L’entreposage de documents physiques peut coûter aux organisations près de 30 $ par document. Les coûts ne cesseront d’augmenter, car les coûts d’espace de bureau dans nos villes continuent d’augmenter. Sachant cela, une gestion efficace des documents dans le monde des affaires d’aujourd’hui est essentielle. Sans celle-ci, vous exposez potentiellement votre entreprise à une foule d’autres problèmes : des coûts élevés aux risques de sécurité.
Prenons un instant pour regarder certains des problèmes clés.

 

Documents physiques

Dans cette ère hautement numérique, cela peut être surprenant de savoir qu’encore beaucoup d’entreprises sont fortement dépendantes des documents papier pour les activités quotidiennes. Des études récentes ont révélé que près de 95 % des informations d’affaires sont notées sur des documents papier, ce qui soulève des problèmes.
De quelle façon entreposez-vous de façon sécuritaire tous ces documents papier? Pouvez-vous les entreposer sur site ou avez-vous besoin d’acheter de l’espace d’entreposage coûteux dans une installation spécialisée?
Également, il y a le problème d’accéder, de récupérer et de partager les documents physiques. Obtenir des documents des emplacements d’entreposage sécurisés prend du temps et entraîne des coûts supplémentaires. Il est également possible que les documents soient perdus, car 7,5 % des documents papier le sont.

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La perte de documents a des conséquences de taille. Ils doivent être reproduits, ce qui prend du temps et des ressources, mais il y a également la question de la sécurité. Quelque 40 % des atteintes à la sécurité sont sur papier.

Ces atteintes se classent habituellement dans les catégories suivantes :

  • Perte ou vol de documents (14 %)
  • Documents postés ou télécopiés au mauvais destinataire (19 %)
  • Données laissées dans un endroit non sécuritaire (4 %)
  • Élimination non sécuritaire de papier (3 %)
La collaboration, le télétravail et le travail lors de déplacement sont également fortement limités par les documents physiques. L’incapacité à partager des données de façon numérique compromettra l’efficacité de l’entreprise et la prestation des services, ce qui entraînera un faible rendement d’affaires et une réduction des revenus.

 

Gestion de documents numériques

Heureusement, ce n’est pas toutes les entreprises qui sont coincées dans l’univers du papier. De nos jours, beaucoup d’entre elles créent des documents numériques qui améliorent la collaboration et le partage et réduisent les coûts d’entreposage. Cependant, même si les entreprises reconnaissent la valeur du numérique, un grand nombre d’entre elles sous-estiment toujours les problèmes et les menaces d’un mauvais logiciel de gestion de documents.
Un grand pourcentage des entreprises compte sur des serveurs internes ou des services de stockage traditionnels comme Google Drive ou Microsoft OneDrive. À la surface, ces solutions semblent être solides et efficaces. Cependant, si vous allez un peu plus loin, vous découvrirez rapidement des problèmes.
L’enregistrement de documents demande aux utilisateurs de constamment les enregistrer dans un emplacement de stockage approuvé par l’entreprise, que ce soit un serveur local ou une solution de stockage externe approuvée. Toutefois, la tentation pour les employés d’enregistrer localement des fichiers dans le disque dur ou dans un emplacement de stockage externe non approuvé rend ces documents inaccessibles.
Dans ces situations, la productivité des employés peut baisser de jusqu’à 21 % et les travailleurs passent une moyenne de 18 minutes à chercher un document lorsqu’il a été sauvegardé dans un emplacement non approuvé ou qu’il a été mal indexé. Les recherches ont révélé que près de 4 employés sur 5 ont déjà eu besoin de recréer des documents existants, car ils ne les trouvaient pas sur le réseau de leur entreprise.

 

Contrôle des versions

Un autre défi important est le contrôle des versions et la capacité de travailler sur des documents à partir d’appareils mobiles.
Sans un logiciel de gestion de documents professionnel en place, le contrôle des versions est à la discrétion des utilisateurs individuels. Inévitablement, cela peut entraîner l’écrasement de documents et la perte de données, ce qui ralentit de plus belle la productivité et la prestation de services. Jusqu’à 83 % des employés ont des problèmes de contrôle des versions.
Une collaboration efficace nécessite que toutes les personnes travaillent à partir de la plus récente version d’un document. Si vous n’avez pas de logiciel de documents en place qui enregistre tous les documents en temps réel, il y a de fortes probabilités qu’une ancienne version soit utilisée à la place. Avec les options de contrôle des versions d’un système de gestion de documents, tout le monde peut voir qui a fait quels changements à quel moment, et tous les changements seront effectués instantanément pour tous les utilisateurs.

 

Mobilité

81 % des employés ont soulevé le besoin d’un accès mobile aux documents de l’entreprise. Avec les pratiques de travail modernes, ce n’est pas étonnant. Même si la numérisation de documents peut faciliter cela, elle n’offre pas aux utilisateurs les avantages d’une solution de gestion de documents professionnelle.
Permettre à vos employés de voir, de modifier et de signer des documents à partir d’un appareil mobile nécessite que les fonctions plus modernes soient offertes par une solution de documents professionnelle. Actuellement, 74 % des employés peuvent signer électroniquement des documents en utilisant un appareil mobile. L’intégration des signatures électroniques à votre flux de travaux peut réduire les temps d’exécution des documents de 80 %, ce qui permet aux utilisateurs de les passer en revue et de les signer instantanément au moment et à l’endroit qui leur convient.

 

Avantages à long terme

Il y a de nombreuses raisons individuelles et des statistiques qui font que votre entreprise devrait se diriger vers une solution de gestion de documents professionnelle. Toutefois, nous pouvons résumer le tout en une raison principale :
Un investissement de cinq ans dans un système de gestion de documents professionnel entraîne un RCI de 404 % et protège votre entreprise des risques de perte de document et de vol de données. (IDC)

 

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