Peu importe si un vaccin est trouvé ou comment nous ramenons notre société à la normale, des millions de personnes partout dans le monde participent à une expérience sans précédent, et rien ne sera plus jamais pareil comme avant. L’expérience sociale que nous effectuons changera non seulement notre manière de vivre et d’interagir entre nous, mais également notre manière de travailler. Que vous travailliez pour une entreprise Fortune 500 dans une grande équipe ou que vous soyez un conseiller qui travaille d’un projet à l’autre, le changement arrive rapidement.
Du jour au lendemain, il semble que nous avons tous été forcés d’adopter les appels-conférences pour tout : des cours de karaté des enfants jusqu’aux réunions financières de plusieurs millions de dollars. Pour le simple observateur, la vidéoconférence pourrait sembler avoir pris le contrôle du monde du jour au lendemain, mais c’est une technologie qui attend son tour depuis longtemps! Saviez-vous que la première technologie de vidéoconférence remonte aux fils audio des années 1870 et au téléphone vidéo des laboratoires Bell de 1927? Des Jetsons à Dick Tracy, la culture populaire a tenté de visualiser à quoi ressembleraient les appels vidéo et quelles efficacités ils apporteraient à nos méthodologies de communication.
– Cependant, est-ce la nouvelle normale?
– Allons-nous passer des heures interminables devant nos écrans et travailler entièrement dans un environnement à distance et virtuel?
– Comment les entreprises et le travail évolueront-ils afin d’affronter les défis auxquels nous faisons face aujourd’hui?
– Quelle sera la nouvelle prochaine normale?

 

Les avantages de la « prochaine » normale (et heureusement il y en a beaucoup!)

Une réduction des déplacements

L’idée de voyager pendant plusieurs heures pour rencontrer un client pendant une heure semble tellement être une idée de 2019 en ce moment. Nous pouvons réduire considérablement notre stress, la pollution et les problèmes respiratoires connexes, mais qu’est-ce que l’Américain moyen, qui est dans le trafic 54 heures par semaine pour le travail, fait de ce temps?

Un environnement plus sain

Selon certaines estimations, si tout le monde aux États-Unis fait du télétravail la moitié du temps, cela pourrait réduire les émissions de gaz à effet de serre de plus de 51 millions de tonnes métriques par année. Il est fascinant de voir des photos des villes aux quatre coins de la planète, les canaux de Venise, le smog de la ville de Delhi et le ciel plus clair au-dessus des villes comme Los Angeles et Pékin en raison de la réduction de la circulation. Évidemment, lorsque les gens retourneront au travail, les routes se rempliront probablement de nouveau, surtout si les gens ont peur d’attraper le virus en prenant le transport en commun.

Une meilleure productivité

De nombreuses études ont démontré que les télétravailleurs peuvent être plus productifs. Des augmentations de la productivité entre 4 % et plus de 18 % peuvent être atteintes et les premières statistiques au cours du confinement de la COVID-19 confirment ces données ou sont meilleures. De plus, les employés en télétravail ont tendance à passer plus de temps sur le travail principal et moins de temps sur les communications en comparaison à leurs collègues au bureau.

Des économies d’argent

Les consommateurs économiseront en raison de réduction des déplacements et des coûts d’énergie plus faibles, mais beaucoup d’entreprises économiseront aussi de l’argent en raison de la réduction des coûts d’immobilier, de l’augmentation de la satisfaction des employés et de départs d’employés moins nombreux. Les géants mondiaux et les petites entreprises de la même façon annoncent quotidiennement des réductions majeures de l’immobilier d’entreprise et des changements à leurs politiques de télétravail.

Un meilleur équilibre entre travail et vie privée

En tant que cadre qui parcourt le monde habituellement, sera-t-il plus facile d’avoir un équilibre travail-famille en faisant du télétravail? L’idée de participer à des appels de travail importants avec la haute direction tout en gérant le portail de salle de classe en ligne de vos enfants ne semble pas si improbable aujourd’hui. Au cours d’un appel avec la direction particulièrement tendu, ma fille de 10 ans m’a interrompu pour me demander ce qu’était une marge brute et pourquoi elle était si brute. Ce n’est pas quelque chose que j’aurais cru possible il y a quelques mois, mais ça semble tout à fait normal maintenant!

Moins de maladies

Permettre aux employés de travailler de la maison peut aider à les protéger des maladies contagieuses (et pas seulement la COVID-19). Cela peut aussi réduire les surcoûts et les dépenses de soins de santé ainsi qu’amener une plus grande satisfaction au travail.

Attendez, il y a aussi des problèmes!

