Par Maryna Pavlus
Au cours de ma première année à l’université, je me rappelle que le concept de télétravail me semblait attrayant. J’étais intriguée par l’idée des heures flexibles, l’occasion de travailler de n’importe où dans le monde et le sentiment d’interconnectivité mondiale. Je pouvais facilement m’imaginer avoir un tel arrangement de travail à un point ou à un autre de ma carrière. Cependant, je ne savais pas que ma première expérience sur le marché du travail se déroulerait à partir de ma table de cuisine.

Orientation et communication

Le mois de mai s’est passé sous le signe de l’incertitude. Le programme coop de Ricoh avait une grande reconnaissance à mon université, mais j’étais tout de même inquiète de commencer cette aventure de travail à distance. Ma plus grande part de doute résidait dans la communication et les réunions virtuelles : serai-je isolé de mon gestionnaire, de mes collègues et des autres étudiants coop?
Dès la première journée, j’ai été agréablement surprise d’à quel point je me suis sentie incluse. Mon calendrier s’est rapidement rempli d’appels de mise au point et de présentations et j’ai été vite en mesure de mettre un visage sur le nom de beaucoup de mes collègues.
Jadyn Williams, stagiaire coop en RH, note que les conditions de télétravail ont mené à un grand « besoin de rester présente en ligne et d’être volontaire », ce qui a entraîné des interactions fréquentes dans la journée. Kevin Wywijas, qui a effectué plusieurs mandats de travail dans un bureau, confirme que le télétravail établit des attentes différentes en matière de communication. Il remarque que simplement passer au bureau d’une personne était souvent beaucoup plus simple et plus rapide que de communiquer avec elle virtuellement. Naturellement, les interactions en ligne ont été plus faciles pour certains que pour d’autres, mais l’expérience leur a appris l’importance d’être flexible dans notre approche envers la communication et la collaboration.
De plus, les conditions de télétravail n’ont pas limité notre manière d’effectuer notre travail et les personnes avec qui nous travaillions. Mes collègues et moi avons été capables de collaborer sans problème sur un projet commun avec Ricoh USA, ce qui nous a permis d’avoir une meilleure compréhension de la stratégie de marketing de Ricoh en Amérique du Nord.

Culture d’entreprise

En travaillant avec le service de marketing, j’en ai beaucoup appris sur la culture d’entreprise de Ricoh par mon implication dans la présence en ligne de la marque. En rédigeant les publications pour les réseaux sociaux à propos des réussites de l’entreprise, je les célébrais et étais en mesure d’obtenir un aperçu de la culture de Ricoh en général.
Certains aspects de la culture d’entreprise m’ont toutefois échappé. Même si les étudiants coop avaient un groupe de vidéoconférence tous les vendredis après-midi, les liens virtuels que nous avons formés ne sont pas aussi forts que si nous avions été en personne. Nadia Hartono, une stagiaire coop des RH qui travaille chez Ricoh depuis janvier et se rappelle encore des jours où elle se rendait au bureau, confirme qu’il y a « quelque chose de spécial dans la création de connexions hors ligne ». Nadia voit également la valeur à créer des relations à l’extérieur de son service et elle n’est pas la seule. Selon HBR, les relations périphériques ou les « connaissances », qui sont souvent difficiles à créer en ligne, peuvent stimuler la génération d’idées et améliorer le rendement organisationnel.

Espace de travail, équilibre travail-famille et productivité

Avec le long trajet vers le bureau en moins, j’ai d’abord cru que j’aurais plus de temps libre. La réalité est un peu différente. En tant que stagiaire coop pour la première fois qui souhaite impressionner, j’ai trouvé que garder un équilibre entre mon travail et ma vie privée était difficile avec mon ordinateur de travail à portée de main en tout temps.
La stagiaire coop des RH, Joyce Guo illustre un autre aspect du télétravail : l’espace de travail en tant que tel. Joyce a dû se créer « un bureau avec la table de cuisine ». Même si cela peut être une solution temporaire acceptable, des améliorations ergonomiques doivent être effectuées au bureau improvisé pour éviter des problèmes de santé potentiels et ce n’est pas toujours possible. Au même moment, par contre, certains étudiants ont trouvé que le confort de leur environnement en télétravail a aidé leur productivité et leur gestion des échéances des projets.

Redéfinir l’expérience coop

Cette année a été un immense catalyseur pour la plupart des gens : nous avons été placés physiquement dans le confort de notre maison, pourtant avons été mentalement mis au défi de toutes les façons possibles. L’expérience de télétravail chez Ricoh nous a appris, à mes collègues et à moi, à valoriser le résultat au-delà des heures travaillées et à devenir des communicateurs plus ouverts. Cette nouvelle approche sera avantageuse pour nous dans le nouveau monde du travail : peu importe ce qu’il est. Également, nous avons compris le rôle important du bureau pour offrir un espace de travail confortable et faciliter les connexions entre les collègues de travail.
Étant donné le besoin pressant de flexibilité de l’espace de travail, nous (l’équipe d’étudiants coop de l’été) sommes presque tous d’accord qu’un modèle d’affaires hybride aiderait les prochains étudiants à tirer le maximum de l’expérience coop avec Ricoh. Nous encourageons les autres organisations à envisager des programmes coop hybrides également. Après tout, c’est le meilleur moment pour développer une main-d’œuvre agile : une main-d’œuvre qui est mieux équipée pour faire face aux incertitudes du futur.
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