change for better
Les entreprises d’aujourd’hui doivent faire plus avec moins, beaucoup plus dans certains cas.
En termes simples, l’automatisation des procédures d’affaires permet d’en faire plus en réduisant les tâches manuelles et les travaux mineurs qui doivent être effectués, mais qui prennent du temps.
Les entreprises qui mettent en œuvre des solutions d’automatisation des procédures réduisent leurs coûts, augmentent leur efficacité, responsabilisent leurs employés et améliorent leur agilité.
Après 2021, rien ne pourrait être plus déterminant pour le succès.
Dans cet article, on définit l’automatisation des procédures d’affaires, en plus d’expliquer pourquoi les entreprises l’adoptent plus que jamais et comment vous pouvez la mettre en œuvre dans votre organisation.

Qu’est-ce que l’automatisation des procédures d’affaires?

L’automatisation des procédures d’affaires utilise la technologie pour effectuer des travaux traditionnellement manuels et des tâches professionnelles récurrentes avec une intervention minimale des employés. Les bases de données, comme celles de gestion des relations avec les clients, sont une forme traditionnelle d’automatisation des procédures qui simplifiaient le processus de traitement des données. Aujourd’hui, l’automatisation des procédures d’affaires englobe une gamme beaucoup plus complète de systèmes et de plateformes avancés qui offrent :
– Des flux de documents numériques;
– La saisie de données;
– Des formulaires électroniques;
– Des procédures d’approbation automatisées;
– De la collaboration en temps réel.
En pratique, toute technologie qui…
1. Accélère la rapidité d’exécution du travail;
2. Rationalise un procédé en un flux de travail unique, harmonieux, simple et convivial…
… peut être qualifiée d’automatisation des procédures d’affaires.

Les avantages de l’automatisation des procédures d’affaires

L’automatisation des procédures d’affaires vous permet :
– D’accélérer la vitesse d’exécution du travail;
– De favoriser le travail à distance en créant des flux de travail numériques;
– De vous concentrer sur les tâches stratégiques plutôt que sur les tâches secondaires.
Les avantages que l’automatisation procure vont bien au-delà de cela. En voici cinq à considérer :

1 – Augmentation de la satisfaction des clients

La rationalisation des opérations permet à votre équipe de traiter les demandes plus rapidement ainsi qu’aux informations et aux données d’être récupérées plus rapidement. Vous offrez ainsi une meilleure qualité de service, car votre personnel se concentre davantage sur la satisfaction du client que sur la saisie et l’enregistrement de données et la circulation des documents papier.
En bref, vous pouvez répondre plus rapidement aux besoins des clients et de l’entreprise, ce qui vous rend plus agile et plus compétitif.

2 – Augmentation de la satisfaction des employés

L’automatisation élimine une grande partie de la frustration liée aux flux de travaux manuels et papier. Elle augmente également la productivité des employés en éliminant les tâches manuelles et répétitives. Plus les employés sont productifs, plus ils éprouvent un sentiment de satisfaction qui, à son tour, entraîne une plus grande productivité et un sentiment de satisfaction encore plus grand.

