Comment Ricoh Canada a soutenu Monkhouse Law dans sa transformation numérique

Andrew Monkhouse, associé directeur et fondateur de Monkhouse Law, a récemment diffusé une histoire sur comment son cabinet d’avocats avait été reconnu comme l’une des firmes avec la croissance la plus rapide au Canada. Il affirme que cette réalisation n’aurait pas été possible sans les efforts déployés pour réussir la transformation numérique du cabinet.

Lisez l’article qui suit, initialement publié dans le journal The Lawyer Daily, afin d’apprendre comment Ricoh Canada a aidé Monkhouse Law à devenir un « cabinet presque sans papier » et de quelle manière nous avons pu diminuer le nombre de tâches ordinaires d’impression du cabinet afin que l’équipe, composée de sept personnes, puisse se concentrer sur ce qui compte le plus : ses clients.

En général, qui des chats, des enfants ou des avocats apprécie le plus le papier? Tous ceux qui ont des chats pourront en témoigner : leur amour pour le papier est légendaire. Vous voulez lire un journal en version papier ou alors écrire une bonne vieille lettre? Il ne fait aucun doute que minou ira stratégiquement s’asseoir en plein sur votre page. Vous avez un nouveau chaton à la maison? Gardez la porte de la salle de bain fermée, sinon vous vous retrouverez dans une situation désastreuse parce que votre charmante petite boule de poil aura déroulé le rouleau de papier au complet.

Les enfants aiment aussi beaucoup le papier. Quel grand plaisir de le déchirer en millions de petits bouts! En plus de passer le temps, cette activité garde leurs petits doigts bien actifs. Tous les parents savent que souvent, les cadeaux ne sont pas la partie préférée des tout-petits, mais bien la boîte dans laquelle ils se trouvent. S’il s’agit d’une grosse boîte d’appareil ménager, c’est encore mieux : elle peut rapidement devenir une maison, un bateau, un train, un avion ou un bolide de course. Ajoutez-y du papier de bricolage, des crayons, et le tour est joué!

Cela nous amène maintenant aux avocats. À mon avis, ce sont eux les plus grands amateurs de papier. Encore aujourd’hui, les motions, les factums, les déclarations et tous les autres types de documents juridiques doivent être soumis en format papier pour le tribunal. Même avec les nouveaux systèmes de dépôt électronique, il est obligatoire d’envoyer une copie papier par la suite! Les avocats peuvent utiliser des téléphones iPhone et des tablettes iPad dans les salles d’audience, mais le système judiciaire demande du papier. Encore et toujours.

Il existe toute une industrie qui découle de la signification de documents, où une personne est payée afin de remettre en main propre les déclarations. Les avocats sont dans l’obligation de garder les dossiers papier des clients dans des boîtes de classement, pour une durée pouvant aller jusqu’à 15 ans après la conclusion d’une affaire. Les avocats sont constamment déchirés entre le monde traditionnel du papier et la demande vers une entreprise évoluée qui peut servir les clients plus efficacement.

Ce mois-ci, Monkhouse Law a été reconnu comme l’une des firmes avec la croissance la plus rapide au Canada – et le cabinet d’avocats avec la croissance la plus rapide – par le Report on Business du Globe and Mail. Nous n’aurions pas pu franchir cette étape importante sans la mise en œuvre réussie de notre transformation numérique.

À mon avis, l’un des plus grands désagréments – en tant qu’avocat et fondateur de Monkhouse Law, cabinet en droits du travail – était la constitution de dossiers préparatoires pour le tribunal. Ils ont besoin d’être faits méticuleusement afin d’être très précis. Ils doivent être indexés pour pouvoir trouver rapidement les documents appropriés lorsque vous vous adressez aux juges, et une copie doit être fournie à l’avocat adverse. Les dossiers préparatoires varient en grosseurs : 30 pages pour un factum, 100 pages pour une médiation, de 300 à 400 pages pour un dossier préparatoire moyen pour une comparution devant un tribunal, comme une audience.

