Le triple rapprochement permet d’assurer la précision et de prévenir la surcharge lors du traitement des factures, mais le faire manuellement peut être un processus coûteux en temps et en argent.
Comme beaucoup d’entre vous le savent, le traitement des factures dans les universités est souvent un processus très décentralisé. En y ajoutant une tendance vers les flux de travaux manuels, le traitement des factures devient rapidement lent, coûteux et malheureusement, sujet aux erreurs. Ces erreurs peuvent rapidement mener à des pertes d’argent, alors que les départements se retrouvent à surpayer leurs biens et leurs services ou à accumuler des frais de retard – ou des coûts de main-d’œuvre associés à la réexécution d’une facture mal traitée.
Depuis que je travaille avec les universités pour améliorer leurs procédures, j’ai constaté que le rapprochement, surtout le triple rapprochement, est l’une des méthodes les plus essentielles de traitement de facture et aussi l’une des plus efficaces.
Les procédures des collèges et des universités sont maintenant plus surveillées que jamais. Une étude IDC récente réalisée pour Ricoh2 a découvert que le secteur de l’enseignement supérieur se retrouve parmi plusieurs secteurs qui ont l’occasion d’améliorer leurs flux de travaux des processus organisationnels entre les différents services – et de maximiser la mobilité de leurs informations. Au sein de ce groupe d’entreprises, presque 40 % des employés interrogés quant aux flux de travaux des processus organisationnels, comme le traitement des factures, les ont décrits comme n’étant pas uniformes d’un département à l’autre. La saturation à laquelle ils font face est bien trop répandue dans les collèges et les universités et coûte du temps et de l’argent considérables.
Comme beaucoup d’établissements d’enseignement supérieur ont compris que le financement serait de plus en plus bas, , ils commencent à se tourner vers le système pour y trouver des économies et éviter le fardeau de l’augmentation des frais de scolarité pour les étudiants et les parents, et le traitement des factures est un bon point de départ. Les universités qui ont de la difficulté avec ces problèmes ne fonctionnent pas de la même manière, car elles préfèrent dépenser plus que prévu pour les factures, ou toute autre procédure. Elles le font car elles ne savent pas comment faire face à ces problèmes ou bien ne réalisent pas la valeur du triple rapprochement.
Le triple rapprochement fait référence au processus lors duquel le service des comptes créditeurs compare la facturation, le bon de commande et le bon de livraison associés à la commande avant d’envoyer un chèque. Cette comparaison agit comme un coussin contre les erreurs et les paiements en trop, car elle vérifie que les trois points les plus importants du processus sont cohérents sans altération. Par exemple, si le département d’anglais a commandé (bon de commande) cinq rames de papier à 10 $ chacune, le fournisseur lui a demandé 50 $ (facture) et le département d’anglais a rempli des documents (bon de livraison) indiquant que leur papier d’une valeur de 60 $ est arrivé, mais que votre université réalise le triple rapprochement, vous saurez qu’il est nécessaire d’avoir une conversation sérieuse avec quelqu’un au sein du département d’anglais.
Bien que ceci mette en évidence la valeur du triple rapprochement, je sais que beaucoup d’universités traitent des milliers, sinon des dizaines de milliers de factures chaque mois, donc l’idée d’effectuer ce processus manuellement pour chaque facture semble intimidante, voire non rentable. Ceci est un gros problème, car si vous n’économisez pas plus avec le processus qu’en payant « seulement » un peu trop quelques factures de temps à autre, il sera difficile de convaincre votre institution d’adopter la méthode de rapprochement. Je me rappelle avoir travaillé avec une université qui traitait environ 40 000 factures par mois et qui perdait plus de 1,5 million de dollars par mois!
C’est pourquoi beaucoup d’universités se tournent vers l’automatisation du triple rapprochement comme moyen d’accroître la précision et de réduire les coûts sans augmenter la quantité de temps nécessaire pour traiter une facture – qui est une importante préoccupation pour beaucoup d’universités qui, sans la mise en place de mesures pour rationaliser, font souvent face à des échéances et des frais de retard. Une méthode rationalisée typique serait d’inclure la mise à profit des logiciels de saisie avancés afin de rassembler les trois types de documents associés à une commande, d’extraire les données essentielles de chacun et de mettre à jour les renseignements dans un système dorsal pouvant exécuter le triple rapprochement en toute rapidité et ainsi faire de la récupération un jeu d’enfant à l’avenir. Sinon, vous pourriez optimiser votre système de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou votre système de comptabilité pour en extraire les données, mais l’important est d’automatiser l’extraction et la collecte de données.
La même université que j’ai mentionnée plus tôt, celle avec les 40 000 factures par mois, est passée à l’automatisation et elle a constaté que son coût par facture a diminué de plus de moitié et le temps de traitement moyen est passé de cinq jours à 24 heures, tout en augmentant la précision par la réduction des occasions d’erreur humaine!
Découvrez comment des entreprises canadiennes de tous les horizons optimisent et automatisent leurs procédures d’affaires afin de contrôler les coûts et de travailler plus intelligemment en consultant le site Artisans du changement Ricoh.
