woman is holding bill and credit card in hands and calculating the costs
Pour de nombreuses organisations, l’argent dépensé sans le savoir dans des processus inefficaces serait vraiment choquant. Le coût élevé de la documentation papier découle de l’inefficacité et de l’incohérence qu’elle introduit dans les processus des entreprises. Qui plus est, la gérer prend du temps, on l’égare. De plus, traiter ce genre de documentation à la main est très propice aux erreurs humaines. Bref, la paperasse est inefficace.
Si le temps consacré à la documentation papier pouvait être mis à profit ailleurs, en optant plutôt pour la numérisation des documents, la productivité des employés s’en trouverait grandement accrue. Peu d’entreprises disposent de beaucoup de main-d’œuvre en attente de tâches, ce qui laisse la place à trois possibilités :
– Les employés doivent travailler de plus longues heures;
– Un nouvel employé doit être embauché pour combler le manque;
– Certaines tâches ne sont tout simplement pas accomplies.
De plus, ce temps et cet argent ne sont pas insignifiants. Il est très probable que le coût associé à la productivité gaspillée surpasse largement celui des coûts de base mentionnés précédemment.

Montée en flèche du coût de la main-d’œuvre sans la numérisation de la documentation

Alors, quels sont les coûts directs de la main-d’œuvre associés à tout ce traitement de transactions? Prenons l’exemple d’une entreprise fictive : une chaîne régionale de boutiques de vélos, à Seattle.
Cette entreprise fictive possède trois emplacements et environ 40 employés à temps plein, dont deux qui s’occupent des finances. D’après le Bureau of Labour Statistics, aux États-Unis, le salaire horaire moyen pour une entreprise et les employés s’occupant des opérations financières est de 36,98 $ US. En présumant qu’il est question de semaines de travail de 40 heures en moyenne, et ce, 50 semaines par année, payer ces employés pour qu’ils traitent les transactions représenterait pour l’entreprise une somme annuelle dépassant les 160 000 $ US. Il est vrai qu’il s’agit d’une façon plutôt simpliste d’examiner le problème. En effet, tout ce qui se rattache au traitement des transactions n’est pas fondamentalement une source de gaspillage, et il n’existe aucun moyen d’éliminer complètement le besoin de s’acquitter de cette tâche. Malgré tout, le coût de renonciation existe bel et bien. Les employés du secteur des finances sont des travailleurs du savoir très compétents et bien rémunérés, donc s’ils passent du temps à remplir de la documentation papier, il en résulte d’une part une dépense, d’autre part une mauvaise affectation du savoir de ces travailleurs.
Cette estimation ne tient même pas compte des différentes dépenses autres que celles liées à la main-d’œuvre pouvant survenir en raison des processus financiers s’appuyant sur de la documentation papier. En plus des coûts de base associés à la création, à l’envoi et à l’entreposage des documents papier, la possession d’archives moins fiables augmente les risques de problèmes ayant trait à la conformité, à la sécurité de l’information, aux taxes et à la fiabilité en général pour les entreprises.

Élimination des facteurs de perte de temps communs pour rationaliser la gestion des procédures de l’entreprise

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Numérisation de la documentation papier

Si l’on admet le fait que la consommation de papier est un facteur coûteux affectant la productivité de la plupart des entreprises, comment sommes-nous en mesure d’en réduire l’impact ou de l’éliminer entièrement? La numérisation peut contribuer grandement à l’atteinte de cet objectif. Il est possible de rationaliser, voire d’éliminer entièrement certains processus manuels fastidieux grâce à l’automatisation du flux de travaux. Avec la bonne technologie et le bon partenaire, réduire les processus inutiles est susceptible d’entraîner des effets immédiats sur l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise.
Ricoh Canada est un partenaire collaboratif, et nous vous recommandons fortement d’entamer le processus de numérisation de vos documents entreposés en laissant nos experts effectuer une évaluation. Ensemble, nous sommes à même de déterminer la meilleure solution pour votre entreprise.
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