L’un des plus gros obstacles lors de l’intégration de technologies qui changent vos habitudes de travail quotidiennes est d’amener votre équipe à les utiliser… régulièrement.
Les technologies d’aujourd’hui devraient encourager votre main-d’œuvre à stimuler la transformation par elle-même. Munis de nouveaux outils, les employés devraient pouvoir résoudre des problèmes culturels ou pratiques. Puis, votre entreprise peut saisir des occasions et favoriser le changement.
Cela dit, si votre entreprise est remplie de spécialistes de la technologie, vous rencontrerez toujours des gens qui résistent au changement. Si votre équipe n’utilise pas la technologie de salle de conférence que vous avez financée, vous vous mettez en danger – soyez préparé!
D’abord, vous dépenserez de l’argent pour des technologies non utilisées et pourriez avoir de la difficulté à obtenir des fonds pour vos grandes idées de projets de transformation numérique.
Ensuite, vous n’obtiendrez pas les gains de productivité IRC que vous espériez obtenir. Vos réunions ne seront pas aussi efficaces et votre équipe continuera à faire face à des pertes de temps.
Le travailleur du savoir moyen passe 8 heures par semaine dans des réunions[1] – c’est l’équivalent d’environ 11 semaines chaque année et une grande partie de ce temps est gaspillé!
Selon une étude récente, nous passons 9 minutes à nous installer au début de chaque conférence téléphonique et six minutes à gérer des problèmes techniques au cours de l’appel.[2] Cela signifie que nous gaspillons 25 % de nos réunions! Qu’est-ce que votre équipe pourrait faire d’autre si elle disposait de 15 minutes de plus pour chaque réunion?
Finalement, l’utilisation de technologies de salle de réunion désuètes peut non seulement avoir des conséquences sur la marque de votre entreprise, mais aussi sur votre marque personnelle. Les employés et clients potentiels ne seront pas impressionnés de visiter vos bureaux et de voir que votre équipe utilise des tableaux. Il est essentiel d’adopter la technologie numérique si vous voulez attirer des employés et des clients plus jeunes qui s’y connaissent en technologie. Si vous êtes une entreprise de taille moyenne, tirer profit de la toute dernière technologie démontre que vous êtes novatrice et avant-gardiste, ce qui est essentiel si vous voulez travailler avec des clients plus importants.

 Pourquoi les employés n’utilisent-ils pas vos tableaux intelligents?

