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Les cabinets d’avocats travaillent avec beaucoup de renseignements confidentiels. Au début de la pandémie, Borden Ladner Gervais LLP (BLG) a été contraint d’envoyer la plupart de ses employés en télétravail tout en assurant la continuité de ses opérations s’il voulait maintenir sa position concurrentielle dans cet espace. 
Étant l’un des principaux cabinets d’avocats canadiens offrant des services à l’échelle nationale, BLG est fier de compter parmi ses rangs certains des juristes les plus chevronnés du pays. De plus, il fournit une vaste gamme de solutions juridiques au moyen d’une équipe diversifiée de plus de 700 avocats, agents de propriété intellectuelle et autres professionnels au sein de bureaux à Vancouver, à Calgary, à Toronto, à Ottawa et à Montréal. 
En raison de la pandémie, la plupart des organisations du pays n’ont eu d’autre choix que de passer à un modèle de télétravail, mais pour BLG, cette transition est survenue au moment où des projets essentiels étaient en cours et où les échéances des clients approchaient. Au vu de la nature sensible du travail réalisé par le cabinet, celui-ci avait aussi besoin de mettre en place une équipe sur site pour s’occuper du courrier entrant et l’acheminer aux avocats, qui étaient alors en télétravail. Par mesure de sécurité supplémentaire, les fournisseurs devraient se soumettre à une vérification de leurs antécédents et à un contrôle de sécurité, mais aussi effectuer des formations sur l’éthique et la sécurité. BLG a réalisé qu’il lui faudrait un partenaire de confiance comme Ricoh pour accomplir le travail rapidement et efficacement. 
Voici certains des défis que BLG ne pouvait surmonter seul :
 
  • Passer à un modèle de télétravail tout en veillant à la continuité des opérations
  • Manipuler les documents confidentiels d’une façon reflétant leur caractère sensible
  • Transférer en toute sécurité les fichiers et les appareils dans le respect des mesures de sécurité et des exigences des clients 
Ricoh s’est adapté rapidement aux besoins de BLG. En effet, l’équipe s’est mise au travail dans les 24 heures précédant la fermeture des bureaux du cabinet. Elle s’est aussi servie des cinq piliers pour opérer une transition en douceur de l’équipe du cabinet vers un modèle de télétravail, c’est-à-dire l’équipement, les TI, l’externalisation, les services hors site et la découverte électronique. 
 
Également, Ricoh a affecté une équipe sur site pour parcourir le bureau et les postes de travail du personnel afin de localiser les documents. Selon les besoins de BLG, soit Ricoh a envoyé les fichiers par service de messagerie, soit il les a numérisés en vue de leur distribution sécurisée en ligne. Il n’a négligé aucun détail pour que le personnel du cabinet puisse être aussi productif à la maison qu’il l’était au bureau. 

Voici certaines des solutions mises en place: 

  • L’externalisation des services de dotation en personnel pour les tâches administratives et les tâches liées aux salles de courrier;  
  • La numérisation de tous les documents essentiels à la mission dans les 30 premiers jours ouvrables;  
  • La numérisation de plus de 1,5 million de documents en tout pendant la pandémie;
  • Le soutien de la préparation, de la réception et de l’envoi des documents juridiques;
  • La gestion de plusieurs procès physiques et virtuels sur site, de même que plusieurs vidéoconférences.
Ricoh est intervenu et a réalisé tout le travail qui ne requérait aucun titre légal pour que BLG puisse tourner son attention vers ce qui compte ses clients et la pratique du droit! 
 
S’associer avec Ricoh pour les services bureautiques de ce dernier a permis à BLG d’assurer la continuité de ses opérations, puisque les avocats étaient en mesure de se charger des dossiers de la maison sans compromettre pour autant la sécurité et la confidentialité des documents. En mettant à profit son partenariat avec Ricoh, le cabinet a tiré des avantages financiers immédiats. Ainsi, il a dépassé ses objectifs financiers pendant la pandémie, puisque les employés ont été capables de rester productifs même en travaillant de la maison. De plus, ajuster à la hausse ou à la baisse les services de Ricoh selon les besoins lui a permis de réduire de 80 % ses coûts de fonctionnement. 
 
Ricoh a créé de nouvelles procédures pour le cabinet et a donné les moyens à ce dernier de communiquer à grande échelle pour qu’il demeure prospère même si tout le monde travaillait à distance. Souhaitez-vous découvrir comment Ricoh peut rationaliser vos procédures manuelles et vous aider à soutenir au mieux votre main-d’œuvre à distance? Cliquez ici pour lire l’étude de cas au complet.