Dans le climat économique actuel, le télétravail occasionnel se transforme en besoin sur le long terme, ce qui crée des défis organisationnels, administratifs et individuels. Il existe cependant des solutions pour vous aider à les relever.
Les entreprises à travers le monde répondent à la situation actuelle en faisant faire du télétravail à grande échelle. Le télétravail représente cependant un défi de taille, pas seulement pour les dirigeants de l’entreprise, mais aussi pour les personnes au sein du réseau. Dans le climat économique actuel, le télétravail occasionnel se transforme en besoin sur le long terme, ce qui crée des défis organisationnels, administratifs et individuels. Il existe cependant des solutions pour vous aider à les relever.
Vos employés risquent de trouver ce changement perturbant, déstabilisant et stressant. Vous devez faire votre maximum pour les aider à s’ajuster, à établir une normalité et à se sentir bien et en confiance.

 

Rassurer et motiver les employés qui font du télétravail

Vous devez vous assurer que vous fournissez à vos télétravailleurs le soutien dont ils ont besoin. Voici trois choses essentielles que vous pouvez faire en ce sens :

 

Interaction sociale

La communication est reine. Faites sentir votre présence au sein du réseau en interagissant régulièrement avec vos employés.
Encouragez les cadres hiérarchiques à communiquer régulièrement avec leurs équipes pour évaluer leur satisfaction et leur bien-être au travail. Créez des forums et des groupes communautaires pour qu’ils partagent leurs idées et donnez-leur de la rétroaction. Passez aussi du bon temps avec vos collègues, comme ils le feraient dans un environnement de travail normal. Demandez à vos équipes de fournir des indications et des conseils sur les bonnes méthodes de travail à la maison.
De manière générale, il est essentiel de faire passer un message de soutien pour la santé et le bien-être au sein de toute l’organisation, faites-en donc votre priorité. Cela montrera à vos employés que malgré les circonstances, ils ne sont pas seuls.

 

Fixer des objectifs collaboratifs

En tant que dirigeant d’une entreprise, vous devez définir une vision claire de l’entreprise, la partager avec vos équipes et leur indiquer quel est leur rôle en son sein.
Les objectifs de groupe ont toujours été un élément essentiel pour la motivation des employés. Si ces derniers ont le sentiment de faire partie d’une équipe dont les membres travaillent ensemble pour atteindre un objectif, ils seront plus productifs – surtout s’ils peuvent constater leurs propres contributions à l’effort collectif.
Non seulement ils seront plus productifs, mais ils se sentiront moins seuls grâce à ce lien supplémentaire avec leurs collègues – un facteur essentiel à la santé et au bien-être.

 

Favoriser un équilibre entre le travail et la vie personnelle

L’un des avantages du télétravail est la plus grande flexibilité dont disposent vos employés. Assurez-vous qu’ils ne pensent pas devoir être assis devant leur ordinateur toute la journée au cas où on aurait besoin d’eux, simplement parce qu’ils ne sont pas au bureau.
Le climat actuel créé engendre beaucoup de pression supplémentaire. Les employés travaillent dans un environnement qui ne leur est pas familier, et doivent peut-être prendre soin d’enfants ou de personnes qui leur sont chères. Vous devez leur assurer qu’ils sont totalement libres et qu’ils ont votre soutien pour adapter leur travail en fonction de ces besoins.
De plus, en donnant un certain degré d’autonomie à vos employés dans les tâches qu’ils font, quand ils les font et avec qui ils les font, vous les motiverez et renforcez leur capacité à fournir le meilleur d’eux-mêmes dans leur travail, même à la maison.
Ainsi, encouragez-les à trouver un équilibre qui leur corresponde entre leur travail et leur vie personnelle, faites-leur confiance pour qu’ils assument leurs responsabilités, et essayez de soutenir leurs initiatives et de comprendre leurs besoins.

 

Les enjeux auxquels font face les dirigeants d’entreprise

De même manière que les personnes, les organisations font également face aux défis engendrés par le télétravail.
Votre capacité à communiquer avec vos équipes est une des difficultés. Les courriels et les vidéoconférences ont leurs limites, les rencontres en face à face ne seront pas pareilles et les interactions sociales seront réduites. Cependant, il est essentiel que les dirigeants trouvent un moyen de soutenir et de motiver leurs équipes.
La technologie joue un rôle important, mais c’est aussi une épée à double tranchant. Elle offre des fonctions qui facilitent le télétravail, mais elle complique la vie des gens avec des appareils plus complexes.
Posez les bonnes questions, analysez les besoins de vos employés et de votre entreprise, et trouvez les solutions technologiques qui vous correspondent. Ainsi, vous maintiendrez la productivité et permettrez une croissance future.