Selon Gartner, 50 % des projets de transformation numérique échouent. En 2019, les directeurs des systèmes informatiques affirment que la principale raison de cet échec est la culture.[3]
Afin de réussir une transformation numérique, les directeurs des systèmes informatiques doivent s’associer à la direction des RH. Gartner affirme que 80 % des moyennes et grandes entreprises aligneront leur culture avec leurs efforts de transformation numérique d’ici 2021. Celles qui n’y parviendront pas feront face à des obstacles qui pourraient freiner leur progrès.
Gartner recommande d’effectuer le changement culturel avant d’intégrer de nouvelles technologies. Lorsqu’il est question de technologie de salle de conférence, comme des tableaux intelligents, voici trois problèmes et obstacles culturels à l’adoption que vous devez envisager :
1. Écarts de communication
 Les équipes TI installent souvent de nouvelles technologies sans en informer personne. Elles n’envoient pas une annonce officielle et n’en font pas tout un plat lorsqu’elles arrivent.
Cependant, si vous ignorez cette étape, les employés pourraient ne pas savoir que cette technologie est disponible. Ou bien, s’ils remarquent la technologie, ils pourraient ne pas savoir comment l’utiliser ou comment tirer profit de toutes ses fonctions pour faciliter leur travail.
Avant d’intégrer un nouveau tableau intelligent ou un tableau blanc interactif, vous devriez identifier les employés ayant de l’influence, qui vous aideront à obtenir un consensus et à susciter de l’enthousiasme face au changement. Ils incluront peut-être aussi du personnel de technologies et d’exploitation, comme des gestionnaires TI, des gestionnaires d’installations et des professionnels internes en audiovisuel.
2. Manque de formations
Les employés trouveront peut-être un tableau blanc interactif dans une salle de conférence avec une note disant: « Connectez-vous à l’aide de votre mot de passe réseau et ça devrait fonctionner. »
Par contre, si ça ne fonctionne pas, ils ne sauront pas quoi faire.
La formation est essentielle pour encourager les employés à utiliser les tableaux blancs et les autres technologies numériques. Cette formation doit aller au-delà d’une rapide démonstration le jour de l’installation.
Même avec une formation de base, beaucoup d’employés ne l’utiliseront pas. Par exemple, certaines personnes n’organisent pas de réunions sur une base régulière. Par le temps qu’elles prévoient une réunion, elles pourraient avoir oublié ce qu’elles ont appris lors de la démonstration du produit. Elles s’en tiendront aux outils qu’elles connaissent déjà.
Soyez certain d’offrir aux employés une variété d’options de formation – des tutoriels en ligne aux séances de dîner-conférence. Vous pouvez aussi offrir un système de rétroaction anonyme afin d’obtenir une évaluation exacte de vos efforts. Soyez prêt à changer de tactique pour atteindre vos objectifs, mais surtout, tenez-vous-en à cela et n’oubliez pas de montrer aux autres ce qu’ils y gagnent.
Finalement, tirez profit de vos partenaires tout au long de ce processus afin de vous aider à stimuler le changement. Les changements de culture ne sont pas toujours faciles, mais l’impact progressif sur votre entreprise et votre rôle ne sera pas oublié.
3. Aucun incitatif ou raison convaincante de changer maintenant
Beaucoup de gens sont à l’aise avec les outils qu’ils utilisent depuis des années et ne voient pas d’incitatif à essayer quelque chose de nouveau. Ils préfèrent peut-être utiliser des tableaux, projeter leurs diapositives PowerPoint sur un mur ou présenter à partir d’un ordinateur portable.
Intégrer de nouvelles technologies peut rendre les employés inconfortables. Surtout, ils pourraient se sentir ridicules s’ils ont de la difficulté à utiliser un tableau blanc interactif lorsqu’ils présentent à leur équipe ou à des clients potentiels. Si un directeur principal n’est pas à l’aise avec un tableau blanc, il n’apprendra pas à son équipe à l’utiliser.
Pensez à offrir aux employés une raison convaincante de changer leurs processus existants. Expliquez pourquoi vous implantez un tableau blanc interactif et comment il permettra à tout le monde d’économiser du temps. Lorsque les employés constatent les avantages, ils seront plus enclins à utiliser vos nouveaux outils.
Vous pouvez aussi installer un tableau blanc dans votre salle de réception et y télécharger des jeux. Les employés et les visiteurs pourront essayer la technologie si elle est amusante. Les employés se sentiront aussi bien plus à l’aise de l’utiliser lors des réunions s’ils l’ont déjà utilisé pour des jeux.

Trois éléments à rechercher dans un tableau blanc interactif pour les entreprises

