Simplifier le travail entre les services

Unlike other solution providers, we are very familiar with the education sector in Canada. When teachers use Ricoh’s tools, they can be sure they will work the way they should. We also provide full support if problems arise.

Post-secondary institutions have many facilities and divisions. These organizations could have radically different document and file management systems, which makes collaboration very difficult and time consuming. These issues are affecting staff, students and the overall vision of the institution.

Without a digital document management system, working in silos can create many problems:

• Employees have to run everywhere to transfer paper documents to different departments. Usually, employees are very busy and being forced to go to different departments takes away their valuable time. Because of their busy schedules, files may not be transferred on time, which could have significant consequences, such as the lack of a timeline for a grant.
• Paper files are susceptible to damage and may be lost in transit. If errors occur, the entire process must be repeated to correct them.
• The IT department must spend time creating solutions so that different systems can interact. The different systems can be designed in completely different protocols and programming languages, and the task of creating these solutions can be very difficult or, in some cases, impossible.
• During the process of transferring documents from one silo to another, some problems may occur. For example, there could be differences in style in the way documents are produced in different systems, causing unnecessary confusion and hassle.
• Institutions want to distribute information across multiple departments on such topics as the general strategic goals of the university. Without a digital system, it may be difficult to distribute this information and it could have serious consequences. In addition, universities may wish to advise students of new regulations or upcoming events, and this may not be possible, which would be detrimental to student experience and could potentially result in legal consequences.
• Il se peut que le personnel veuille trouver un certain document et ne soit pas capable en raison de l’absence d’un système de recherche et de récupération uniforme. Un document essentiel pourrait être sauvegardé dans un autre service, alors il pourrait être difficile pour un autre chercheur de le trouver. Selon la nature du document en particulier, cela pourrait entraîner des conséquences juridiques, la perte de revenus et la perte de confiance de la part des étudiants et du personnel.

Ricoh a travaillé avec de nombreux établissements postsecondaires et a constaté ces problèmes directement. Il y a des pertes tangibles liées à l’argent et le temps, mais il s’agit des pertes intangibles qui sont encore plus nuisibles : perte de la confiance des étudiants, les relations brisées entre les membres du corps enseignant et le manque de collaboration véritable. À long terme, ces facteurs peuvent contribuer à la fermeture d’établissements.

Cependant, il y a un autre moyen. Ricoh a observé ces problèmes dans des établissements à l’échelle du Canada, mais nous avons élaboré des solutions pour les résoudre.

L’expertise de Ricoh peut vous aider

Notre système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) primé favorise la collaboration simplifiée entre différents membres du corps professoral et crée un environnement de confiance accrue. Tous les documents peuvent être stockés dans un système numérique hautement sécuritaire, éliminant ainsi le risque de perte ou de dommage. Nos systèmes sont complets et peuvent s’intégrer aux autres. Nous pouvons donc concevoir notre système pour qu’il s’intègre à l’équipement et aux logiciels existants, tout en nous assurant que l’information est accessible à tous ceux qui en ont besoin. Plutôt que de courir partout pour trouver des documents, les employés peuvent trouver ce dont ils ont besoin avec seulement quelques frappes. Les membres de l’équipe peuvent également consulter la même version d’un document en même temps, éliminant la duplication inutile et les problèmes possibles de contrôle des versions. L’expérience est donc plus harmonieuse pour tous les gens impliqués.

Contrairement à d’autres fournisseurs de logiciels, Ricoh fournit une solution véritablement complète. En plus de fournir notre technologie de classe mondiale, nous fournissons nos services de numérisation et de consultation d’affaires. Il s’agit de la raison pour laquelle nous sommes le plus important revendeur à valeur ajoutée de la solution logicielle Laserfiche. 

Afin qu’une organisation puisse croître, elle doit attirer l’attention des étudiants et de futurs membres du corps professoral. La collaboration entre les services est essentielle pour les établissements d’enseignement supérieur. On fait souvent de belles découvertes pendant les moments de collaboration. S’il n’y a pas de bonnes relations entre les membres du corps professoral des différents services, les belles découvertes sont plutôt rares.

Let Ricoh help you make these discoveries, attract the best students and move your business to the next level!

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