Si votre horaire est chargé de réunions, vous ne serez pas surpris d’apprendre que nous gaspillons en moyenne 9 minutes à s’installer au début de chaque conférence téléphonique.
Puis, nous passons 6 autres minutes à gérer des problèmes au cours de l’appel[i].
Beaucoup de ces inefficacités découlent de technologie peu pratique. Par exemple, une personne qui se joint à l’appel pourrait avoir des problèmes de son ou d’image. Votre présentateur pourrait également avoir de la difficulté à faire fonctionner ses diapositives.
Ces inefficacités coûtent à l’économie canadienne environ 20 milliards de dollars chaque année[ii].
De récents articles de magazine vantent l’idée d’économiser 5 minutes lors de toutes les réunions. Même si cela peut vous rendre un peu plus efficace et rentable au fil du temps, cela ne fera pas progresser l’engagement des employés, qui est l’ingrédient clé du changement de toute culture.
Économiser 15 minutes lors de chaque réunion? Ça, c’est du sérieux.

 

En quoi vos outils de collaboration nuisent-ils à votre productivité (et vous font perdre du temps)?

Lorsque votre équipe assiste à des réunions, elle peut utiliser des outils comme des tableaux blancs et des tableaux à feuilles traditionnels pour lancer des idées. Même si ces outils sont censés rendre la collaboration plus simple, en fait ils entravent votre productivité tout en affectant gravement l’engagement des employés.
Voici comment…
1. Vous ne pouvez pas partager facilement aux autres ce que vous écrivez sur un tableau à feuilles ou un tableau blanc. Les participants doivent prendre des photos des notes s’ils veulent les consulter plus tard. Toutefois, si le texte sur le tableau à feuilles n’est pas lisible ou le tableau blanc manque d’éclat, ils n’obtiendront pas une bonne photo.
2. Aussi, les gens qui participent aux réunions à distance ne peuvent voir ce qu’il y a sur votre tableau blanc. Cela affecte leur capacité de collaborer et de partager des idées. Ils doivent également demander à un autre participant de leur envoyer leurs notes, lesquelles ils pourraient ne pas recevoir avant plusieurs heures ou jours après la réunion. Si l’écriture du présentateur est illisible, les participants n’admettront pas nécessairement qu’ils ne sont pas capables de la lire (surtout si le présentateur est leur patron). Certains employés vont choisir de laisser passer de l’information importante plutôt que de dire à leur patron qu’il écrit en pattes de mouche.
3. Finalement, si quelqu’un souhaite partager du contenu se trouvant sur son ordinateur, il doit le connecter à un projecteur, puis à un écran. Pire encore, les participants devront tous se rendre à l’ordinateur pour voir l’information. Encore une fois, les participants à distance sont mis de côté.

Qu’est-ce qu’un tableau blanc interactif et comme facilite-t-il la collaboration?

Le remplacement de vos outils inefficaces par un écran d’affichage plat interactif (IFPD) peut améliorer la collaboration et la productivité de votre équipe, ce qui mène à apporter des revenus à votre entreprise.
Un IFPD, parfois appelé un tableau intelligent ou un tableau blanc interactif, est un grand écran électronique avec lequel les participants peuvent interagir de la même façon qu’avec un ordinateur ou un appareil mobile. Ils peuvent voir du contenu Web, partager des fichiers ou faire fonctionner des logiciels directement à partir de l’IFPD.
Au cours des réunions, ils peuvent écrire sur l’écran et annoter leurs notes en utilisant un stylo spécial.
Avec un IFPD, vous pouvez :
• Vous débarrasser de l’encombrant téléphone au milieu de votre table de réunion. Les IFPD ont des écrans de communication unifiée (CU) intégrée qui se connectent à Skype. Cela permet aux participants extérieurs de voir tout ce qui se passe en temps réel : qui est dans la pièce et ce qui est présenté à l’écran.
• Connecter votre ordinateur ou votre téléphone intelligent à un IFPD et faire la présentation à partir de celui-ci. Plus besoin de se rassembler autour d’un petit écran ou de connecter votre ordinateur à un projecteur lorsque vous voulez partager de l’information.
• Utiliser l’IFPD comme un ordinateur et présenter d’un logiciel spécialisé pour l’industrie. Par exemple, vous pouvez partager des dessins AutoCAD, des fichiers Office ou presque n’importe quel fichier que vous avez besoin de présenter lors d’une réunion. Les participants peuvent annoter ces fichiers à l’écran et imprimer toute modification.
• Configurer votre IFPD afin d’automatiquement saisir et partager des données. Les participants n’auront pas besoin de prendre l’écran en photo, puisque l’IFPD leur enverra automatiquement des fichiers PDF des notes après la réunion. Maintenant, les participants peuvent se concentrer sur la collaboration, pas sur la prise de notes.
• Avoir l’air plus professionnels aux yeux des invités et des participants aux réunions qui visitent votre bureau. Avec le bon logiciel, la participation à distance aux réunions est simple pour les participants.
Dans un avenir assez proche, les IFPD enregistreront et transcriront automatiquement les réunions. Ils intégreront également des haut-parleurs annulant le bruit ambiant et des caméras montrant l’ensemble de la salle.
Alors que les IFPD éliminent la perte de temps et les problèmes techniques qui troublent le début des réunions, ils peuvent aussi réduire votre temps de préparation, puisque vous n’aurez pas besoin de penser comment vous aller partager les fichiers de votre ordinateur ou de votre appareil mobile, vous pouvez le faire de façon impromptue.
Finalement, ils vous permettent d’économiser du temps après les réunions en envoyant automatiquement aux participants des notes et des points importants à la fin de la réunion.