3 – Accélération de la productivité des employés

Les données, les documents et les informations circulent plus rapidement sous forme numérique qu’ils ne pourraient le faire sur papier. Les employés n’ont qu’à confirmer l’exactitude des données à l’écran. Il suffit ensuite de cliquer ou de glisser, après quoi le document ou l’information passe à l’étape suivante du processus.
L’acheminement automatisé simplifie également le partage d’un document le long d’un flux de travaux ou lors de son classement en vue de son archivage.
De plus, une fois saisis et stockés sous forme numérique, les documents peuvent être récupérés directement depuis le bureau de l’employé. Il n’est plus nécessaire de se lever pour aller chercher des dossiers papier dans le classeur.
Par exemple, les solutions d’intégration intelligente de Ricoh, associées à l’une de ses imprimantes multifonctions, permettent de réaliser des flux de travaux en appuyant sur un bouton. Placez les documents papier dans le chargeur de documents et sélectionnez le bouton de flux de travaux désigné. Le document est alors numérisé et envoyé à l’endroit où un employé peut facilement commencer l’étape suivante, même s’il se trouve dans un autre bureau ou à domicile.
Grâce à une technologie d’indexation avancée telle que celle de DocuWare, les données peuvent être saisies automatiquement à partir de documents prédéfinis comme les comptes débiteurs ou créditeurs ou à partir de bons de commande à l’aide de l’indexation intelligente. Cette dernière détermine instantanément les informations les plus précieuses d’un document et les convertit en données hautement structurées et utilisables. Ces données peuvent être utilisées dans le document sous forme d’« étiquettes » ou de champs clés interrogeables. En fonction de ces informations, telles qu’« ABC Inc. », le document peut être classé, trié et acheminé vers le bon gestionnaire pour approbation. La technologie d’apprentissage automatique se souvient de chaque document et de vos corrections d’indexation, de sorte que chaque saisie augmente la vitesse, la précision et la fiabilité de l’outil. Après seulement quelques documents, la saisie est automatisée et fluide. Parce que l’indexation intelligente utilise la rétroaction de plusieurs utilisateurs – vous et vos collègues – elle s’améliore et s’accélère au fur et à mesure de son utilisation. Il est possible d’établir des règles et des conditions et d’envoyer des alertes aux personnes concernées à chaque étape du processus afin qu’il se poursuive.
Et surtout, les informations restent sécurisées tout au long du parcours, protégeant ainsi la vie privée des clients et répondant aux exigences de conformité.

4 – Amélioration de la communication et de la collaboration

Sans papier, un processus d’approbation peut commencer à Mississauga avec un document numérisé. À Winnipeg, le premier approbateur peut l’examiner et l’accepter, ou le renvoyer pour corrections. Le document passe alors à l’approbation suivante ou est soumis à nouveau pour être approuvé avant de passer à l’approbateur suivant à Calgary.
L’automatisation des procédures d’affaires élimine les frontières physiques. Elle améliore également la façon dont nous communiquons, en nous aidant à rester connectés au travail et entre nous.
Les évaluations de l’impôt foncier constituent un autre bon exemple. Les agences responsables du processus d’évaluation annuel reçoivent des dizaines de milliers de documents entrants à trier et à distribuer, qui doivent aussi passer par de nombreux approbateurs au cours de ce cycle de traitement. Au fur et à mesure que les documents arrivent, ils peuvent être bloqués ou même perdus. L’emplacement des fichiers n’étant pas transparent, la visibilité de l’endroit où un document donné peut se trouver dans son processus est, au mieux, faible. Le passage à une procédure numérique élimine cet angle mort et transforme le flux de travaux, simplement en numérisant les documents à leur point d’origine. Outre la résolution des problèmes de localisation des fichiers, la chaîne d’approbation est activée automatiquement et des notifications sont envoyées immédiatement à ceux qui doivent contribuer au processus, où qu’ils soient, comme s’ils se trouvaient dans le même bureau.

5 – Atteinte des objectifs de durabilité

Les avantages de l’élimination des procédures papier ne se limitent pas à réduire le travail manuel, à gagner du temps et à améliorer la productivité. Elle permet également de cesser d’utiliser du papier et de soutenir vos objectifs de durabilité.
En fait, aujourd’hui, vous pouvez éliminer le papier dès la première étape grâce aux formulaires électroniques. Les clients, les employés et les candidats à un emploi peuvent remplir les formulaires papier traditionnels sur une tablette ou en ligne, créant ainsi une piste de vérification. Une fois le formulaire rempli, les données sont saisies et stockées dans un répertoire centralisé. Si un flux de travaux est nécessaire, il peut être immédiatement lancé.
Tout le monde fait plus, plus vite et de manière écologique.