Il y a une raison qui explique pourquoi les vidéoconférences n’ont pas dominé le marché il y a déjà plusieurs décennies.
Est-ce vraiment un appel vidéo si personne ne partage d’image vidéo? D’après mon expérience, tout le monde participe à l’appel, ferme la vidéo et se parle tous en même temps. Je comprends que nous n’avons pas besoin de partager nos bureaux encombrés, notre conjoint irrité qui se plaint en arrière-plan et nos animaux de compagnie qui tentent d’avoir notre attention. Par contre, la vidéoconférence nous promet d’être connecté aux personnes, ce qui ne se produira jamais si nous revenons au numéro à composer pour se joindre du passé. Ainsi, nous devons nous poser la question, si personne ne veut activer sa vidéo, est-ce que quelque chose a changé? Nous soucions-nous réellement de la portion vidéo des vidéoconférences?

Les vidéoconférences sont plus épuisantes que les réunions en personne

Est-ce seulement moi qui suis plus fatigué après avoir passé la journée à regarder mon écran et être passé d’un appel à un autre? Il s’avère que selon les études publiées, lors d’une vidéoconférence votre cerveau doit travailler plus fort pour interpréter les signes non verbaux, comme le langage corporel et le ton de voix. Nous devons être plus attentifs pour obtenir le même résultat, ce qui signifie que nous dépensons plus d’énergie. Ajoutez à cela la dissonance étrange ressentie par la plupart des gens en tentant de communiquer sur ces appels, les pauses gênantes et la difficulté à exprimer visuellement une idée, tout cela entraîne une plus grande fatigue et un sentiment d’être éloigné.

Une difficulté à se concentrer 

Ce n’est pas seulement moi! Il semblerait que se concentrer et être attentif lors d’un appel vidéo soit plus difficile que lors des réunions en personne. Les plus récentes études révèlent que le fait de parler au téléphone mains libres nuit à la conduite alors que le fait de parler à une autre personne dans la voiture n’a aucun effet négatif. Les professeurs de l’université d’Utah ont découvert que les vidéoconférences ralentissaient le temps de réaction du conducteur et augmentaient le risque d’accident en raison d’un effet connu sous le nom de cécité d’inattention. Est-ce que cela signifie que nous conduisons tous « avec facultés affaiblies » lors de nos vidéoconférences?
– Est-ce vraiment un nouveau média ou est-ce la même chose qu’avant?
– Transmettons-nous réellement notre point de vue et avons-nous de plus en plus de difficulté à faire la même chose qu’avant?
– Si vous deviez résoudre un problème complexe, préféreriez-vous vous rencontrer en vidéoconférence ou en personne?
La réponse simple à plusieurs de ces questions est que nous devons nous rencontrer en personne (ou trouver de meilleures solutions pour se réunir virtuellement lorsqu’il n’est pas possible de le faire en personne). Oubliez les interactions sociales, le développement de relations et l’évolution de notre espèce qui demandent des interactions face à face, mais la nature multidimensionnelle des conversations en personne ne sera pas remplacée par la technologie de vidéoconférence maladroite qui n’a pas beaucoup évolué dans les dernières décennies.
« Pour donner le contexte, comme beaucoup, cela fait environ 2 mois que je fais du #télétravail. Je ne sais pas pour vous, mais il manque quelque chose, même si j’ai adoré mon expérience de télétravail et me rendre compte que mes collègues et moi nous collaborons bien avec notre bonne vieille plateforme de messagerie instantanée et Zoom. Alors, que manque-t-il? Je dirais « l’expérience » de collaboration. À quoi voulons-nous « qu’une expérience » ressemble? Comment pouvons-nous apporter un élément communautaire et humain à toutes ces innovations technologiques? », Leah McCann chez rAVe pubs, mai 2020.

La solution hybride

La réalité est que la « nouvelle » ou même la « prochaine » normale n’est pas durable pour beaucoup de gens et beaucoup de tâches auxquelles font face les professionnels quotidiennement. Ce n’est pas toutes les conversations et tous les problèmes qui peuvent être divisés dans une vidéoconférence et tous les problèmes complexes qui peuvent être résolus dans l’heure allouée afin que nous puissions passer à autre chose. Beaucoup de chercheurs nous préviennent déjà que la résolution de problèmes et la créativité en souffrent lorsque les membres d’une équipe sont séparés les uns des autres.
Pour que nous récoltions les récompenses de la transition vers le télétravail, sans souffrir des conséquences, nous devons trouver un nouvel équilibre. Cet équilibre doit prendre en compte le besoin d’interactions sociales, créer un environnement où l’engagement entre les télétravailleurs est cultivé et un tout nouvel ensemble de solutions matérielles et logicielles qui permet aux équipes à distance de travailler ensemble tout en étant aussi créatives que si elles étaient dans la même pièce.

À quoi ressemblera l’environnement de bureau dans ce nouvel avenir?

