Comment l’une des principales entreprises de produits pétrochimiques a rationalisé sa stratégie juridique pendant un litige où les enjeux étaient grands

Comptant plus de 2 900 employés à l’échelle mondiale, cette entreprise principale de produits pétrochimiques, dont le siège social est établi à Calgary, en Alberta, avait besoin de rationaliser son processus de sélection des documents requis pour sa stratégie juridique à partir d’un vaste ensemble de données. Également, il lui fallait obtenir un accès en temps opportun à l’information essentielle et éliminer les données non pertinentes et redondantes. 

Sans avoir mis en place les ressources d’un système de découverte électronique pour que les entreprises puissent avoir une vision plus claire de l’information qu’elles stockent électroniquement, il peut devenir difficile de consulter et de protéger les données, et il est possible qu’il se crée une vulnérabilité. C’est là que Ricoh est intervenu. 

Ce que nous avons fait :

• Nous avons mis en œuvre un flux de découverte stratégique pour 130 To de données répartis dans quatre centres de données au Canada. Pour ce faire, nous avons fait appel à Discovery Centre Content Compliance d’ActiveNav, qui est capable de traiter 6 To de données spécifiques à un cas ou à un processus, ce qui a grandement réduit les coûts totaux pour les clients; 
• Nous avons offert les capacités d’évaluation préliminaire des cas ainsi que les flux de travaux améliorés pour le retrait des données non pertinentes que possède l’équipe de découverte électronique de Ricoh afin de simplifier le processus de sélection, de catégorisation et de priorisation des documents importants à examiner; 
• Nous avons déployé une solution sophistiquée d’examen intelligent (Intelligent Review) et avons exploité Active Learning de Relativity pour obtenir une vision plus claire, accroître la transparence et améliorer le contrôle des coûts dans l’ensemble. 

Avant de commencer l’examen des documents, un processus en trois étapes était nécessaire : l’analyse de découverte par Discovery Centre Content Compliance d’ActiveNav, l’application de l’évaluation préliminaire des cas de Ricoh et la sélection d’ensembles à examiner. 

Grâce à Ricoh et à l’analyse des données réalisée par ActiveNav, plus de 130 To de données non structurées ont été évalués. Également, la taille des données a été réduite de 95 %; la quantité de documents, de 88 %. 

De là, il était temps de passer à l’évaluation préliminaire des cas. Les outils d’évaluation préliminaire des cas de Ricoh donnent les moyens aux équipes juridiques de traiter et d’évaluer rapidement les données cibles sur des cas afin de conférer un accès en temps opportun à l’information pertinente. De cette façon, l’opportunité et la qualité du processus d’examen s’en trouvent améliorées. Grâce à ces outils, l’équipe Ricoh a été capable d’examiner un volume supplémentaire de 30 % de documents tirés de l’ensemble original de données qui était géré à cette étape. 

Ricoh a travaillé avec l’équipe juridique du client à la planification, à la création et à l’exécution de 173 recherches personnalisées parmi de multiples ensembles de données existantes et supplémentaires. Au total, 308 365 documents ont été sélectionnés pour l’examen, ce qui équivaut à une réduction de 95 % des documents dans l’étendue potentielle de l’examen. 

Le processus d’examen en trois étapes a permis à Ricoh de mieux comprendre les documents finaux à examiner, les objectifs et tout autre problème substantiel. 

Ricoh a été en mesure d’effectuer l’examen à un coût 20 % inférieur à la limite du budget, et ce, malgré qu’il ait reçu 30 % plus de documents à examiner que ce qui était anticipé au départ! En tirant pleinement parti de la technologie disponible et en utilisant un flux de travaux entièrement distinct pour l’analyse des métadonnées et la propagation du caviardage, Ricoh a été en mesure d’économiser environ 2 700 heures d’examen et 350 heures de caviardage qui auraient sinon été nécessaires pour appliquer manuellement le caviardage requis. Au total, ces heures en moins se traduisaient par des économies d’environ 330,000 $. 

Explorez en profondeur la façon dont cette entreprise a choisi de travailler plus intelligemment et d’économiser de l’argent en faisant appel à l’aide de Ricoh! Cliquez ici pour lire l’étude de cas au complet.