 

Les questions que vous devez poser

Il est difficile de faire face à ces questions, mais le faire avec ouverture d’esprit sera avantageux sur le long terme pour votre entreprise :
  • Adhérons-nous aux conseils et aux règlements les plus récents du gouvernement?
  • Notre infrastructure TI résiste-t-elle à cette soudaine augmentation de la demande de télétravail?
  • Nos employés ont-ils tout ce qu’il leur faut pour travailler à distance efficacement?
  • Ont-ils les connaissances techniques nécessaires pour utiliser tous leurs outils facilement?
  • Quels processus essentiels à l’entreprise mettons-nous en place dans un bureau de site?
  • Notre équipe des TI a-t-elle les capacités de fournir du soutien à distance?
Répondez à chaque question avec diligence et travaillez rapidement pour combler les lacunes éventuelles, sous peine de voir la continuité des activités chuter.

 

Donner des moyens à vos télétravailleurs avec la technologie

Vous allez certainement découvrir rapidement que vous n’avez pas les bonnes solutions technologiques pour effectuer du télétravail efficacement. Que pouvez-vous donc faire?
À long terme, vous pouvez remplir un audit expérimental détaillé de votre infrastructure TI existante et planifier sa mise à jour. À court terme, vous pourriez avoir besoin de faire des ajustements rapides afin de régler les problèmes les plus immédiats et les plus ennuyeux.
Par exemple :
  • Vos employés peuvent-ils accéder aux espaces de travail en ligne et aux documents?
  • Leur accès est-il limité à cause du mauvais fonctionnement du VPN ou de problème de connexion?
  • Leur appareil est-il réglé correctement pour faire du télétravail?
  • Ont-ils toujours besoin d’imprimer des documents comme des commandes, des contrats, etc.?
  • Ont-ils les bons outils numériques pour collaborer?
Si vous avez besoin d’aide pour répondre à l’un de ces enjeux, demandez l’expertise d’une entreprise tierce comme Ricoh. Nous offrons une large gamme de solutions numériques, ainsi que des conseils pour se mettre en contact avec les gens et encourager la collaboration. Apprenez-en plus sur les tendances qui entraînent l’évolution du milieu de travail et du télétravail.

 

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Les trois C du télétravail

Si vous organisez du télétravail de masse, attardez-vous sur ces trois principes, ce qui vous permettra de vous adapter et de tirer profit des forces de vos équipes et de leurs membres.

 

Clarifier les rôles

Définissez des limites et des directives claires quant à ce que vous attendez des employés de votre organisation.
Le fait de clarifier les rôles et les attentes leur donnera une base solide pour répondre aux attentes et aux aspirations, gérer leur temps et comprendre les exigences – ce qui les aidera à rester sur la bonne voie, et ce qui évitera aux individus plus ambitieux ou assidus de s’épuiser au travail.

 

Communiquer régulièrement

Les meilleurs dirigeants sont ceux qui écoutent, qui parlent avec confiance et respect, qui posent des questions sur la charge de travail et sur la progression des employés sans faire de microgestion, et qui communiquent régulièrement avec leurs équipes.
Posez ces questions rapides toutes les semaines à vos employés : « Comment allez-vous? », « Quel travail avez-vous effectué? », « Sur quoi travaillez-vous? », et « Pour quel aspect avez-vous besoin d’aide? ».
Cette action permet aux personnes de prendre en charge leurs habitudes et leurs comportements et de faire d’importants progrès en matière de productivité de leur propre chef.
N’oubliez pas que les personnes verront le défi de différentes manières : certains le savoureront, d’autres le trouveront intimidant.
Faites passer un message d’accomplissement par les activités et assurez-vous que chaque employé reçoit les mêmes occasions et la même attention.

 

Conserver les liens

Le télétravail rend le maintien des liens personnels plus important que jamais.
Au cœur des enjeux d’aujourd’hui, il est facile de se concentrer excessivement sur la façon dont vous allez satisfaire aux différentes mesures pour le succès de l’entreprise et exécuter votre travail, ce qui serait une grave erreur.
Imaginez des façons novatrices de créer des « machines à café virtuelles » – des environnements au sein desquels vos employés peuvent s’exprimer et parler de ce qu’ils font. Les plateformes collaboratives telles que Microsoft Teams sont idéales pour recréer ces environnements.

 

Ricoh peut vous assurer une transition en douceur vers le télétravail

Depuis longtemps, Ricoh dynamise les espaces de travail numériques et optimise la capacité des employés à effectuer leur travail, à la fois au bureau et chez eux. Notre guide pour créer le « bureau idéal » contient des directives pratiques et des conseils pour les dirigeants et leurs équipes exécutives principales.
Si vous avez des questions à propos du contenu de cet article, ou si vous vous demandez comment Ricoh peut vous aider à faire une transition vers le télétravail, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

 

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