Chaque jour, que ce soit à la maison, sur la route ou au travail, nous sommes bombardés par la quantité de données qui nous est transmise. Au travail, les organisations qui sont en mesure de donner à leurs employés l’accès à l’information dont ils ont besoin — quand ils en ont besoin et sous la forme qui leur convient — sont celles qui, avec le temps, assureront le bonheur et la réussite de leur personnel.
Pourtant, ces changements n’ont donné lieu qu’à peu ou pas de progrès dans la salle de courrier, où les processus traditionnels peuvent être laborieux et dépendent des employés travaillant à un endroit désigné, sans compter qu’ils exigent beaucoup de temps et de personnel et sont sujets à l’erreur humaine. L’ouverture du courrier, le tri du courrier, la saisie des données et la distribution du courrier devraient prendre le moins de temps possible, mais ce n’est généralement pas le cas.

Dans certains cas, les employés doivent répondre à leur courrier avant une certaine date pour des raisons de conformité ou pour payer une facture à temps. Cette situation est difficile pour les employés qui voyagent ou travaillent à distance.

 



Le courrier escargot et les travailleurs à distance

On estime que d’ici 2020, 50 % de la main-d’œuvre travaillera à partir d’emplacements non traditionnels¹. La plupart des organisations canadiennes ont plusieurs bureaux au pays et, dans certains cas, à l’étranger. Beaucoup ont des bureaux à plusieurs bâtiments, tandis que d’autres sont dotées de cubicules et de bureaux partagés qui sont occupés par différentes personnes chaque jour. Pensez alors à cette tendance à réduire les superficies en pieds carrés coûteuses tout en augmentant les espaces partagés — même si le taux d’inoccupation des bureaux au Canada continue de diminuer² — et à ce que cela signifie pour la livraison du courrier essentiel.

Que se passe-t-il si vous vous rendez à votre bureau à Toronto, mais que votre courrier est livré chez vous, à Calgary? Ou encore, votre courrier est livré dans un espace partagé où vous ne travaillez plus. Est-il perdu? Est-ce qu’il reste là pendant des jours? Ou se retrouve-t-il entre de mauvaises mains?

Ce qui est encore plus inquiétant, ce sont les cas où vous devez répondre à votre courrier avant une certaine date, mais que vous ne serez pas de retour à votre bureau à domicile avant cette date limite ou pire encore, que vous n’avez jamais reçu ce courrier important. Certains envois postaux qui contiennent des renseignements personnels ou confidentiels doivent être déchiquetés pour réduire les risques de vol d’identité. Outre les risques évidents pour la sécurité, il y a des coûts supplémentaires liés à cette situation : perte de temps, perte de revenus et occasions manquées.

Il existe un meilleur moyen : rationaliser la gestion de votre salle de courrier

Grâce à un service de courrier intelligent, vous pouvez avoir une vue d’ensemble du parcours du courrier de votre entreprise, ce qui constitue la première étape pour améliorer vos processus de courrier entrant. Au fur et à mesure que le courrier circule dans votre organisation, vous pouvez collecter des données et utiliser des analyses qui aident à définir le trajet et l’efficacité du cheminement du courrier. En fait, vous pouvez collecter des données et des analyses à chaque étape du cheminement de votre courrier. Cela vous permettra de savoir qui regarde son courrier et, éventuellement, ce qui se passe avec celui-ci. Avec ces connaissances, vous pouvez commencer à réduire les coûts associés au courrier non désiré, mal distribué ou perdu, ainsi que l’utilisation de l’espace qui y est associée.

 

Jetez un coup d’œil à cette infographie qui illustre plus clairement le processus 

 

Grâce à la solution de livraison intelligente de Ricoh, tout le courrier entrant est numérisé au premier passage, ce qui permet au destinataire de décider comment il veut que son courrier soit livré — numérisé et livré sous forme d’image, recyclé, ou livré sous forme de courrier physique. Les employés sont avisés par courriel qu’ils ont reçu du courrier, puis décident de la meilleure façon de procéder. Ainsi, vos employés peuvent désormais accéder à leur courrier en tout temps à partir de leur appareil mobile de la même façon qu’ils peuvent accéder à d’autres informations cruciales.


Si vous vous rendez à l’événement IFMA World Workplace en octobre prochain à Charlotte, en Caroline du Nord, n’hésitez pas à passer dire bonjour à notre équipe sympathique au kiosque de Ricoh (no 318) pour vous renseigner auprès des experts en livraison intelligente ainsi que d’en apprendre davantage au sujet des solutions numériques en milieu de travail.

Découvrez comment Ricoh peut vous aider à rendre votre milieu de travail numérique plus dynamique en rationalisant la gestion de votre courrier entrant. Depuis plus de 80 ans, Ricoh aide les entreprises de toutes tailles non seulement à imaginer le changement, mais aussi à le réaliser.

 

1 « By 2020, 50% of Workforce Will Be Remote. Here’s how.  » 
SectorWatch, MarketWatch, 19 April 2017. http://marketwatch.com/video/sectorwatch/by-2020-50-of-workforce-will-be-remote-here-how/EC18E212-D8F5-493E-9602-7E5E5D980ABD .html

2 JLL Canada Office Outlook – Q2 2018 – http://www.jll.ca/canada/en-ca/research/678/can-office-outlook-q2-2018-jll