Par : Angelica Reyes
Nombreuses sont les organisations qui ont adopté de manière permanente le milieu de travail hybride. Cette transition apporte son lot de défis et de complications uniques dans la rétention et la conservation des renseignements stockés électroniquement (RSE).
Dans un milieu de travail hybride, les employés ont accès aux données et en produisent à partir de plusieurs terminaux situés hors du périmètre sécurisé des bureaux. Ils peuvent utiliser leurs appareils personnels, des appareils partagés, ou encore des applications qui ne sont pas approuvées ou gérées par les services de technologie de l’information (TI), ce à quoi l’on réfère comme « l’informatique de l’ombre ». En plus d’exposer l’organisation à de possibles menaces de cybersécurité, cette situation accentue le risque de perdre, de détruire ou d’altérer des renseignements cruciaux qui devraient être conservés.
L’absence d’une solide stratégie de protection des données et de directives de conservation strictes engendre un fort risque de destruction. De plus, lorsque des preuves numériques qui auraient dû être préservées sont détruites ou sont perdues et ne peuvent être restaurées, des sanctions juridiques et problèmes de conformité peuvent s’ensuivre.
Compte tenu de ces défis, et des autres, que peuvent faire les organisations pour préserver et conserver les données de manière sécuritaire et efficace dans un milieu de travail hybride?

Comprendre d’où viennent vos données 

Envisagez d’effectuer une révision régulièrement des systèmes et des applications utilisés par le personnel de votre organisation, mais également des différents formats de données créées et stockées. Ce faisant, vous gardez une trace précieuse de la collecte, de l’utilisation, du stockage et du partage des données au sein de votre organisation, laquelle deviendra une ressource utile quand vous en aurez besoin. Cela établit également les fondations pour bâtir une stratégie de protection des données et des directives de conservation qui réduiront les risques légaux et les risques liés à la sécurité de votre organisation.
Comprendre davantage les technologies et les systèmes utilisés au sein de votre organisation vous permet également de cibler les aspects à améliorer pour mieux soutenir votre main-d’œuvre hybride et, ainsi, d’être proactifs dans l’adoption de nouvelles technologies de communication et de collaboration pour répondre à son besoin. Ainsi, vous pouvez réduire l’utilisation d’applications et d’appareils non autorisés et mettre en place des contrôles de sécurité pour vous assurer que votre organisation respecte les attentes de conformité et de réglementation des données.

Réfléchir à la rétention des données dans les plateformes de messagerie numérique

L’utilisation des plateformes de messagerie numérique au travail présente des défis en matière de rétention des données, surtout pour les plateformes qui sont dotées de paramètres de suppression automatique des données. Assurer la bonne compréhension, au sein de votre organisation, du stockage et de la rétention des données, ainsi que l’accès à ces données dans ces applications est un autre élément essentiel dans la prévention de la destruction. De plus, quand il est question de démissions d’employés, les entreprises doivent être proactives dans l’établissement rapide de protocoles et dans la préservation efficace des données des employés si elles sont requises à des fins d’enquête.

Rétention des données et stratégie de sauvegarde dans les applications nuagicielles

Dans le cas des applications et des plateformes nuagicielles, la préservation efficace des preuves numériques nécessite une compréhension profonde de leurs politiques de rétention intégrées pour la préservation de la preuve.
Par exemple, un abonné de Microsoft 365 (M365) peut accéder à des données stockées dans Microsoft 365, en extraire ou en supprimer pendant la durée de son abonnement. Lorsque l’abonnement se termine, Microsoft conserve les données de l’utilisateur dans un compte à fonction limité de M365 pendant 90 jours. Au terme de la période de rétention, Microsoft désactive le compte et supprime les données de l’utilisateur.
Il convient également de réfléchir au fait qu’en utilisant des outils et des plateformes en nuage, l’échec de la sauvegarde peut se produire fréquemment et en raison de nombreuses raisons allant des erreurs humaines aux problèmes de mise à jour logicielle, à la défaillance de l’infrastructure réseau aux cyberattaques ou menaces.
Ainsi, bien comprendre les politiques de rétention de vos plateformes nuagicielles en plus d’avoir une bonne stratégie de sauvegarde et des solutions de cybersécurité intelligente intégrées à votre infrastructure réseau peut jouer un grand rôle pour prévenir la perte de données en plus de faire partie intégrante de toute stratégie de protection des données.

Atteindre l’efficacité dans la rétention et la conservation des données au sein du milieu de travail hybride

Aujourd’hui, le milieu de travail hybride et la technologie évoluent constamment, les services de TI et les services juridiques doivent garder la cadence et même avoir une longueur d’avance quant aux risques associés à la conformité et aux litiges.
Les professionnels en TI doivent être conscients des limites des politiques de rétention des applications et des plateformes et mettre en place des stratégies de rétention des données et des solutions comme des sauvegardes prolongées comprenant des options de stockage secondaire afin de prévenir les pertes de données et les données endommagées.
Les professionnels en conformité dans le domaine juridique doivent réviser leurs politiques de gouvernance de l’information pour s’assurer qu’elles sont adaptées aux défis posés par le travail hybride, et le meilleur moment pour le faire est maintenant. Vous avez besoin de services et d’outils de découverte électronique puissants et agiles qui peuvent évoluer au rythme de vos besoins pour garantir une préparation aux procès sécuritaire, efficace et justifiable.
Il est aussi important de garder en tête que les données doivent être protégées à toutes les étapes de leur cycle de vie au moyen de solutions de cybersécurité complètes afin d’assurer une protection intégrale des données au sein de votre organisation.
Êtes-vous prêts à renforcer la sécurité, la surveillance et le contrôle de vos données? Communiquez avec un représentant Ricoh dès aujourd’hui pour commencer!

ARTICLES CONNEXESPLUS DE L'AUTEUR