Découvrez les secrets d’un examen efficace des documents à distance

Par : Jessica Lockett

Bien que de nombreuses entreprises procèdent à la réouverture complète de leurs bureaux, pour la plupart des avocats et des cabinets d’avocats, la routine est restée la même, à une exception près (le bureau à domicile). À l’heure qu’il est, vous êtes passé maître dans l’art des réunions virtuelles, des pratiques exemptes de papier et de la prestation de services flexibles face à des contraintes sans précédent.

Alors que nous passons d’un modèle de travail entièrement à distance à un modèle en présentiel au bureau ou en formule hybride, les défis que nous nous sommes affairés à surmonter ces dernières années du point de vue de la communication et des opérations se poursuivront. Et il se pourrait même que de nouveaux défis se présentent.

Tandis que nous essayons tant bien que mal d’établir une « nouvelle normalité », le travail juridique, lui n’attend pas. Sans doute l’échéance de production des documents approche-t-elle, ou peut-être, à présent que nos clients retournent au bureau, une nouvelle collection de documents est à examiner. Sans doute l’avocat de la partie adverse vous a-t-il enfin envoyé le dépôt de documents, qui avait été retardé en raison de la pandémie.

Depuis plusieurs années, Ricoh Canada gère avec succès des équipes d’examen de documents à distance. Pour cette raison, il n’existe pas de meilleure équipe pour donner les meilleurs trucs et astuces trouvés en cours de route.

1. Renforcer et rationaliser la communication

On peut souvent attribuer la réussite d’une équipe à une communication forte et efficace, un élément vital pour le télétravail à quelque titre que ce soit. Effectuer un examen des documents à distance crée parfois tout un isolement. En effet, lorsqu’une question surgit, il n’est pas aussi simple d’y répondre qu’en sortant la tête de la salle pour discuter avec son collègue de la salle voisine – et en cette période sans précédent, beaucoup de questions sont susceptibles de surgir.

Une façon de coordonner un fil de discussion ouvert est d’utiliser des outils collaboratifs tels que Microsoft Teams pour la messagerie instantanée, les vidéoconférences et l’envoi de fichiers. Ainsi, vous pouvez faire le point et tenir des réunions avec les membres de l’équipe d’examen sur une base régulière au moyen de la téléconférence. Créez un document évolutif auquel tous les membres de l’équipe d’examen peuvent accéder pour le consulter et le modifier, dans lequel il est possible de faire le suivi des questions posées, ainsi que des réponses données par l’avocat principal. De cette façon, non seulement vous rationaliserez le travail et augmenterez l’efficacité de votre examen à distance, mais vous faciliterez votre collaboration avec les nouveaux membres de l’équipe, qui ainsi, attendront rapidement leur plein potentiel. Certaines plateformes d’examen permettent aussi de faire le suivi de questions substantielles dans l’outil même, ce qui peut rationaliser encore davantage la communication.

2. Se servir de la technologie 

Déjà (et espérons que ce soit le cas!), il se peut que vous utilisiez tous les outils d’analyse qu’offre la plateforme d’examen de votre choix afin de rationaliser votre examen. N’oubliez pas que d’autres outils sont probablement offerts pour vous aider à garder votre examen à distance sur la bonne voie.

Par exemple, les tableaux de bord sont un outil merveilleux, capables d’offrir un aperçu visuel et rapide de votre examen et du progrès de votre équipe. Ils peuvent aussi montrer une représentation visuelle de votre jeu de données au fil de sa progression, y compris le nombre de documents qu’il est possible de produire, le nombre de documents attribués à chaque sujet ou désignés comme étant « essentiels », de même que les documents privilégiés.

3. Automatiser, automatiser, automatiser

Utilisez la technologie pour automatiser votre examen autant que possible. Les recherches peuvent être réglées pour se propager automatiquement si elles répondent à certains critères, mais aussi lorsqu’elles y répondent. Par exemple, peut-être souhaitez-vous examiner uniquement les documents qui se rapportent à un sujet en particulier ou bien les documents privilégiés. Vous pouvez régler votre recherche de manière à ce qu’elle se propage automatiquement une fois qu’un document (ou un document et sa famille) a été rattaché à ce sujet précis ou identifié comme étant privilégié par les membres de votre équipe. Dans RelativityOne, vous pouvez aussi utiliser l’outil même en tant que dispositif de communication, en notant les questions qui nécessitent le point de vue ou des conseils de la part de l’avocat principal dans le document même plutôt que sur un tableur à part ou par courriel. Ensuite, le suivi de ces questions peut être fait dans une recherche dynamique.

4. Investir dans de la formation

Comme on dit, une équipe n’est pas plus solide que son maillon le plus faible – et n’est pas plus qualifiée que son membre ayant reçu le moins de formation. Bien qu’il puisse sembler assez facile de dire d’« utiliser la technologie » pour aider à maximiser l’efficacité de votre examen à distance, en pratique, le faire peut être une autre paire de manches. Cela est d’autant plus vrai si vous n’avez pas de soutien technique interne ou un accès à un fournisseur de soutien externe comme Ricoh. Votre équipe doit consacrer du temps à de la formation de sorte à utiliser l’outil d’examen avec efficacité. La plupart des grandes plateformes d’examen offrent de la formation et des certificats par l’entremise de webinaires et d’autres outils en ligne. Acquérir ces connaissances techniques vous aidera non seulement à effectuer vos examens à distance maintenant, mais aussi à maximiser les gains d’efficacité qui exerceront une influence positive sur votre client, tant d’un point de vue stratégique que financier.

Il n’existe aucune solution unique lorsqu’il est question de collaborer à distance avec votre équipe pour effectuer votre examen, mais ces conseils devraient vous aider à commencer. Si vous êtes en quête d’information sur des services d’examen et sur l’aide que nous pouvons apporter à votre équipe, assurez-vous de communiquer avec Ricoh dès aujourd’hui.