Les technologies de salles de réunions, comme la conférence et l’équipement audiovisuel, étaient auparavant hors de la portée des TI. Cependant, puisque les technologies ont évolué au point d’être un problème de réseau et de sécurité, elles sont souvent ajoutées à la longue liste que les équipes TI possèdent et gèrent (parfois volontairement, parfois pas!). Voici comment vous (ou votre directeur des TI) pouvez rationaliser votre gestion en rendant chaque réunion plus sécuritaire et productive.
Chaque fois qu’une entreprise acquiert un nouvel outil technologique, son équipe TI obtient un élément de plus à gérer et à sécuriser.
Le service TI pourrait être responsable de technologies qui étaient traditionnellement hors de sa portée et les salles de réunions et l’équipement audiovisuel sont l’un des plus récents ajouts. Il pourrait aussi hériter de l’équipement audiovisuel de conseillers externes si votre entreprise veut économiser de l’argent en l’apportant dans ses locaux. Cette situation vous est-elle familière?
Toutefois, beaucoup d’équipes TI n’ont pas de plan particulier évident quant à la manière par laquelle elles vont gérer et sécuriser cette technologie.

 

Les équipes TI ont deux options… prendre la tête ou prendre du retard

Situons cela en contexte… votre équipe TI a assez de travail et n’a pas le temps ni les ressources pour gérer de nouveaux outils. Simultanément, adopter une approche réactive de la gestion des TI pour toute technologie place l’entreprise dans une position nettement défavorable par rapport à la concurrence.
La réalité de la vie des TI : les unités d’affaires qui ciblent un point faible et qui, à l’occasion, vont acheter des technologies sans la permission des TI. Si vous travaillez dans le domaine de l’informatique, vous le savez. Les responsabilités de « l’informatique de l’ombre » ne font que rendre le travail plus difficile, car vous devez effectuer des intégrations complexes pour que tout fonctionne bien et ce qui est souvent ignoré, c’est la rotation continue des pièces pour que le bon fonctionnement se poursuive, alors que de plus en plus de technologie est ajoutée – c’est comme une mission impossible du monde des TI.

 

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Adopter une approche proactive et collaborative de la gestion des TI peut éliminer beaucoup de ces frustrations.
Commencez par avoir des conversations avec les autres – des directeurs des opérations, à ceux des RH, aux utilisateurs individuels aux premières lignes. Discutez des défis qu’ils rencontrent lorsqu’ils organisent des réunions ou suggérez des technologies qui leur offriraient une meilleure expérience.
Lorsque vous planifiez d’avance, vous pouvez trouver des outils qui conviennent à tout le monde. Vous offrez aux utilisateurs la technologie dont ils ont besoin pour avoir des réunions plus productives et agréables – tout en vous assurant de pouvoir exercer une sécurité et une gouvernance appropriées pour chaque système.
Être proactif vous permet aussi d’essayer des outils et de vous assurer qu’ils s’intègrent à vos autres systèmes. Vous pouvez effectuer un petit essai pilote et un dépannage pour tout problème avant de déployer un outil à l’échelle de l’entreprise.
Prendre l’initiative élimine non seulement les futurs maux de tête, mais démontre aussi à l’équipe de gestion que votre équipe est moderne, qu’elle cherche à innover et qu’elle peut utiliser la technologie afin d’améliorer l’expérience des employés. Vous obtiendrez peut-être même de l’aide de la part des autres services afin de partager la charge de travail.

 

Trois moyens peu stressants de rendre vos réunions plus productives

Voici trois étapes qui rendront vos réunions plus efficaces et qui offriront une meilleure expérience aux employés. Suivre ces étapes libérera aussi votre équipe TI, car elle pourra passer moins d’heures à dépanner des technologies de salles de réunions et plus de temps à innover.

 

1. Analyser votre espace de salle de réunions existant.

Les directeurs des systèmes informatiques, les autres directeurs des TI et les gestionnaires d’installations sont sous pression pour aider l’entreprise à prendre de se développer tout en diminuant les coûts. L’immobilier représente un grand pourcentage des budgets d’exploitation – ce qui fait en sorte qu’il est essentiel que vous consultiez l’équipe des opérations quant à la manière de mieux gérer votre bureau et votre espace de réunions. Ainsi, vous pouvez redistribuer vos économies à d’autres priorités d’affaires stratégiques – comme l’automatisation et les technologies émergentes – qui amélioreront l’expérience client et généreront des revenus.
Les outils de gestion des installations et des espaces de travail vous indiquent les façons dont les employés utilisent vos salles de réunions et ciblent des manières d’accroître l’efficacité. La technologie de capteur de mouvement vous indique l’occupation dans chaque salle afin que vous puissiez cibler les moments durant lesquels vous pourriez manquer d’espace. Simultanément, un logiciel de planification d’horaires préviendra les doubles réservations et assurera que tout le monde ait un espace pour chaque réunion. L’utilisation de ces outils permettra à votre bureau de fonctionner plus facilement et augmentera la collaboration.
Avec ces données, vous pourrez aussi éliminer les coûts inutiles. Par exemple, vous pourrez mieux utiliser vos salles de réunions actuelles au lieu d’offrir la réservation de plus d’espace. Ainsi, vous pourrez réattribuer les fonds vers des initiatives plus stratégiques. Vous allez aussi améliorer l’expérience des employés, car ils auront toujours un espace muni des technologies appropriées lorsqu’ils en auront besoin. Les visiteurs remarqueront votre espace professionnel et bien géré.

