À mesure que le nombre de télétravailleurs augmente, le bureau devient-il un vestige d’une époque révolue?

Qu’ont en commun votre lit, le café-restaurant du coin, le centre de conditionnement physique et votre salon? Aujourd’hui, ce sont tous des bureaux.

Certes, ils n’ont peut-être pas de copieurs, de fontaines ou de collègues en train de brûler du maïs à éclater dans le four à micro-ondes. Mais avec l’introduction de nouvelles technologies permettant l’accès continu à l’information essentielle, la main-d’œuvre actuelle travaille de plus en plus à distance. D’ailleurs, une étude récente a révélé que d’ici l’an 2020, près des trois quarts du marché du travail seront constitués de télétravailleurs – soit un gain de quelque 10 millions de travailleurs dans les quatre prochaines années.

Y a-t-il un avenir pour le bureau?

Il faut commencer par aborder l’évidence qui s’impose : le principe du bureau serait-il un concept désuet?

On en aurait peut-être l’impression à première vue, compte tenu de ce déplacement vers le travail à distance. En effet, l’idée de travailler de votre chambre, plutôt que dans une disposition en cubicules, peut sembler attrayante. Cela n’a pourtant pas rendu désuète l’idée du bureau – seulement les anciennes conceptions de ce que le milieu de travail moderne *devrait* être.

Le bureau moderne d’aujourd’hui ne ressemble aucunement à celui d’il y a dix ans. Les postes de travail modulaires ont fait place à des conceptions ouvertes. Nombre d’entreprises ont commencé à offrir des avantages comme des repas gratuits, une garderie sur place, et des abonnements à un centre de conditionnement physique, entre autres, non seulement afin d’attirer le meilleur talent, mais également pour rendre l’environnement de bureau plus dynamique et agréable pour les travailleurs. Il s’agit d’une campagne visant à transformer le bureau en environnement collaboratif tout en démontrant sa valeur dans cette ère de mobilité.

Cela a toutefois provoqué des tensions.

Une conception plus ouverte pourrait bien stimuler la collaboration, mais elle s’avère également une entrave à la vie privée. Comment peut-on partager l’espace tout en travaillant sans être dérangé, parler au téléphone sans être écouté, ou envoyer des courriels sans avoir l’impression qu’on regarde par-dessus votre épaule? Et qu’en est-il des problèmes qui touchent tous les bureaux – l’utilisation optimale de l’espace disponible, la réduction des coûts de base comme le loyer et l’électricité, et la création d’un environnement qui permet à vos employés de travailler de la façon la plus productive et efficace?

La résolution de ces problèmes commence par un seul mot : mesure.

Qu’est-ce qui nous attend?

Dans une ère de mégadonnées, il ne faut guère s’étonner que les décisions guidées par les données aident maintenant les entreprises à utiliser au mieux l’espace à leur disposition. À titre d’exemple, avec le logiciel de gestion des installations et des espaces de travail, des capteurs peuvent désormais être fixés aux chaises dans les salles de conférence afin de mesurer la fréquence à laquelle ces salles sont utilisées et par combien de personnes.
Ces données peuvent aider votre organisation à prendre des décisions éclairées quant aux flux de travaux et à l’immobilier. En regardant six mois de données, vous pourriez constater des zones à volume élevé qui languissent souvent pendant les périodes de pointe, ou des salles de conférence qui sont toujours utilisées. Cela vaudrait peut-être la peine d’examiner vos pratiques d’affaires de base à ces endroits afin de mieux comprendre l’utilisation particulière des espaces. Pouvez-vous envisager diverses procédures pour réduire le volume de personnes utilisant une salle? Y a-t-il d’autres moyens de réacheminer le trafic vers d’autres endroits moins fréquentés dans votre espace de travail?
À l’inverse, que feriez-vous si l’une de vos salles de conférence n’était utilisée que pendant 15 à 20 % du jour de travail? Ou si vous aviez des rangées de postes de travail modulaires inoccupés, abandonnés par vos employés devenus télétravailleurs? Dans ce cas, il pourrait s’avérer payant d’envisager la réaffectation de cet espace à d’autres fins, voire le sous-louer à quelqu’un d’autre pour aider à réduire vos dépenses.

 

La transformation des espaces

À mesure que cette transformation mobile se poursuit, nous verrons de plus en plus d’entreprises qui réduisent et qui réaffectent leur espace pour tenter de condenser autant que possible cet endroit peu utilisé.
En même temps, nous voyons très peu d’entreprises établies qui éliminent complètement leur emplacement physique. Bien que cette transformation soit peut-être encore à venir, il ne faut pas négliger la valeur qu’apporte le bureau physique à la plupart des organisations. Un emplacement central pour les réunions muni des outils et de la technologie nécessaires pour travailler de façon efficace et productive peut se révéler d’une utilité inestimable. On aura toujours besoin de la communication directe, en personne, peu importe les progrès des technologies collaboratives.
Les organisations qui cherchent à modifier leurs espaces de travail auraient intérêt à examiner ce que montrent les données et à planifier ces changements avec un partenaire fiable et chevronné comme Ricoh qui peut vous aider à utiliser aux mieux votre espace.
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