Répondez à ces cinq questions pour convaincre les parties prenantes d’utiliser les tableaux blancs interactifs

Même si un IFPD offre plusieurs avantages, vous aurez probablement à répondre à des questions si vous décidez d’en installer un. Voici les cinq principales questions que vos parties prenantes poseront :
1. Les IFPD ne sont-ils pas pour les écoles? Pourquoi devrions-nous en utiliser un?
Beaucoup de personnes associent les IFPD avec les salles de classe ou l’apprentissage électronique. Cependant, l’utilisation commerciale de ces IFPD devrait bondir, alors que le marché mondial des tableaux blancs interactifs augmentera à 2,31 milliards de dollars américains d’ici 2025. Cela représente un taux de croissance annuel de 6,1 % au cours de la période visée .
Les entreprises canadiennes utilisent des technologies numériques, comme les IFPD, pour moderniser et transformer leur culture. De nombreuses entreprises s’éloignent des cubicules pour des espaces ouverts et flexibles qui encouragent la collaboration.
En réalité, un des premiers éléments que le directeur des systèmes informatiques canadien de l’année 2018, Mark Saunders, a fait lorsqu’il a commencé son poste chez Sun Life a été de rénover l’espace de bureau. Il savait qu’un espace moderne plus numérique emballerait les employés à propos de la mission de Sun Life et « créerait un environnement de travail qui s’harmoniserait mieux au type d’organisation que j’aimerais bâtir ».
Les IFPD appuient l’espace de travail moderne et numérique. Ils permettent aux équipes qui sont séparées par la distance (qu’ils soient sur différents étages ou dans différents pays) de collaborer facilement. Par exemple, les équipes de recherche et de développement peuvent développer des produits avec des partenaires qui sont situés aux quatre coins de la planète. Les concepteurs peuvent réduire les révisions en manipulant leurs conceptions à l’écran. Les cadres peuvent voir tout ce qui se passe dans une salle de réunion, même s’ils participent à distance. Les possibilités sont illimitées.
2. Notre personnel non technique peut-il utiliser cette technologie sans aucune difficulté?
Une autre raison pour laquelle plus d’entreprises installent des IFPD est que la technologie est devenue beaucoup plus facile à utiliser. Dans le passé, les IFPD avaient une longue courbe d’apprentissage. Maintenant, si quelqu’un peut utiliser un ordinateur portable ou une tablette, il peut aussi utiliser un IFPD. En fait, les personnes âgées dans les centres utilisent des IFPD pour jouer à Candy Crush!
Bien que les IFPD sont extrêmement conviviaux, vous pouvez prendre d’autres mesures pour augmenter l’adoption des employés. Une séance de dîner-conférence est une bonne manière de former les employés à propos du nouveau système. Vous pouvez également installer un IFPD et laisser les employés le manipuler avant la réunion en tant que telle afin d’éliminer le côté intimidant. De cette façon, ils seront à l’aise avec la technologie bien avant qu’ils aient besoin de travailler avec un devant un groupe.
Voulez-vous des conseils pour convaincre votre organisation d’effectuer une transformation numérique? Consultez le guide des directeurs des systèmes informatiques pour réduire les coûts d’exploitation et améliorer la productivité des employés.
3. Est-ce simple de faire fonctionner un IFPD? Combien de temps les TI doivent-ils passer sur cette tâche?
En général, cela prend quelques heures à installer un IFPD. Votre équipe TI devra lui donner une adresse IP afin qu’il puisse se connecter à votre réseau. Elle devra également gérer quelques considérations de sécurité.
Vous pouvez faciliter le processus d’installation en choisissant un fournisseur d’IFPD qui offre du soutien technique en direct. Recherchez un partenaire qui fournit une variété d’options de soutien sur demande : du vidéo au clavardage. Il devrait offrir du soutien directement à partir de l’IFPD. De cette façon, vous n’aurez pas besoin de diriger votre bureau ou d’ouvrir un autre appareil si vous avez une question.
4. Les IFPD sont-ils sécuritaires?
Un IFPD est beaucoup plus sécuritaire qu’un tableau blanc traditionnel ou un tableau à feuilles et votre équipe des opérations des TI ira bien.
Quelqu’un peut écrire des informations confidentielles sur un tableau à feuilles ou un tableau blanc traditionnel et le laisser dans une salle de réunion où tout le monde pourrait le voir. Cependant, les utilisateurs ont besoin de droits d’accès pour se connecter à un IFPD.
Étant donné que votre IFPD se connecte à votre réseau, votre équipe des TI peut y appliquer des contrôles de sécurité. Les IFPD offrent également des fonctions de sécurité intégrées. Recherchez un IFPD qui fait les choses suivantes :
• Minimiser les risques de virus, les logiciels malveillants et l’informatique de l’ombre en empêchant les utilisateurs d’installer des logiciels.
• Vous permettre de contrôler qui peut configurer ses paramètres et faire des modifications logicielles.
• Protéger par mot de passe des fichiers qui sont partagés à l’intérieur et à l’extérieur de votre réseau.
• Restreindre l’accès aux utilisateurs de votre réseau.
5. Comment préparons-nous nos salles de réunion pour cette technologie?
Les IFPD encouragent un espace de travail numérique et collaboratif. Cela signifie que vous n’avez pas besoin d’une immense table de conférence au milieu de la salle. Vos équipes peuvent plutôt se réunir autour d’un IFPD pour collaborer et effectuer des séances de remue-méninges.
Puisque les IFPD soutiennent les réunions vidéo, il y a quelques étapes que vous devez faire pour que l’éclairage et l’acoustique de la pièce soit prêt pour une vidéo. Cependant, vous n’avez pas besoin de mettre un fardeau sur votre équipe des TI avec cette tâche. Votre fournisseur d’IFPD peut envoyer un spécialiste audiovisuel à votre bureau pour régler tout pour vous.

