Lorsque vous investissez dans une nouvelle solution de découverte électronique, il se pourrait que vous hésitiez entre faire appel à un fournisseur de services ou vous adresser directement à un fournisseur de logiciels. La comparaison entre ces deux choix ne se résume pas à la question de savoir quelle option est la « meilleure ». L’une ou l’autre option peut être idéale dans les bonnes circonstances. Demandez-vous plutôt : « De quel niveau de soutien mon équipe a-t-elle besoin? »

Qu’est-ce qu’un fournisseur de logiciels offre?

Les fournisseurs de logiciels proposent des logiciels et des infrastructures en tant que service. En d’autres termes, ils permettent aux utilisateurs d’accéder à leurs logiciels par l’intermédiaire du nuage. Ils se chargent des mises à jour et de la maintenance générale, ce qui signifie que vous aurez toujours accès à la toute dernière version de la plateforme. Les licences pour les installations sur site peuvent également être achetées directement auprès des fournisseurs de logiciels. Si vous optez pour l’achat direct du logiciel, votre équipe travaillera avec le fournisseur pour s’assurer qu’il est installé correctement et que toutes les exigences techniques sont satisfaites.

Qu’est-ce qu’un fournisseur de logiciels n’offre pas?

Dans la plupart des cas, les fournisseurs de logiciels n’offrent pas de services de gestion de dossiers, de gestion de projet ou de révision. Par conséquent, votre équipe sera responsable du traitement de chaque dossier tout au long du cycle de vie du projet de manière indépendante. C’est pourquoi vous devez vous assurer que votre équipe possède les connaissances et l’expertise nécessaires pour utiliser la plateforme sans assistance supplémentaire.

Qu’est-ce qu’un fournisseur de services offre?

Tout comme un fournisseur de logiciels, les fournisseurs de services donnent accès aux logiciels et à l’infrastructure. La principale différence est que le fournisseur est responsable des mises à niveau et de la maintenance de l’environnement, et non vous. Ainsi, votre équipe informatique interne et les utilisateurs du logiciel n’ont plus besoin de coordonner les mises à niveau et l’entretien. Outre le logiciel, les fournisseurs de services proposent également un traitement de la découverte électronique, des services professionnels et le développement de flux de travaux capables d’aider votre équipe à maximiser l’efficacité de votre examen et de votre utilisation de la plateforme. Étant donné que les fournisseurs de services offrent un éventail de services liés à vos projets de découverte électronique, ils sont à même de vous guider, vous et votre équipe, depuis les toutes premières étapes du modèle de référence de découverte électronique jusqu’à la fin. Certains fournisseurs de services peuvent être autorisés à revendre des logiciels pour les installations sur site.
En fonction de la plateforme choisie, les fournisseurs de services peuvent également s’appuyer sur l’application pour apporter des personnalisations selon le flux de travaux de votre entreprise ou organisation, ce qu’un fournisseur de logiciels ne propose pas nécessairement. Par exemple, la découverte électronique de Ricoh a récemment créé une application pour notre plateforme RelativityOne, qui donne un aperçu clair de la taille et de l’état des dossiers, des utilisateurs configurés et des tendances dans les espaces de travail de nos clients, le tout à partir d’un tableau de bord pratique.

Qu’est-ce qu’un fournisseur de services n’offre pas?

Dans la plupart des cas, les fournisseurs de services n’offrent pas un accès administrateur complet au logiciel ou à l’infrastructure pour des raisons de sécurité. En outre, bien que les fournisseurs de services possèdent une expertise complète du programme, ainsi que la capacité et les ressources nécessaires pour résoudre de nombreux problèmes techniques, certains problèmes systémiques (s’ils surviennent) ne peuvent être résolus que par le développeur du logiciel. Toutefois, si un problème survient, le fournisseur de services travaillera directement avec le fournisseur pour le résoudre et déterminer les solutions de contournement possibles jusqu’à ce qu’un bogue soit corrigé, limitant ainsi la nécessité pour les clients de s’impliquer directement dans le soutien.

Fournisseur de services contre fournisseur de logiciels : quel est l’avantage?

En résumé, la différence entre un fournisseur de logiciels et un fournisseur de services réside dans le niveau de soutien offert aux clients. Les fournisseurs de services comblent le fossé entre les fournisseurs de logiciels et l’utilisateur final, en utilisant leurs connaissances et leur expertise pour fournir un flux de travaux personnalisé, conçu spécifiquement pour vous et vos besoins.
En fonction de l’offre du fournisseur et de votre contrat, vous pouvez profiter de son portefeuille de services gérés qui, selon l’expertise de votre équipe, peut constituer un avantage indispensable à votre stratégie juridique. Au service de découverte électronique de Ricoh, cela inclut une équipe d’experts en découverte électronique, qui devient une extension de votre propre équipe.
En travaillant avec un fournisseur de services, vous avez également la possibilité d’accéder à de multiples plateformes. Cet avantage vous permet de déterminer la plateforme qui répond aux besoins de votre cabinet ou de votre service juridique au cas par cas. En outre, selon votre contrat avec le fournisseur de services et le logiciel choisi, celui-ci peut vous offrir votre propre instance dédiée de la plateforme, par opposition à un environnement multilocataire auquel le fournisseur de logiciels vous donnerait accès.
En vous associant à un fournisseur de logiciels, vous aborderez directement avec lui tous les problèmes liés aux logiciels, ce qui vous permettra d’obtenir des réponses en temps réel. Bien que certains fournisseurs de logiciels proposent des offres de services professionnels, en vous associant à la fois à un fournisseur de services et à un fournisseur de logiciels, vous pouvez externaliser des services tels que la révision et la gestion de projets et de dossiers. Le fournisseur de services travaillerait alors directement avec le fournisseur de logiciels pour vous. La combinaison des deux méthodes permet une collaboration étroite entre les connaissances du secteur et l’expertise appliquée, afin de maximiser le potentiel de votre flux de travaux et de votre plateforme.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter notre équipe dès aujourd’hui. Nous serons heureux de vous aider à déterminer la meilleure solution pour vos besoins uniques.

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