Au sein d’un lieu de travail avant-gardiste, les employés doivent être connectés aux informations et connectés les uns aux autres – n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil. Ils doivent donc disposer d’une plateforme collaborative de haute qualité.
La « collaboration en milieu de travail » est un terme à la mode ces temps-ci. Vos employés travaillent-ils réellement ensemble de manière efficace, ou font-ils semblant? Il y a plein de personnes intelligentes effectuant du très bon travail dans votre bureau, mais vous avez remarqué qu’elles ont des problèmes de communication récurrents. Il arrive que des livrables soient abandonnés lors de leur transfert d’une personne à l’autre, et vous constatez que des personnes assises à quelques mètres les unes des autres ne partagent pas nécessairement d’informations.
Lorsque les employés doivent trouver par eux-mêmes un moyen de collaborer, les technologies gratuites sous forme d’applications offrent à tous une liberté totale. Cependant, elles ont eu l’effet inverse dans beaucoup d’organisations. Elles créent un effet des pôles de collaboration dans un environnement isolé, ce qui crée un risque supplémentaire : les personnes en dehors des pôles ne partagent pas leurs idées – qui sont précieuses –, et les documents d’affaires importants sont souvent sauvegardés dans le nuage personnel des employés dans un effort pour faciliter la collaboration.
Il est difficile de maintenir élevée la productivité des employés, que ce soit au bureau, à distance ou lors de déplacements. Vous savez qu’ils s’attendent à être en mesure de collaborer et à être productifs n’importe où, et vous souhaitez les satisfaire, mais il est difficile de travailler efficacement lorsque la moitié des employés ont besoin d’accéder à six référentiels de données ou plus, et que moins d’une entreprise sur cinq autorise la recherche dans tous les référentiels.
La « collaboration en milieu de travail » est un terme à la mode ces temps-ci, ce qui est ironique, parce que d’une certaine manière nous sommes plus connectés que jamais. Les chaînes d’approvisionnement sont mondiales, et les employés, les partenaires et les entrepreneurs ne sont plus enchainés à leurs bureaux – ils peuvent travailler n’importe où avec un téléphone intelligent ou un ordinateur portable. Cependant, ils sont trop souvent noyés sous des vagues de courriels contenant des éléments d’action, des suivis et des questions, car ils ne pouvaient pas être présents physiquement aux côtés de l’un de leurs collaborateurs.
Il s’agit là de la situation de votre entreprise? Ne vous inquiétez pas, c’est le cas de beaucoup de personnes.

 

Mettre en place une collaboration en milieu de travail efficace

Près de 40 % des employés indiquent qu’il n’y a pas assez de collaboration dans leur milieu de travail[i]. Si nous permettons aux employés de facilement partager leurs pensées et leurs idées en lien avec leur organisation, les avantages que nous en tirons sont considérables et ont un effet important. Les produits sortent plus tôt sur le marché, les clients sont servis plus vite et les problèmes sont résolus plus rapidement dans les organisations au sein desquelles la collaboration est efficace. Celles-ci sont plus compétitives et améliorent leurs résultats financiers. Les délais dans les projets peuvent coûter cher; si on obtient l’avis de tout le monde dès le début des projets, ceux-ci sont moins susceptibles d’être retardés. De plus, le fait de rebondir sur les idées des autres crée une étincelle créative qui permet de considérablement améliorer les programmes et leurs résultats.
Jacob Morgan, futuriste et auteur de « The Future of Work », indique : « Au sein d’un lieu de travail avant-gardiste, les employés doivent être connectés aux informations et connectés les uns aux autres – n’importe, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil. » Ils doivent donc disposer d’une plateforme collaborative de haute qualité.
Alors, par où faut-il commencer?

 

Tout le monde doit être sur la même longueur d’onde

Si les entreprises se servent d’un ensemble désordonné de solutions technologiques pour des choses comme la messagerie et le partage de fichiers, elles peuvent rencontrer d’importants problèmes de productivité et de sécurité. Travaillez avec vos employés pour déterminer quels sont leurs besoins et pour savoir avec quels outils ils travaillent. Créez ensuite un ensemble standard d’outils approuvés. De plus, saisissez cette occasion pour obtenir des renseignements quant aux problèmes qui ne sont pas en lien avec la technologie dans la façon dont les employés travaillent ensemble.

 

Centrer votre attention sur la mobilité des informations

Les employés doivent avoir accès aux documents et aux données dont ils ont besoin n’importe où et n’importe quand. Pour atteindre cet objectif, vos informations doivent être transférables d’un format papier à des formats numériques de façon fluide, et doivent être accessibles depuis différents appareils et plateformes. Envisagez la mise en place d’un système de synchronisation et de partage des fichiers au sein de toute l’entreprise pour favoriser la mobilité des informations.

 

Une plateforme collaborative sécurisée

La sécurité est un autre facteur important. Assurez-vous que la plateforme vous protège des pirates informatiques, mais aussi qu’elle vous permette de restreindre son accès et d’exiger une authentification interne pour les documents d’entreprise importants.
La collaboration est plus efficace lorsqu’elle est uniformisée au sein d’une organisation. Les organisations qui atteignent un équilibre entre la collaboration et l’accomplissement personnel sont les meilleures de leur industrie. Trouver le meilleur moyen d’améliorer la collaboration et d’aider les employés à travailler ensemble peut vous aider à réduire les tensions, à augmenter l’engagement des employés, à diminuer les coûts et à créer un avantage compétitif durable pour votre entreprise.
Ricoh peut vous aider. Visitez maintenant les artisans du changement de Ricoh et apprenez comment nous avons aidé d’autres organisations canadiennes comme la vôtre à augmenter l’engagement et la productivité de leurs employés en créant des milieux de travail collaboratifs!

 

[i] https://www.gensler.com/research-insight/gensler-research-institute/the-2013-us-workplace-survey-1