L’espace de travail de l’avenir est arrivé : êtes-vous prêt?

Frost & Sullivan prévoient que d’ici 2025, le monde comptera au moins 3,7 milliards de téléphones intelligents, 700 millions de tablettes et 60 millions de plateformes de communications et de collaboration unifiées.[v] L’explosion des appareils de communication changera pour toujours notre manière de travailler, et de l’endroit où nous travaillons. De plus en plus de personnes avec lesquelles vous collaborerez sur une base quotidienne seront situées dans des bureaux ou des villes aux quatre coins de la planète (si ce n’est pas déjà le cas!).
Les outils, comme des IFPD, facilitent la collaboration avec des collègues qui sont près ou qui sont loin. Non seulement ils rapprochent les équipes locales et mondiales, ils éliminent également la perte de temps et augmentent votre productivité.
Ce livre blanc de Ricoh se penche sur la façon dont l’avenir de la communication au travail est appelé à devenir une passerelle vers l’autonomisation numérique des sociétés intelligentes dans l’optique des mégatendances technologiques et sociodémographiques des années à venir.
Téléchargez dès maintenant : « Redéfinir la communication au travail : Tendances en matière de technologie et de convergence sociodémographique qui entraînent l’évolution du milieu de travail » de Frost & Sullivan.

 

[i] ZDNet: How much time do we waste on conference calls? 14 mars 2018
[ii] Wiele, Bob: The Cost of Bad Meetings
[iii] BusinessWire: The Interactive Whiteboards Market to 2025: Global Analysis by Technology, Projection Technique, Application and Form Factor – ResearchAndMarkets.com, 2 novembre 2018
[iv] IT World Canada: 5 Lessons from New Technology Leaders: Mark Saunders, Sun Life, 7 novembre 2018
[v] Frost & Sullivan: A market potential of USD $731B in connected living by 2020; 15 mai 2014