Selon l’étude de marché sur DocuWare de Ricoh*, menée auprès de plus de 1 200 employés aux États-Unis (É.-U.) et de 1 400 au Royaume-Uni (R.-U.), plus de 70 % des entreprises américaines et 83 % des entreprises britanniques affirment utiliser les signatures électroniques pour certains, plusieurs ou la plupart des procédures d’affaires.
En tant que véritable entreprise mondiale qui favorise les espaces de travail numériques et met sur pied les signatures électroniques et les flux de travaux depuis des années, Ricoh voit la demande et veut en découvrir davantage à propos de ce qui freine une adoption plus généralisée. Même au sein des personnes qui ont adopté la signature électronique, sa mise en place est souvent très loin d’être complète et certains décideurs sont toujours peu familiers avec la technologie qui rend cela possible… Mais commençons par le début.
Que sont les signatures électroniques?
Il existe une variété d’options qui font partie de la signature électronique :
– Signature d’un document en entrant le nom et d’autres données d’identification, comme un numéro d’identification
– Signature d’un document numérique avec une véritable signature au moyen d’un stylet ou en utilisant un doigt sur un écran tactile
– Signature avec des données d’identification, qui pourrait nécessiter des données biométriques, l’entrée d’un mot de passe ou le chiffrement et la coordination avec un fournisseur de service de confiance vérifié.
La dernière option est la plus sécuritaire et recommandée pour les entreprises, surtout pour traiter les contrats ou d’autres éléments qui impliquent la conformité.
Comment les signatures électroniques fonctionnent-elles?
Leur fonctionnement varie en fonction de l’option que vous utilisez.
Si vous signez simplement un document électronique avec un stylet, comme vous le feriez à la caisse dans la plupart des magasins aujourd’hui, l’image de la signature est saisie et ajoutée au document.
Cependant, les signatures électroniques plus avancées utilisent une technologie de vérification pour s’assurer que les signatures sont authentiques et sécurisées. Ces signatures fournissent des pistes de vérification, un chiffrement et d’autres outils du programme principal afin d’assurer l’authenticité.
Voici un aperçu de ces processus :
– Un document est envoyé à une partie prenante et nécessite une signature.
– L’utilisateur confirme son identité. Cela peut être effectué grâce au fournisseur de service de signature électronique de Ricoh (Ricoh est un concepteur de solutions et partenaire de DocuSign depuis longtemps) ou avec des données biométriques qui prennent des images des empreintes digitales ou du visage ou une technologie qui évalue la signature d’une personne, y compris la forme et la longueur des coups de crayon et la pression effectuée.
– Les données à propos de la signature électronique sont ajoutées au document numérique.
– Le document et la signature vérifiable dont on peut faire le suivi continuent leur chemin dans le flux de travaux automatisé vers la prochaine étape de traitement requise par l’entreprise.
Pourquoi devriez-vous utiliser la signature électronique?
Plus de 50 % des entreprises de l’étude qui utilisent la signature électronique ont affirmé qu’elle a affecté de façon positive le temps nécessaire pour effectuer les processus et 39 % ont mentionné que leurs employés ont économisé du temps.
Voici d’autres avantages soulignés par des entreprises :
– Un meilleur respect des exigences de sécurité et de conformité
– La capacité de retirer le papier, et tous les coûts associés, des processus d’affaires
– Une réduction de la dépendance à l’impression, à la numérisation et au courrier
– Un soutien amélioré des flux de travaux à distance
– Une meilleure tenue de dossier
– Des options de récupération instantanée des documents pour soutenir vos équipes du service à la clientèle, des ventes, des RH et bien d’autres.
– Une réduction des erreurs liées à l’entrée, au classement et à la récupération de données
Comparez ces avantages aux défis courants auxquels les entreprises font face lorsqu’elles font la gestion de leurs processus de signature au moyen d’un stylo et de papier. Les répondants de l’étude ont nommé des obstacles comme :
– Faire le suivi du statut des documents ou donner une mise à jour à des gens sans avoir une bonne compréhension de l’endroit où les documents sont au sein de n’importe quel flux de travail.
– L’augmentation du temps passé à recueillir les bonnes signatures pour entièrement exécuter un contrat.
– Les coûts, autant en matière d’argent que de temps, du stockage et de la gestion des documents papier.
– Les erreurs de classement et d’entrée de données qui mènent à des reprises de travail sur des contrats ou d’autres documents ou même de plus importantes conséquences sur les affaires comme la perte de ventes.
Comment les entreprises utilisent-elles la signature électronique?
Les signatures électroniques sont utilisées dans une variété de processus d’affaires. Dans la plupart des cas, les processus qui nécessitent un stylo et du papier peuvent être remplacés par des signatures électroniques qui sont plus efficaces et moins onéreuses.
Voici quelques exemples :
– Un contrat doit être signé par plusieurs personnes. Un document papier doit être passé à tout le monde dans le bon ordre, ce qui allonge le délai d’exécution du contrat. En utilisant la signature électronique, plusieurs personnes peuvent travailler et signer le document simultanément, ce qui élimine les goulots d’étranglement.
– Vous avez besoin d’une autorisation pour accélérer un service. Plutôt que d’attendre du courrier, des télécopies ou des numérisations, vous pouvez rapidement faire signer le document électroniquement.
– Vous travaillez avec des partenaires à l’étranger. Les documents papier parcourent des milliers de kilomètres, même lorsque vous payez des frais élevés pour le courrier accéléré, cela ralentit les processus. Les documents électroniques peuvent être envoyés et signés presque instantanément, même de l’autre côté de la planète.
