Votre milieu de travail semble-t-il à l’étroit ou déconnecté? Il est peut-être temps d’y apporter des changements.
Vous avez probablement déjà lu à propos des avantages de passer à un bureau ouvert. L’histoire que vous avez lue contenait probablement des photos de salles qui auraient difficilement été reconnues comme un milieu de travail il y a 15 ou 20 ans – des employés qui travaillent à des tables les uns à côté des autres, plutôt qu’à de petits postes de travail isolés. Cet aménagement de bureau ouvert semble certainement mieux que le style de vieux bureau avec des rangées interminables de postes de travail, balayées par les lumières fluorescentes agressives.
Si vous voulez que le personnel se sente impliqué dans le changement, vous devez expliquer pourquoi ce changement est apporté.
En tenant compte de cela, il n’est pas surprenant que l’aménagement de bureau ouvert soit devenu assez populaire au sein de nombreuses entreprises. Un aménagement de bureau ouvert permet d’utiliser plus efficacement l’espace disponible, d’encourager la collaboration entre les employés et d’accommoder une variété de styles de travail pour une productivité optimale.
Cela dit, passer à un aménagement de bureau ouvert n’est pas toujours rose. Certains employés pourraient ne pas apprécier un changement aussi drastique. Certains pourraient ne pas bien travailler en étant si près des autres. Il est toutefois possible d’éviter beaucoup de ces embûches en suivant ces cinq simples conseils.

– Établir un plan

Cette étape est la plus évidente et pourtant, la plus ignorée. Il vous faut un plan qui va au-delà de « voici où je vais placer ces tables ».
Il s’agit d’un changement assez important pour votre entreprise et si vous voulez bénéficier des avantages favorisant la productivité offerts par un bureau ouvert, vous devez tenir compte des nombreux facteurs – comment utiliser l’espace le plus efficacement possible, comment accommoder différents styles de travail, comment communiquer à votre main-d’œuvre les raisons de ce changement et bien plus.
Cependant, vous devez aussi tenir compte de la manière dont ce changement influencera vos procédures d’affaires et vos opérations. Le fait de simplement abattre un mur peut entraîner de graves perturbations à vos procédures d’affaires habituelles.
Tout compte fait, les changements affectent chaque personne différemment et ce qui peut vous sembler être un petit changement peut représenter un changement significatif pour quelqu’un qui travaille sous vos ordres. Gardez cela en tête et établissez un plan avant d’apporter des changements.

– Se concentrer sur ses employés

Le changement est bien lorsque les employés savent à quoi s’attendre – et connaissent les motifs derrière une telle décision.
Repensez à une époque où un changement approchait et durant laquelle tout ce que vous entendiez de la part de vos collègues était des commentaires à propos des changements et de l’impact qu’auraient ceux-ci sur eux et l’entreprise – ces conversations sont très rarement positives. Vous essayez d’éviter cette situation au sein de votre entreprise et bien que certains ne soient pas d’accord, être transparent et franc quant à vos intentions et à votre motif pour ces changements peut permettre de prévenir beaucoup de problèmes.
Cela dit, même les plans les mieux élaborés ne signifient rien si votre personnel ne se sent pas à l’aise dans son environnement de travail. Ceci concerne beaucoup de personnes introverties, qui trouvent souvent qu’un environnement ouvert est exténuant. Si cela est le cas pour certains de vos employés, il est d’autant plus important d’offrir une variété d’options de travail pour les accommoder.
Il est aussi important d’encourager une culture d’entreprise qui comprend ces besoins et qui permet aux personnes introverties d’être elles-mêmes – sans être inquiètes d’être perçues comme de mauvais employés pour ne pas interagir avec les autres autant que certains de vos employés plus extrovertis.
Nous devons offrir des espaces dans lesquels tous les employés au sein de l’entreprise, quel que soit leur poste ou leur type de personnalité, se sentent à l’aise.