Quatre caractéristiques de l’automatisation des procédures d’entreprise

D’après notre expérience, chaque entreprise a des besoins uniques, mais de nombreux procédés sont très similaires. L’idéal serait d’avoir un plan personnalisé d’automatisation des procédures d’affaires pour répondre à votre situation spécifique. Indépendamment de la forme que prendra le vôtre, vous pouvez vous attendre à ce qui suit :

– Amélioration de l’accès et de l’agilité

Aujourd’hui, la plupart des outils d’automatisation des procédures d’affaires sont basés sur le nuage, ce qui signifie que vos informations sont stockées dans un endroit centralisé et sécurisé. L’accès à vos documents et à vos données s’en trouve donc facilité, car vous pouvez les obtenir à tout moment, que votre équipe soit au bureau ou à distance.

– Une meilleure compréhension

Au fur et à mesure que la visibilité augmente, vous serez en mesure de collecter des données et de voir où se trouvent les goulots d’étranglement ou les lacunes dans vos procédures. Vous obtiendrez également des informations qui vous permettront de prévoir et de prévenir les obstacles futurs.

– Amélioration de la transparence

Les outils automatisés de procédures d’affaires vous permettent de suivre et de contrôler les projets en temps réel, ce qui augmente la visibilité et la responsabilité à chaque étape du procédé.

– Production de rapports et suivi de la conformité

Un avantage important de l’automatisation des procédures d’affaires est que chaque action est documentée, ce qui offre une piste de vérification pour les règlements de conformité comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et les directives canadiennes précises.

Un exemple d’automatisation des procédures d’affaires en pratique

Presque toutes les procédures peuvent être automatisées aujourd’hui. Examinons de plus près une procédure populaire que de nombreuses entreprises ont automatisée : l’orientation des employés.
Votre équipe RH a récemment mené une entrevue avec le candidat idéal qui vient d’accepter votre offre. La collecte des informations commence maintenant.

Procédures conventionnelles d’intégration d’un nouvel employé

Les procédures conventionnelles comportent souvent des étapes multiples et souvent répétitives. De plus, des formulaires doivent être remplis et des séances d’intégration doivent être organisées. Également, des mots de passe doivent être attribués, des comptes bancaires doivent être ouverts pour la paie et des informations personnelles doivent être collectées.
Une telle procédure traditionnelle, basée sur le papier, présente des défis potentiels tels que :
– Des erreurs d’entrée;
– Des copies de documents contradictoires;
– Une mauvaise visibilité de l’état des tâches;
– Le suivi de nombreux documents papier;
– La sécurisation des informations personnelles sensibles.

Procédure automatisée d’intégration d’un nouvel employé

L’automatisation du flux de travaux vous permet de rationaliser les tâches. Il est ainsi possible de passer rapidement d’une étape à l’autre, tout en assurant la visibilité et la sensibilisation des employés clés. Un nouvel employé peut s’asseoir devant son ordinateur portable, ouvrir un lien et remplir le formulaire en se laissant guider par le flux de travail prédéfini.
Grâce à ces flux de travaux préétablis, vous pouvez :
–  Acheminer automatiquement les informations aux parties prenantes nécessaires;
– Planifier les suivis et les rappels;
– Automatiser la gestion, le stockage et l’archivage des documents;
– Rendre les informations accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés;
– Réduire les délais de traitement et d’approbation.
Comme les documents circulent au rythme d’un clic, les formulaires sont classés et les approbations sont validées avec une vitesse accrue. Il s’agit tout simplement d’un moyen plus rapide et plus sûr d’orienter et de mettre au travail les nouveaux employés.

Quelles procédures pouvez-vous automatiser?