Idéalement, nous voulons nous éloigner des longs trajets et des déplacements inutiles, et travailler de la maison le plus possible. Nous allons devoir gérer les ouvertures transitionnelles, où seulement un certain pourcentage de la main-d’œuvre pourra être sur les lieux et la distanciation sociale sera maintenue. Nous voudrons des espaces flexibles qui pourront être utilisés pour différents objectifs et reconfigurés facilement. Beaucoup d’entreprises réduiront leur empreinte immobilière ou créeront peut-être de plus petits espaces satellites. Des espaces satellites qui pourraient être utilisés dans le modèle de « bureau comme hôtel », où les équipes à distance peuvent venir à l’improviste et utiliser l’espace lorsque nécessaire. Les petites équipes centrales se connecteront à un plus grand groupe à distance et seront en mesure de travailler efficacement. La mise en œuvre de tableaux blancs interactifs conviviaux, qui permettent aux utilisateurs de se connecter à leur contenu et agissent comme centrale pour les autres périphériques dans la salle, comme les téléphones de conférence et les projecteurs, autorisera les équipes à reconfigurer l’espace facilement comme requis.

Oubliez le bureau à la maison, nous devons passer à la « salle de réunion à la maison »

Les bureaux à la maison ont autant de connotations négatives que positives. Essentiels pour certains, impossibles et « surestimés » pour d’autres. Récemment, le PDG d’une petite entreprise a exprimé des préoccupations quant au fait que les directeurs des ventes portaient le même chandail pour participer à des appels importants avec les clients et utilisaient l’excuse facile de ne pas pouvoir se déplacer pour ne pas avoir conclu l’entente. Maintenir son professionnalisme et trouver des manières de communiquer seront essentiels pour le télétravail. Quel nouveau meuble est nécessaire pour cette salle de réunion à la maison? La mise en place de petits tableaux blancs interactifs, de caméras à vue objective dans la salle qui permettent à une personne de se lever devant l’audience virtuelle et de faire des présentations officielles afin de créer le même engagement comme s’ils étaient en personne sera essentielle.

Nous devons également réinventer notre concept de réunion à distance

Nos outils de vidéoconférence existants n’ont pas changé depuis des décennies. Chaque plateforme est identique au niveau des capacités, avec de petits changements ici et là pour l’utilisation. Aucune d’entre elles n’offre quelque chose de plus que le partage d’écran et de caméra. Si nous devons favoriser une culture d’équipe à distance qui ne provoque pas d’inefficacités, nous aurons besoin d’un logiciel qui permet à tous d’exprimer leur vision, de visualiser leurs idées et d’être aussi créatifs à distance qu’en personne dans la même pièce.
Les gens parlent de la transformation numérique dans notre espace de travail depuis des années, mais aucune organisation n’a trouvé comment le faire de façon réussie. Notre partenariat avec Ricoh nous donne une occasion extraordinaire d’intégrer la vision de la prochaine génération de notre logiciel Reactiv SUITE avec un excellent fournisseur de solutions comme Ricoh. En tant qu’entreprise canadienne, nous sommes impatients d’aider Ricoh Canada à ouvrir la marche et à transformer la manière dont les Canadiens communiquent et partagent.
Av Utukuri
PDG, Vizetto
Vizetto Inc., est une entreprise canadienne qui développe Reactiv SUITE, un logiciel qui permet la créativité à distance pour les organisations. Ce nouveau partenariat entre deux formidables entreprises valide davantage l’objectif de Ricoh de dynamiser les espaces de travail numériques en utilisant des technologies et des services novateurs pour permettre aux gens de travailler plus intelligemment ainsi la mission de Vizetto d’assurer la meilleure expérience utilisateur possible pour l’espace de réunion numérique.

 

Apprenez-en plus sur les manières de vous adapter en utilisant de meilleures pratiques de collaboration, non seulement pour soutenir les personnes dans leur « nouveau normal », mais également pour faire croître votre entreprise et faire face à la concurrence.
Ricoh peut vous aider à regler les problèmes de collaboration de votre organisation – Contactez-nous
Sources :
https://www.apa.org/monitor/mar03/handsfree
https://introvertdear.com/news/why-zoom-calls-are-draining-for-introverts/
https://www.nytimes.com/2020/05/05/business/pandemic-work-from-home-coronavirus.html
https://www.advertisingweek360.com/how-to-survive-the-coronavirus-induced-zoom-conference-apocalypse/
https://www.lifesize.com/en/video-conferencing-blog/history-of-video-conferencing
https://www.randstad.ca/job-seeker/career-resources/workplace-culture/the-pros-and-cons-of-working-from-home-is-it-right-for-you/
https://www.thebalancesmb.com/the-disadvantages-of-working-at-home-2948688