalisé, les clients sont activement impliqués dans l’élaboration d’instructions pour l’examen, la formation de l’équipe chargée de l’examen et le processus itératif de questions-réponses lors de l’examen. Non seulement nous soutenons nos clients pour qu’ils aient le contrôle de leur examen, mais nous l’encourageons. Le transfert de connaissances qui s’opère de notre équipe juridique à votre équipe d’examen se fait de façon continue, et des procédures sont en place pour que vous gardiez toujours le contrôle de votre projet d’examen.

Quatrième mythe : « Les coûts associés sont élevés. »

Pas forcément. Les tarifs pour les services d’examen chez Ricoh représentent souvent une fraction du coût associé à un avocat externe. Ainsi, le taux horaire facturable est moins élevé, mais le temps total requis (et subséquemment le coût) pour effectuer l’examen est souvent bien moins élevé en raison de l’équipe chevronnée qui se consacre entièrement à votre projet, et ce, pour toute sa durée.

Cinquième mythe : « L’exactitude d’un examen réalisé par un humain est supérieure à celle d’un examen réalisé à l’aide d’une technologie. »

Maintenant, passons à ce mythe-ci, qui est le plus répandu. Les examens reposant sur l’usage de la technologie et d’analyses sont justifiables, et des statistiques en attestent la validité. Cependant, leurs résultats sont seulement à la hauteur de l’enseignement que leur ont prodigué les humains. Si la technologie ne fonctionne pas, c’est parce que le processus d’enseignement par l’humain était faillible. Chaque examen que nous réalisons passe sans exception par des dispositifs approfondis de contrôle de la qualité reposant sur des statistiques. Grâce à notre équipe d’experts en examen basé sur la technologie qui travaille en coulisses, les gains d’efficacité que l’on observe pour nos examens continuent de faire pâle figure devant les résultats d’examen linéaire où rien n’échappe à notre regard.

Toutes nos technologies d’examen sont des programmes hautement sécuritaires basés sur le nuage qui offrent un accès facile depuis votre propre ordinateur, et ce, où que vous soyez. Même si les données résident toujours en sécurité au Canada, vous pouvez y accéder à l’endroit où vous en avez besoin.

Examen intelligent par la découverte intelligente de Ricoh

En travaillant avec nous pour votre examen de documents, vous pouvez dégager des ressources internes et accomplir le travail rapidement, qui plus est avec une précision accrue, le tout en réduisant les coûts d’ensemble. Ayez confiance que lorsque vous êtes devant un juge ou un avocat de la partie adverse, nous vous épaulons grâce à nos procédures certifiées par l’ISO et notre examen validé au moyen de statistiques. Nous sommes vos partenaires et sommes là pour vous aider à accomplir votre travail comme il se doit.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe. Pour vous aider à déterminer si un examen intelligent externalisé pourrait être indiqué pour votre organisation, visitez notre page Web.