Pourquoi certaines entreprises ont-elles adopté la signature électronique?
Étant donné ces avantages, pourquoi seulement environ un tiers des entreprises sondées ont complètement adopté les signatures électroniques dans leur organisation?
L’adoption complète signifie de l’utiliser dans la plupart des processus. Voici certains des facteurs qui empêchent les entreprises d’adopter la technologie de signature électronique ou de la mettre en place complètement :
– Les politiques d’entreprise ne l’autorisent pas ou il y a une préférence générale pour les signatures avec un stylo et du papier.
– Les préoccupations à propos de la conformité ou des réglementations juridiques et si la signature électronique est permise.
– La perception qu’il y aura une longue courbe d’apprentissage qui entraînera une perturbation des activités.
– L’inquiétude que l’utilisation de la signature électronique pourrait ouvrir la porte à davantage de vulnérabilités de sécurité ou à de la fraude.
– Le besoin d’intégrer la technologie aux systèmes actuels ou de convaincre les clients, les fournisseurs ou les partenaires d’affaires.
Découvrez comment la signature électronique peut aider votre entreprise
Même si les préoccupations soulevées par certaines entreprises de notre étude sont certainement légitimes, plusieurs des raisons données pour ne pas avoir mis en place les signatures électroniques sont basées sur la peur, l’incompréhension de la technologie ou le fait de donner trop d’importance aux obstacles envisagés.
Foire aux questions de la signature électronique
Comment pouvez-vous créer une signature électronique?
Vous pouvez obtenir des solutions de logiciel de gestion de documents, comme DocuWare de Ricoh, avec des capacités de signature électronique personnalisée ou intégrée. Vous pouvez également investir dans des applications indépendantes.
Toutefois, avec un système de gestion de documents, le processus de signature peut être utilisé en combinaison avec les formulaires électroniques et intégré dans un flux de travail qui prend en charge un contrat ou un document destiné aux clients de la création à la signature et à l’exécution. Alors, les documents sont archivés sécuritairement et peuvent être facilement récupérés.
Une configuration de base est requise pour la plupart des signatures électroniques. Ce processus peut inclure de travailler avec un fournisseur de solutions de Ricoh qui génère des clés chiffrées et fournit une authentification à deux facteurs avec ou sans certificat de vérification et données biométriques supplémentaires.
Combien de types de signatures électroniques existe-t-il?
Les signatures électroniques sont classées en trois catégories :
Simple : Une signature simple n’est pas chiffrée et est le type de signature le moins sécurisé. Voici des exemples fréquents : une signature que vous apposez sur l’appareil mobile d’un livreur lorsque vous recevez un colis ou le fait de cocher une case en ligne pour dire que vous acceptez et que vous avez lu la politique de sécurité d’une entreprise.
Par une simple signature, vous n’avez aucune preuve de l’identité de la personne qui a signé le document. Elle est informelle et utilisée pour signer des documents lorsqu’il y a peu de risques que leur validité juridique soit contestée.
Avancée : Ce type de signature est chiffré avec une clé créée par un fournisseur de service de confiance qui est seulement accessible par le signataire. Les données sont codées afin de ne pas être lisibles ou utilisables pour quiconque à moins de fournir la clé. L’authentification à deux facteurs de l’identité du signataire (comme avec un code envoyé à une adresse courriel ou par message texte) est suffisante pour constituer une signature avancée. Les signatures biométriques sont également dans cette catégorie. S’il y a un différend au cours duquel vous devez prouver l’identité du signataire, vous avez besoin d’une signature électronique avancée.
Certifiée : Une signature certifiée est l’option la plus sécurisée et, dans la plupart des cas, est juridiquement contraignante. Ce type de signature électronique assure que le document n’a pas été manipulé parce qu’un fournisseur de service de confiance a émis un certificat numérique et a authentifié l’identité du signataire. Étant donné que ce type de signature est vérifié et sécurisé, il est souvent aussi lourd que les signatures avec un stylo et du papier.
Est-il sécuritaire d’utiliser les signatures électroniques?
En réalité, le processus de signature se déroule dans des modules de sécurité matériel, qui sont hébergés dans une infrastructure de serveur en nuage sécurisée. Les modules de sécurité matériel sont des cryptoprocesseurs spéciaux qui assurent la protection des signatures et des clés logicielles.
Franchir l’étape suivante
La confiance constitue la base de tout échange de biens, de services et d’informations confidentielles.
Une signature est un symbole de cette confiance lorsque les contrats et d’autres ententes sont exécutés.
Les signatures électroniques vont plus loin que les signatures traditionnelles au stylo sur du papier, puisqu’elles vérifient qu’une signature est authentique tout en économisant du temps et des coûts à votre entreprise en accélérant les processus d’affaires.
Avec la signature électronique, votre organisation en croissance peut également évoluer tout en répondant aux exigences de conformité municipales, provinciales, fédérales et particulières à une industrie autant en matière de sécurité de l’information et de protection des données.
Parlez à un représentant Ricoh de la façon dont nous pouvons vous aider à adopter la signature électronique pour pousser les documents sans papier dans votre organisation, permettre une équipe hybride ou agir comme point de départ de votre transformation numérique.
* La solution primée DocuWare de Ricoh a aidé 14 000 clients de toutes les tailles, à l’échelle de 90 pays, à supprimer le papier et à simplifier le travail en numérisant, en automatisant et en transformant les processus clés.
