Créer de la valeur au moyen de la conformité

Cet article n’a pas pour but de vous convaincre des bienfaits des portefeuilles à protection RFID et des abris souterrains. Nous avons tous lu les manchettes sur des atteintes à la sécurité, avons espéré que les coûts de litige plafonneraient et avons regardé les cadres escortés à l’extérieur de leur siège social pour conduite douteuse. En pratique, toutes les organisations doivent gérer un certain niveau d’incertitude par rapport à l’information : la précision des projections trimestrielles, l’introduction de technologies auparavant inconnues et l’impact du changement générationnel dans la main-d’œuvre.

Cela étant dit, ce dont nous nous préoccupons est la façon d’exploiter les connaissances des éléments que nous pouvons et devrions mesurer constamment pour aborder les angles morts de façon proactive.

Donc, nous allons discuter de ces incertitudes potentielles, de la façon dont elles affectent votre organisation et des mesures que vous pouvez prendre pour y remédier avant qu’elles ne deviennent des problèmes importants.
Aujourd’hui, nous allons voir l’impact de la conformité sur votre organisation et son importance pour celle-ci.

Grandes incertitudes, grands problèmes

Avant de parler de conformité, voyons rapidement de ce que l’on appelle les cinq « I » des grandes incertitudes. Si l’incertitude est « grande », c’est parce que l’information est « grande » et qu’elle grandit tous les jours.

La quantité massive d’informations non structurées a fait évoluer le calcul. Aujourd’hui, le plus grand risque réside dans des secteurs qui ne sont pas mesurés, analysés ou gérés : plus l’information est ambiguë, plus elle présente un risque pour votre organisation.

Cependant, beaucoup de ressources sont dévouées à raffiner les fractions d’un pourcentage de métriques connues. Même si les « mégadonnées » reçoivent toute l’attention, la résolution des « grandes incertitudes » est un bien meilleur indicateur de la capacité d’une organisation d’apporter de la durabilité.

La gestion de l’incertitude est au cœur de la gouvernance, des risques et de la conformité, et elle peut se décomposer en cinq « I » des grandes incertitudes :

1) Incohérente

C’est l’incertitude ayant le moins d’impact sur votre organisation, elle touche généralement à des préoccupations déterministes. Les variables peuvent mener à de l’incohérence dans l’information qui entre dans votre organisation. Cela peut causer un effet d’entraînement au sein de votre organisation et mener à de mauvaises décisions.

2) Inexacte

Le deuxième palier d’impact vient de l’information inexacte, qui est souvent causée par de mauvaises méthodes de mesure ou de mauvaises décisions à propos de l’information à recueillir. Cela peut potentiellement être plus néfaste que des informations incohérentes, puisque les inexactitudes sont souvent plus difficiles à identifier et à changer.

3) Incertaine

Les dirigeants sont souvent payés pour prendre des décisions d’affaires sans qu’ils aient toute l’information devant eux. Toutefois, si cette information est incomplète et incertaine, les décideurs pourraient faire des choix qu’ils ne feraient pas autrement, ou bien les décisions pourraient être retardées et empêchées complètement.

4) Intangible

Un type d’information encore plus dangereux que l’information incertaine est l’information intangible : celle qui ne se présente pas sur un bilan ou un rapport d’exploitation. Ce pourrait être la perception de la marque ou l’information à propos du fonctionnement interne dans vos installations (p. ex. : pourquoi la production de vos usines sur la côte ouest est-elle en retard?). Le danger est dans la perception que cette information ne peut pas ou ne devrait pas être mesurée.

​Les organisations ont besoin de conformité pour gérer la plupart des informations de leur entreprise, mais elles échouent souvent à utiliser efficacement ces informations pour répondre aux défis qui ne se présentent pas facilement dans un bilan ou dans un rapport d’exploitation.

5) Invisible

Cela représente l’expression classique « vous ne savez pas ce que vous ne savez pas ». La nature imprévue de cette information est potentiellement ce qui la rend plus dangereuse, mais improbable.

De ces cinq « I », la conformité concerne surtout les deux préoccupations les plus courantes : l’information inexacte et l’information incohérente.

Trouver une valeur supplémentaire dans la conformité

La conformité touche aux règles et au maintien de mesures existantes. Même si la mondialisation et le paysage juridique en constant changement créent des problèmes de conformité et des maux de tête, il y a souvent des objectifs et des méthodes de mesure limpides en place afin de suivre les règles existantes. Ainsi, de façon générale, si une organisation respecte les règles, elle devrait être en conformité.

En réalité, ce n’est pas toujours aussi facile.

De nombreuses organisations ont tendance à concentrer des niveaux extraordinaires de ressources pour les décisions dans ce domaine – l’information autour de données possiblement incohérentes et inexactes qui alimente les prévisions d’affaires, les études de marché ou les budgets. Ces chiffres sont continuellement raffinés pour les rendre plus précis lorsque de nouvelles informations arrivent. C’est l’endroit où de nombreuses organisations s’arrêtent.

Ces organisations passent à côté de la valeur des apprentissages et des métriques générés à partir de leurs activités de conformité, qui peuvent permettre de prendre des décisions plus éclairées à propos de l’information plus haute dans la pyramide : incertaine, intangible ou même invisible. Prenons pour exemple l’équipe des comptes créditeurs.

Toutes les entreprises ont des factures et des impôts à payer, ainsi que leurs propres méthodes pour le faire. Les organisations qui traitent des factures papier trouvent que ce travail est plus long et peut créer des goulots d’étranglement considérablement plus grands que ceux que l’on voit habituellement avec la facturation électronique, qui est plus automatisée, précise et plus facilement intégrée à d’autres systèmes dans votre organisation.

Le passage à la facturation électronique est également un choix sensé du point de vue de la conformité et permet aux organisations d’obtenir des rabais de paiements anticipés et d’effectuer des rapports plus précisément sur les données financières réglementées. Toutefois, alors que de nombreuses organisations s’arrêtent à cet endroit, les dirigeants en matière d’information prennent des mesures pour tirer profit d’une valeur supplémentaire.

Si l’ensemble du processus de l’approvisionnement au paiement peut être effectué en temps quasi réel, cela libère les travailleurs et leur permet de passer moins de temps à faire correspondre les chiffres des fournisseurs et à entrer manuellement les données des factures papier. En contrepartie, ils disposent de plus de temps pour déceler des tendances dans les habitudes d’achat, les délais de livraison, la conformité relative aux niveaux de service des fournisseurs et autres. Cette information peut alors être utilisée pour prendre des décisions éclairées à propos d’information qui était auparavant incertaine (manque d’analyses) ou intangible (p. ex., qu’est-ce qui fait qu’une succursale en supplante une autre?). C’est la raison pour laquelle la conformité s’attaque à la fondation de la pyramide des incertitudes : ces problèmes sont souvent au cœur des problèmes de votre entreprise.

Les organisations ont besoin de la conformité pour gérer la plupart des informations d’affaires, mais elles échouent souvent à utiliser efficacement ces informations pour répondre aux problèmes qui ne se présentent pas facilement sur un bilan ou un rapport d’exploitation. De plus, avec l’augmentation continue de la quantité d’informations entrant dans les organisations, la conformité devrait être moins vue comme une exigence, et plus comme une valeur ajoutée qu’elle peut apporter à une organisation.

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