Même si cela peut sembler ennuyeux, la gestion des dossiers est une partie cruciale de toute entreprise. Ne pas bien faire les choses peut coûter beaucoup d’argent en termes de perte de productivité, de problèmes de conformité, d’exposition à la responsabilité ou de poursuites judiciaires et d’atteintes à la sécurité. Heureusement, la gestion des dossiers s’est considérablement améliorée depuis l’époque du stylo et du papier.
Idéalement, la stratégie de gestion des dossiers de votre entreprise organisera l’information de façon à ce qu’elle soit en temps opportun, exacte, accessible et complète. Bien que cela puisse être difficile à gérer, il y a des partenaires qui travaillent avec des programmes de gestion des dossiers ou des plateformes d’entreprise — et dans le climat actuel de responsabilité, ils sont devenus une dépense presque nécessaire.
Vous n’êtes pas convaincu? Voici trois raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas améliorer le système de gestion des dossiers de votre entreprise :
L’efficacité est la clé
Le déménagement des dossiers hors site permet de libérer de l’espace, d’accroître la productivité des employés et d’aider votre entreprise à réaliser de plus grandes économies. Envisagez d’automatiser la gestion de vos dossiers le plus tôt possible et, si vous ne savez pas vers qui vous tourner, songez à vous tourner vers un partenaire de bonne réputation qui peut vous aider et vous guider.
Respecter les règles du jeu
Lorsqu’il s’agit de règles de tenue des dossiers, les lois peuvent créer d’importants problèmes de conformité pour les entreprises — surtout si leurs dossiers sont difficiles à localiser ou à déchiffrer. Il en va de même pour les risques de litige; si votre programme de gestion des dossiers n’est pas cohérent et rigoureux, votre entreprise est vulnérable aux conséquences juridiques. Cela devient un défi si votre entreprise fait des affaires à l’étranger. En tant qu’entreprise canadienne, les règlements auxquels votre entreprise peut être assujettie en Asie peuvent n’être qu’une note de bas de page dans I’Union européenne, ou vice versa.
La mauvaise gestion des dossiers et des documents est le facteur clé qui contribue aux problèmes de conformité et de réglementation. Épargnez-vous tout cela en mettant en œuvre une stratégie de gestion des dossiers qui tient compte des lois et des règlements dès le départ.
Améliorer votre mémoire institutionnelle
Avec toutes ces nouvelles technologies qui prennent d’assaut le milieu de travail, ainsi que le roulement de personnel imminent et massif qui se produira lorsque les baby-boomers commenceront à prendre leur retraite, notre mémoire institutionnelle est en péril. Chaque jour, votre entreprise crée des dossiers qui alimenteront la planification et la prise de décisions à l’avenir. Les dossiers antérieurs peuvent guider efficacement les nouveaux employés — si ces dossiers ont été bien gérés. Ne laissez pas le dur labeur du passé se perdre dans la foulée. Consacrer du temps dès maintenant pour indexer correctement vos informations et vos dossiers peut s’avérer payant en fin de compte.
