Que votre entreprise soit de petite ou de grande taille, lorsqu’il est question du besoin de numériser les dossiers papier, nous pensons généralement à la situation dans le contexte des documents d’affaires traditionnels.
Au mieux, ne pas avoir accès à des données et à des documents importants peut être incroyablement dérangeant. Perdre des dossiers entraîne aussi des risques de conformité, de poursuites et de perte de la confiance des clients – et les répercussions peuvent coûter beaucoup de temps, d’argent ou même l’entreprise en soi. Un résultat qui n’est pas toujours évident est la perte d’une précieuse histoire culturelle.
La nature humaine a tendance à se concentrer sur l’avenir, de sorte que nous sommes souvent prompts à passer à l’étape suivante, ce qui signifie que l’histoire peut se perdre. Même l’un des plus incroyables accomplissements de l’histoire humaine – la navigation spatiale – a été affecté par ce problème. Sans les efforts extraordinaires de quelques archivistes dévoués, les photos des cinq premiers orbiteurs lunaires seraient perdues dans le temps.1
L’importance de l’archivage de notre héritage partagé va bien au-delà des images spectaculaires de l’espace. Sur Terre, Southern Mutual Help Association (SMHA) est un excellent exemple d’organisation qui prend des mesures pour protéger son héritage.
SMHA est une petite organisation à but non lucratif située dans le secteur rural de la Louisiane. Sa mission est de bâtir des communautés fortes, saines et prospères, en concentrant ses efforts sur les familles à faible revenu qui bénéficieront le plus de son soutien.
De la création de la première clinique médicale et dentaire pour les travailleurs de plantations de canne à sucre dans les années 1960, à la prestation d’aide humanitaire et la reconstruction suite à la destruction causée par l’ouragan Katrina et l’ouragan Rita, SMHA agit comme défenseur et allié des gens dans le besoin depuis près de 50 ans. L’organisation a aussi défié les forces de la pauvreté, du racisme, du sexisme et du classisme à chaque occasion – en menant des batailles juridiques, en influençant des politiques et en affrontant les législateurs.
Tous ces efforts ont généré des résultats admirables – SMHA a reçu plus de 60 prix pour son travail au fil des ans. Elle a aussi amassé une immense librairie de documents historiques au fil du temps, comme des lettres, des études de cas, des procès et des transcriptions d’audiences du Congrès. Ces dossiers sont essentiels à SMHA, car ils représentent la trame narrative de sa mission et ce qu’ils ont accompli. Le travail de l’organisation demande une compréhension nuancée de l’histoire de la région et ces dossiers sont essentiels à son développement au sein de la prochaine génération de dirigeants.
Tous ces dossiers ont été archivés dans plus de 350 boîtes dans un entrepôt hors site pendant des années. En raison de la prédisposition de la région aux ouragans et aux inondations, ils ont dû être chargés dans des camions loués et transportés dans des lieux sûrs dès les premiers signes de mauvais temps. La direction de l’organisation a reconnu qu’il ne s’agissait pas d’un processus durable et a décidé de prendre des mesures plus sécuritaires et permanentes.
Après avoir évalué les options, il a été décidé qu’il ne serait pas possible pour SMHA de gérer ce projet seul de manière sécuritaire ou efficace. Ils ont décidé d’engager un fournisseur externe de services de conversion de documents pour gérer la numérisation de l’ensemble de l’archive à leur place. Les boîtes ont été prises, préparées, numérisées, réassemblées, indexées et ensuite retournées, telles quelles, avec un dossier complet de la chaîne de possession.
Les versions numérisées ont été sauvegardées sur des disques durs externes et des serveurs hébergés redondants. Le processus de numérisation a aussi créé une couche de texte interrogeable pour les documents qui permet à l’association de rechercher dans les vastes archives en toute facilité et d’extraire des informations précises. Tout cela a été réalisé sans compromettre les documents originaux et l’impartition du processus a permis aux employés de l’association de se concentrer sur leur mission principale au lieu de perdre des heures à numériser des fichiers.
Plus près de nous, Ricoh a aidé beaucoup d’organisations canadiennes de toutes tailles à protéger leurs documents les plus confidentiels contre les dommages, les pertes et les mauvaises utilisations de leurs fichiers et de leurs systèmes de dossier papier. Des gouvernements municipaux, aux cliniques privées, aux communautés autochtones, aux cabinets juridiques et bien plus, Ricoh assure que son histoire de grande valeur est préservée afin que la prochaine génération de dirigeants comprenne la manière dont l’entreprise est arrivée où elle est aujourd’hui. 
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1Colin Schultz, « Engineers Are Rescuing Some of the First Photos Ever Taken from Lunar Orbit. » Smithsonian.com, 29 avril 2014. http://www.smithsonianmag.com/smart-news/engineers-hacking-old-electronics-are-saving-some-first-photos-taken-lunar-orb-180951256/?no-ist.