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Beaucoup d’employés travaillent toujours de la maison, et y travailleront toujours dans un avenir prévisible. Pour certaines entreprises, le télétravail est un mode de vie. Pour d’autres, en particulier celles dont le modèle d’affaire est principalement ancré dans le travail de bureau, le changement vers une augmentation du télétravail peut entraîner la question suivante :
Comment puis-je savoir si mes employés en télétravail, travaillent?
La réponse courte est : si le travail est fait, c’est qu’ils travaillent, non?
Toutefois, nous pouvons examiner la question un peu plus en détail pour mieux comprendre.

Qui sont vos employés en télétravail? Pourquoi travaillent-ils de la maison?

La technologie d’aujourd’hui rend le télétravail non seulement possible, mais simple. C’est pourquoi la pratique est si courante. Il y a de nombreuses raisons de choisir d’autoriser soit quelques employés à distance ou une main-d’œuvre complète à distance :
Éliminer l’encombrement au bureau.
Engager des gens talentueux sans se soucier de leur emplacement.
Permettre aux employés de continuer à contribuer alors qu’ils s’occupent d’une situation personnelle (plutôt que de s’absenter ou, pire encore, de quitter l’entreprise pour de bon).
Se préparer ou répondre à une situation locale inattendue qui perturbe l’accès au bureau.
Améliorer la satisfaction des employés en l’offrant comme un avantage de l’entreprise.
La raison qui vous pousse à offrir le télétravail peut aussi répondre aux questions suivantes : qui sont vos employés à distance, et avec quelle efficacité travaillent-ils dans un environnement de télétravail?
Au final, que vos employés travaillent de chez eux ou du bureau, vous les avez engagés pour être un membre productif et utile de votre équipe.

Les trois clés du télétravail productif

Il existe trois clés pour garder vos employés productifs lorsqu’ils travaillent, peu importe où ils travaillent. Voici ce dont ils ont besoin :
Les outils et la technologie pour achever leurs tâches. Ceux-ci comprennent habituellement des ressources liées aux TI, quoique certains employés préfèrent du papier et un crayon pour certaines tâches.
L’accès à tous les documents et les fichiers nécessaires. Les employés doivent avoir accès à tous les documents et les fichiers dont ils ont besoin pour faire leur travail. Pour des applications qui se trouvent dans votre réseau d’entreprise, un accès à un réseau privé virtuel (RPV) est nécessaire. Les applications en nuage contournent cet élément puisqu’elles ne nécessitent qu’une connexion Internet.
La capacité de collaborer avec les autres. Les outils de collaboration rassemblent les gens à travers les applications en nuage ou les outils en ligne spécifiques à un projet.
En général, ces applications comprennent des fonctions de rapport approfondies. Un type de rapport, l’activité des utilisateurs, peut vous montrer quand et comment vos employés utilisent l’application, ce qui peut vous éclairer sur des façons d’appuyer et d’encourager la productivité de votre équipe.

Stimulez la productivité de votre équipe en comprenant de quelle façon elle collabore

La collaboration aide les gens à être actifs et à travailler. Les outils de collaboration aident les gens à travailler ensemble.
Bien sûr, plusieurs tâches nécessitent qu’une personne se concentre et travaille seule. Toutefois, les étapes précédentes et suivantes impliquent une équipe. Peut-être que le projet doit être approuvé. C’est peut-être même une présentation. Peu importe la suite, le travail (que ce soit pour les employés au bureau ou à la maison) circule entre les personnes et les efforts d’équipe.
Heureusement, des outils sont mis à votre disposition pour faciliter ces tâches. Par exemple :
Un système de gestion des documents en nuage centralise les documents dans un genre de classeur électronique. Puisque le logiciel est en nuage, votre équipe peut accéder à vos documents et participer à des procédés de flux de travaux prédéterminés de partout.
Des tableaux blancs interactifs (TBI) et des écrans d’affichages plats interactifs (IFPD) conçus par des logiciels de collaboration font en sorte que des équipes peuvent interagir comme s’ils étaient au même endroit pour des séances remue-méninges, des présentations, et plus encore.
Des plateformes de collaboration comme Microsoft Teams® permettent à vos employés de discuter en groupe ou en privé, de s’appeler, ou de tenir une réunion vidéo, et ce, peu importe où ils sont.
Vous n’avez peut-être besoin que d’une de ces solutions. Peut-être en avez-vous besoin de plus. Plusieurs entreprises trouvent qu’une combinaison de solutions fournit tous les outils nécessaires pour être productifs.
Toutes les technologies ci-dessus offrent des rapports d’utilisation et d’activité des utilisateurs. Il existe plusieurs façons d’utiliser ces données. Une des façons est de les utiliser pour découvrir des façons d’appuyer et d’encourager vos employés, ainsi que d’identifier les occasions de stimuler leur productivité.
Un des outils que nous utilisons et que nous vous recommandons (et qui offre de très bons rapports) est Microsoft Teams®.

Les rapports de Microsoft Teams®

Microsoft Teams® fait partie de Microsoft 365™. L’application offre des fonctions d’appel, de discussion et de vidéoconférence. Lorsque vous créez et mettez en place votre équipe, vous pouvez avoir une boîte courriel partagée Exchange™, et le site et la bibliothèque de documents SharePoint™ en étendent la fonctionnalité.
Un des plus grands avantages des rapports est la façon dont ils mesurent l’activité même lorsqu’un utilisateur est déconnecté ou qu’il a une connexion Internet instable.
Microsoft Teams® vous offre deux rapports d’activité : l’activité d’utilisateur et l’utilisation d’appareil.
Le rapport d’activité d’utilisateur vous dit de quelle façon votre équipe utilise Teams.
Le rapport d’utilisation d’appareil vous montre de quelles façons votre équipe se connecte à Teams, que ce soit avec leur ordinateur ou leur téléphone.
Avec le rapport d’activité des utilisateurs, vous pouvez évaluer la productivité et la collaboration. Si vous voulez mesurer l’activité de votre équipe à distance, et au sein de la politique de confidentialité de votre entreprise, vous pouvez aussi observer l’activité de chaque utilisateur. Le but de cette information est de responsabiliser les employés en développant une compréhension de l’engagement pour simplifier le flux de travaux et la collaboration.

Il s’agit d’un tout nouveau monde du travail. Depuis plus de 80 ans, nous imaginons le changement. Aujourd’hui, cela comprend d’aider nos clients à permettre le télétravail, à maintenir la continuité des affaires et à créer des milieux de travail sécuritaires et intelligents. Consultez Les artisans du changement Ricoh pour en apprendre davantage.