C’est donc ainsi que je me suis retrouvé, un dimanche soir – à 23 h – au cabinet. C’était au début mars 2014, et il y avait une bonne tempête de neige dehors. Un technicien juridique et moi devions rapidement imprimer, indexer et relier les documents nécessaires à une comparution devant le tribunal le lundi. J’ai dû faire ce travail même si je suis le fondateur et l’avocat directeur du cabinet, car je n’aurais pas pu déléguer la tâche à l’un de mes associés. Je ne pouvais simplement pas m’y résoudre, et de plus, il s’agissait de mon client.

Cette nuit-là, j’ai commencé à détester le relieur Cerlox : capricieux et féroce, j’avais l’impression d’affronter un furet de mauvaise humeur. Quand nous avons terminé, il y avait des confettis Cerlox partout sur le plancher, mais je n’étais pas d’humeur festive. Après cette merveilleuse aventure, j’ai dû affronter la tempête afin d’aller rejoindre ma femme et ma fille à la maison.

Je ne suis pas un expert en efficacité, mais ce processus m’a semblé être une perte de temps monumentale pour notre cabinet, qui emploie sept personnes. Je voulais passer plus de temps à me concentrer sur nos clients et à les aider à régler leurs problèmes liés aux droits du travail, pas à me battre avec du papier les dimanches soir. J’ai donc commencé à chercher des solutions.

Notre première tentative de rationalisation a été faite avec une imprimerie locale. Son processus faisait en sorte qu’elle pouvait réaliser une deuxième ou troisième copie du dossier préparatoire, mais que nous devions quand même produire le premier, ce qui nous faisait économiser du temps. C’était un début.

Notre seconde demande a été faite chez Ricoh Canada, 10 mois plus tard. Ils nous ont dit de leur envoyer tous les documents à imprimer. Ils ont produit les dossiers préparatoires, incluant les onglets et la reliure. Nous pouvons envoyer les documents par courriel ou par un serveur sécurisé de n’importe quel ordinateur. Dans un délai de deux à quatre heures, ils ont terminé n’importe quel travail (le service urgent prend deux heures, moyennant un supplément). Pour offrir ce genre de services, les installations de production de Ricoh emploient du personnel en tout temps.

De plus, ils livrent en main propre à notre cabinet, qui est situé en plein cœur du centre-ville de Toronto. Ce n’est pas rien, puisque dans cette partie de la ville, les camions de messagerie peuvent recevoir de trois à quatre contraventions (badges d’honneur?) sur leur pare-brise, et ce, n’importe quel jour de la semaine.

Je n’ai pas à m’en faire avec les erreurs de communication ou la confidentialité de l’information; nous avons des ententes de non-divulgation (NDA). Bien sincèrement, il est souvent évident que les deux parties utilisent les services de Ricoh pour leurs copies de documents. Ils sont tellement habitués aux travaux juridiques qu’ils nous ont même déjà signalé le fait que nous utilisions une dernière page de la mauvaise couleur.

Impartir les tâches d’impression de documents juridiques à Ricoh nous a permis de devenir un cabinet presque sans papier. Nous imprimons seulement le nécessaire, principalement pour les tribunaux. Nous ne possédons même plus de photocopieur. C’est terminé les bris de machine, le manque de toner et les problèmes de réseau ou de logiciel.

Un autre élément clé de la réduction de consommation de papier a été le déplacement de tous nos documents dans le nuage, une étape qui a également rendu la vie de nos avocats beaucoup plus facile. Tous les documents reçus de clients et d’avocats adverses sont aussi numérisés. Nos secrétaires sont responsables de nommer tous les documents reçus. Nous avons notre propre procédé de nommage, et tous nos documents sont maintenant interrogeables. Un autre grand avantage de l’impartition de notre impression de documents juridiques est le fait que nous économisons de l’argent, ce qui fait que nos clients économisent par le fait même. Quand je repense à combien nous payions nos techniciens juridiques seulement pour faire des photocopies de documents, j’avais peine à justifier à nos clients les coûts associés au temps passé à effectuer ces tâches.

Il y a environ deux mois, nous avions besoin d’énormes dossiers préparatoires, chacun contenant 1 000 pages. J’ai envoyé la commande depuis la maison, en buvant un chocolat chaud. Quatre heures plus tard, les dossiers préparatoires sont arrivés au cabinet, chaque copie étant composée de trois gros cartables.

Mon plus grave problème ce soir-là? Le manque de guimauves miniatures.

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