– Concevoir l’aménagement de son milieu de travail

Tout le monde sait que les gens travaillent tous différemment. Dans le pire des cas, un environnement de bureau ouvert est une solution universelle qui abandonne tout le monde dans le même environnement de travail, peu importe si celui-ci est plus efficace pour cette personne. Dans une entrevue avec Fast Company, John Kerrigan, conseiller, Conception, avait ceci à dire à propos de ce type d’aménagement :
« Nous devons offrir des espaces dans lesquels tous les employés au sein de l’entreprise, quel que soit leur poste ou leur type de personnalité, se sentent à l’aise. »
Pensez plutôt à offrir plusieurs options d’environnement de travail. Certains experts1 suggèrent d’offrir au moins 6 différents types d’espaces de travail : un espace où il est possible de travailler seul, un espace où une équipe peut travailler et un espace où plusieurs équipes peuvent travailler ensemble; puis, chacun de ces espaces avec une option ouverte et fermée/privée.
Offrir une certaine intimité est également un aspect important de l’aménagement de votre milieu de travail. Des études ont démontré2 qu’un sentiment d’intimité au travail contribue fortement à la satisfaction au travail et au rendement. Toutefois, un bureau ouvert peut aller à l’encontre du respect de l’intimité. Comment pouvez-vous assurer la protection de l’intimité dans un environnement de travail dans lequel la plupart des gens travaillent à des tables plutôt qu’à des bureaux?
Il y a une réponse toute simple : offrir un espace privé dans lequel les gens se sentent à l’aise de garder leurs effets personnels. Bien que beaucoup apprécient un concept de bureau ouvert, un aménagement sans espace réservé pour chacun des membres du personnel ne sera pas aussi productif ou efficace pour votre entreprise.

– Tenir compte des besoins uniques

Chaque milieu de travail est différent et ce qui fonctionne à un endroit peut ne pas fonctionner ailleurs. C’est le cas au sein des services comme au sein des entreprises. Tenez compte de l’exemple des RH ou de la gestion de documents dans un secteur fortement réglementé comme les soins de santé ou les assurances. Un concept ouvert, quoiqu’il favorise la collaboration, ne fonctionne pas aussi bien dans les services où la vie privée et la confidentialité sont des facteurs clés. Vous devriez plutôt offrir à ces membres de votre personnel un milieu de travail qui répond non seulement à leurs besoins, mais qui tient aussi compte du type de travail qu’ils effectuent.

– S’assurer d’avoir la connectivité de l’information

Une entreprise est complexe et composée de plusieurs pièces mobiles qui ont toutes le même but. Pour qu’elle réussisse, l’information doit circuler librement au sein de l’entreprise. La technologie doit permettre au personnel de connecter et de collaborer, au bureau comme à l’extérieur. Si votre personnel a accès à la bonne information et à la technologie appropriée, il sera plus efficace, plus productif et prendra de meilleures décisions d’affaires pour votre entreprise.
Votre milieu de travail est l’endroit où votre main d’œuvre accède à vos informations d’affaires essentielles, les partage et interagit avec celles-ci et où votre personnel connecte et collabore. C’est l’endroit où votre personnel, la technologie et l’information s’intègrent tous – et avec le milieu de travail approprié, vous pouvez collaborer partout dans votre entreprise.
Bien qu’il y ait beaucoup d’arguments contre le concept de bureau ouvert, la plupart des gens s’imaginent une version universelle qui ne tient pas compte des personnalités et des styles de travail des employés. En gardant votre personnel à l’avant-garde tout en adoptant un concept de bureau ouvert et en suivant ces cinq règles simples, vous pouvez bénéficier de beaucoup plus d’avantages avec un bureau ouvert, et de bien moins d’inconvénients.
Un aménagement de bureau ouvert convient-il à votre entreprise? Tenez compte de ces cinq conseils pour décider si un bureau ouvert améliorera la collaboration et la productivité.
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1 MOCHARI, Ilan. «The Perils of Open-Office Spaces». Inc., 10 janvier 2014. http://www.inc.com/ilan-mochari/open-office-spaces.html
2 SUNDSTROM, Eric, et al. « Privacy at Work: Architectural Correlates of Job Satisfaction and Job Performance ». Academy of Management Journal, mars 1980. http://www.jstor.org/stable/255498?seq=1#page_scan_tab_contents