 

2. Obtenir les bons outils.

Selon des recherches, nous perdons 9 minutes lors de la préparation au début de chaque conférence téléphonique. Ensuite, nous perdons 6 autres minutes pour le dépannage de problèmes pendant l’appel.[1]
Si votre technologie de salles de réunions ne fonctionne pas, la première personne à recevoir une plainte fera partie du service TI. Plus votre équipe consacre de temps au soutien, plus vos ressources TI limitées seront mises à rude épreuve.
Avec la bonne technologie, votre équipe TI n’aura pas besoin d’aider les gens à gérer leurs réunions.
Par exemple, les tableaux blancs interactifs (TBI) facilitent la collaboration pour les participants. Les tableaux blancs interactifs sont de grands écrans électroniques que les employés peuvent utiliser pour présenter de l’information et afficher du contenu provenant d’Internet. Pendant les réunions, des notes peuvent être inscrites directement sur le tableau et les fichiers annotés peuvent être envoyés aux participants par courriel.
Bien que plusieurs fournisseurs offrent de l’équipement semblable, le défi consiste à trouver la bonne solution pour l’accompagner. D’abord, il va de soi de trouver un TBI qui fonctionne avec Windows 10. Ainsi, votre équipe n’aura pas besoin d’apprendre à utiliser le logiciel spécial qui est intégré à votre tableau intelligent. Au lieu, elle pourra utiliser tout programme compatible avec le système d’exploitation Microsoft, comme Office, Skype et leur logiciel spécialisé pour l’industrie – efficace jusqu’à un certain point. Cela dit, beaucoup des innovations récentes dans cet espace de « services de communication visuelle » consistent en la résolution de problèmes similaires en matière de formation, de gestion du changement et d’adoption pour les utilisateurs – plus de détails à ce sujet dans un moment.
L’utilisation d’un TBI est très semblable à celle d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent. Puisque les utilisateurs connaissent déjà ces appareils, ils n’auront pas une grande courbe d’apprentissage lorsqu’ils utiliseront le tableau. Votre partenaire devrait aussi offrir des formations à distance ou en personne afin d’aider les employés à se familiariser à la technologie.
Ces fournisseurs qui sont en contact avec les besoins de leurs clients détiennent le véritable logiciel innovant de tableau blanc numérique qui est spécifique aux besoins d’affaires interactives ou d’éducation, est incroyablement facile à utiliser et rend les séances plus productives. Voyez-le comme un système d’exploitation rapide propre aux tableaux blancs qui écrasera les applications de bureau standards.

 

3. Surveiller et gérer vos salles de réunions à distance.

La sécurité de l’information dans les salles de réunions est très difficile. Les participants oublient souvent d’effacer les notes des tableaux blancs. Ils oublient parfois aussi des papiers qui contiennent des données confidentielles sur des tables, aux imprimantes ou dans les bacs de recyclage, à la vue de tous.
Vous pouvez protéger les données confidentielles grâce à une technologie qui vous permet de gérer, de surveiller et de sécuriser vos salles de réunions à distance.
Recherchez des outils qui vous offrent des renseignements sur demande à propos de vos salles de réunions et qui vous envoient des alertes lorsqu’il y a un problème. Par exemple, vous pouvez recevoir une alerte lorsque quelqu’un oublie d’éteindre un IFPD. Ainsi, vous pouvez l’éteindre à distance – et protéger les données confidentielles tout en économisant de l’électricité. Intégrer des systèmes de l’Internet des objets (IoT) dans vos salles de réunions vous permettra aussi de contrôler les stores, de verrouiller les portes et d’éteindre ou d’allumer de l’équipement.
Vous pouvez aussi remplacer vos imprimantes par des modèles écologiques qui sont dotés de fonctions de sécurité intégrées. Recherchez des imprimantes qui conservent les tâches d’impression jusqu’à ce qu’un employé utilise une carte-clé pour les imprimer. Ainsi, vous n’avez pas à vous inquiéter que des données confidentielles se trouvent sur des bacs d’imprimante et qu’elles soient récupérées par la mauvaise personne.

 

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Prochaines étapes

Les technologies de salles de réunions sont souvent complexes et désuètes, ce qui peut influencer la collaboration et la productivité des employés. Cela peut aussi créer des failles de sécurité qui mettent votre entreprise à risque.
Moderniser votre technologie peut résoudre ces problèmes et préparer votre entreprise pour un succès futur.

 

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[1] ZDNet : How much time do we waste on conference calls? 14 mars 2018.