Certaines tâches se prêtent bien à l’automatisation des procédures d’affaires. Les types de procédures les plus courants qui sont idéals pour l’automatisation sont les suivants :
– Comptes débiteurs et créditeurs. Automatisez l’approbation des factures, le triple rapprochement et d’autres processus de comptes créditeurs pendant que vous surveillez et vérifiez les achats. Fournissez rapidement les preuves de livraison pour accélérer les comptes débiteurs avec des rapports complets sur les procédures pour des audits sans stress.
– Orientation des RH. Le processus de recrutement et d’intégration peut être simplifié. Les documents peuvent être acheminés, les informations stockées dans un emplacement sécurisé et conforme, et les actions en libre-service des employés peuvent être réalisées, comme consulter les relevés de paie, remplir des formulaires, etc.
– Demandes de bon de commande. Conservez les documents de procédure, les listes de matériel et autres notes clairement documentées pour conserver des archives et vous assurer que les bons de commande respectent le budget et le temps imparti.
– Service de la paie. La paie est naturellement répétitive, ce qui rend l’automatisation des procédures idéale pour minimiser le temps passé à travailler sur des communications multisites, à exporter des données et à attendre des mises à jour et des approbations.

Le défi d’affaire de l’automatisation des procédures

La technologie est le moteur de l’automatisation des procédures. Cela signifie qu’une entreprise doit trouver le bon partenaire.
Il faut trouver celui qui offre les bons outils et le soutien nécessaire, et que vos employés adopteront le plus rapidement. Le changement peut présenter de réels défis, il est donc essentiel d’impliquer les principales parties prenantes dans le processus décisionnel.

Les trois problèmes de gestion du changement les plus courants

Le changement organisationnel n’est pas toujours facile. Voici trois problèmes courants qui peuvent survenir et les manières de les prévenir.
Voici quelques suggestions quant à ce qu’il faut rechercher chez un partenaire :
– Le fournisseur avec lequel vous vous associez peut vous apporter des conseils d’experts et des services de consultation tout au long du processus de mise en œuvre et au-delà, vous aidant ainsi à tirer le meilleur parti de votre investissement;
– Pour être certain de travailler avec les derniers outils et technologies, assurez-vous que votre fournisseur améliore constamment ses applications et ses offres;
– Vous recherchez un partenaire ayant accès à une vaste bibliothèque d’applications dynamiques pour répondre aux besoins de votre entreprise et s’aligner sur vos objectifs en matière de procédures d’affaires.
Vous devriez également rechercher un partenaire qui a fait ses preuves. Si vous êtes une petite entreprise, le partenaire potentiel a-t-il l’habitude de travailler avec des PME en fonction de leurs offres de services? Les entreprises devraient se poser la même question.
Au bout du compte, vous devriez vous associer à un fournisseur digne de confiance, disposant d’une expertise reconnue dans la technologie d’automatisation des procédures d’affaires que vous souhaitez mettre en œuvre.
Voulez-vous savoir comment l’automatisation des procédures d’affaires pourrait bénéficier à votre entreprise?
Pour plus d’informations, vous pouvez explorer les outils d’automatisation des procédures d’affaires tels que:
Solutions d’intégration intelligentes de RICOH
DocuWare
L’augmentation récente et spectaculaire du nombre de travailleurs à distance a fait de la gestion des documents un problème majeur et la première étape logique de l’automatisation dans de nombreuses entreprises. Les documents doivent être accessibles, tout en restant sécurisés.
Grâce à l’intégration récente du fournisseur de signatures électroniques (et partenaire de Ricoh) DocuSign, DocuWare de Ricoh peut désormais permettre à toute petite entreprise de se déplacer et de travailler sans papier du début à la fin – un moyen simple de maintenir la continuité des opérations lorsque les procédures traditionnelles sur papier sont tout simplement impossibles.
Apprenez-en davantage sur la manière dont DocuWare peut vous aider à faire les premiers pas vers votre propre version de la « transformation numérique ». Ainsi, nous vous accompagnerons, et ce, à chaque étape.

La manière et l’endroit où nous travaillons, collaborons et transmettons de l’information ont changé. Que faut-il prévoir à l’avenir?
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