Votre entreprise utilise-t-elle toujours des procédures d’affaires dépassées qui ont été mises en place il y a plusieurs années? Un nombre surprenant d’entreprises les utilisent toujours. Voici trois procédures répandues venant des époques d’affaires révolues ainsi que des suggestions faciles pour les apporter dans le monde moderne.
1. Vous conservez toujours vos dossiers dans des classeurs
Conserver des dossiers physiques est coûteux et prend beaucoup d’espace de bureau. Les conséquences d’une mauvaise gestion de l’information comprennent : passer un temps excessif à fouiller dans des classeurs désordonnés, utiliser de l’espace de bureau précieux pour entreposer des documents, payer le haut prix pour entreposer des documents, perdre des documents, éroder la communication entre collègues et augmenter les risques de sécurité.
Une numérisation et une gestion réussies de l’information répondent à ces problèmes et bien plus encore. Pourquoi ne pas passer au XXIe siècle? Avoir des documents convertis en format numérique est relativement simple et lorsque c’est fait, vous pouvez y accéder n’importe quand et n’importe où, ce qui améliore la productivité de plusieurs années-lumière.
2. Vous passez des heures à remplir des documents
Personne n’aime la corvée de remplir des formulaires, de payer des factures et de traiter des factures manuellement, pourtant beaucoup de travailleurs ne font que ça. Automatisez vos flux de travaux. Cela fait une grande différence, surtout pour des fonctions comme les comptes créditeurs, où vous pouvez numériser les factures, appuyer sur un bouton et le tour est joué. Un système automatisé ajoute l’information dans les bons champs pour le traitement, alors vous ne perdez pas de temps précieux à le faire vous-même. Après cela, les factures sont envoyées au service des finances pour approbation, au besoin, puis elles sont envoyées au fournisseur de service. Ne plus avoir de mains humaines qui traitent les documents permet d’économiser du temps et de réduire le risque d’erreurs du processus. Cela vous permet également d’économiser de l’argent. L’adoption de procédures sans papier entraîne de meilleurs rapports d’audit, des temps de réponse plus rapides, l’augmentation de la productivité et un contrôle accru du flux des travaux et de l’état des processus.
3. Les voyages d’affaires vous font dépasser votre budget
Parfois, il est logique de se rendre à des conférences ou de passer du temps face à face avec un client, mais pas toujours.
En plus des factures d’hôtel, des repas et du prix des vols, des petites choses comme les frais de bagages, de taxi, de pourboire et même de guichets automatiques s’additionnent rapidement et font réellement monter la facture. Les déplacements sont également une perte de temps qui vous font prendre du retard sur vos tâches quotidiennes, lesquelles vous font sentir submergé à votre retour.
Alors que des outils de collaboration modernes sont disponibles, comme l’audioconférence et la vidéoconférence, les tableaux blancs interactifs et la téléphonie de voix sur IP abordable, vous n’avez aucune raison d’utiliser autant de temps et d’argent sur des déplacements. Évaluez vos besoins et choisissez la solution qui fonctionne le mieux pour vous. Heureusement, retirer votre entreprise des années 1980 ne nécessitera pas une DeLorean dotée d’un convecteur temporel. L’équivalent en affaires du voyage dans le temps peut maintenant être effectué en mettant en place quelques mises à jour technologiques simples et peu coûteuses. Votre seul regret sera de ne pas l’avoir fait avant.
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