Bien que ce processus de sélection prenne du temps, vous pouvez faire avancer les choses en choisissant des outils qui facilitent l’adoption de la nouvelle technologie.
Dans le passé, les tableaux blancs numériques comprenaient un projecteur et un traceur de stylo. Les participants à la réunion pouvaient dessiner sur les écrans, mais ils n’avaient aucun moyen d’enregistrer et de partager l’information rapidement.
Cependant, les temps ont changé.
Les tableaux intelligents ou les tableaux blancs interactifs d’aujourd’hui comprennent des fonctionnalités qui ont démontré leur capacité à améliorer les taux d’adoption et la collaboration au sein des employés. En fait, les écrans électroniques sont aussi faciles à utiliser qu’un téléphone intelligent ou une tablette.
Voici trois fonctionnalités qui peuvent améliorer vos taux d’adoption des technologies et votre rendement du capital investi :
1. Soutien sur demande 
Afin d’appuyer les membres d’équipe qui ont besoin de soutien additionnel ou qui estiment que l’organisation de leur réunion pourrait être plus efficace, vous pourriez opter pour un fournisseur qui offre un service de soutien technique en direct à partir de votre tableau blanc.
De cette manière, si un employé a de la difficulté à utiliser une fonctionnalité ou ne sait pas comment l’utiliser, il peut appuyer sur la touche « Aide » sur l’écran afin d’entamer une communication vidéo en direct avec un technicien en seulement quelques secondes. Le technicien peut répondre aux questions, faire des démonstrations des fonctionnalités ou obtenir votre permission de se connecter à distance et d’effectuer un dépannage des problèmes de connexion.
Le soutien sur demande permet aux employés d’être confiants avec la technologie. En retour, il réduit le temps d’arrêt, rend vos réunions plus productives et vous offre un meilleur rendement du capital investi.
Le soutien technique en direct permet aussi à votre équipe TI d’économiser du temps précieux, car elle n’aura pas à se rendre à une salle de réunions chaque fois que quelqu’un a un problème. Au lieu du soutien, votre équipe TI peut se concentrer sur l’innovation et à ajouter de la valeur à votre entreprise.
2. Installation et formation
Votre équipe TI devra peut-être sacrifier du temps dédié à d’autres projets pour installer vos tableaux blancs interactifs. Il peut être difficile pour eux de trouver ce temps s’ils sont en manque de personnel ou très occupé. Choisissez un fournisseur qui installera le tableau blanc dans votre salle de réunions. Ceci permettra à votre équipe TI de se concentrer sur d’autres initiatives et de vous aider à fonctionner rapidement.
Votre fournisseur devrait aussi aller au-delà de la simple installation en offrant de la formation qui augmentera l’adoption des employés. Recherchez un fournisseur qui offre des formations en ligne et sur site, car plus vous offrez d’options, plus les employés seront enclins à trouver quelque chose qui convient à leur horaire et à leurs préférences d’apprentissage.
3. Une plateforme ouverte
Beaucoup de tableaux blancs interactifs sont dotés de leur propre logiciel, que votre équipe devra apprendre à utiliser. Cependant, plus la courbe d’apprentissage est grande, moins les gens seront susceptibles d’utiliser la technologie.
Choisissez-en un qui a une plateforme indépendante et qui utilise Windows 10. De cette manière, il prendra en charge Microsoft Office, Skype et tout logiciel spécifique à l’industrie que votre équipe utilise. Votre tableau blanc devrait vous faciliter l’accès à tout outil de marketing, de conception, d’annotation, de remue-méninges et d’éducation dont vous avez besoin lors des réunions.
Si votre tableau blanc utilise Windows 10, il s’intégrera aussi à vos autres services Microsoft comme votre réseau, vos cartes-clés et vos services de sécurité. Plus vos intégrations sont harmonieuses, moins vous passerez de temps à effectuer du dépannage de problèmes.

Prochaines étapes

Votre équipe perd-elle 25 % de chaque réunion pour connecter et effectuer le dépannage de la technologie? Si c’est le cas, combien le temps et la productivité perdus coûtent-ils à votre entreprise?
Le tableau intelligent, ou tableau blanc interactif, approprié peut éliminer cette perte et rendre vos réunions plus efficaces. Par contre, afin d’atteindre ces résultats, il vous faut un fournisseur qui englobe les services, le soutien et les logiciels spécialisés dans son offre. De cette manière, les employés sont à l’aise d’utiliser leurs outils préférés lors des réunions et peuvent obtenir du soutien sur demande lorsqu’ils ont une question.
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[1] Barco: 5 Steps to the Perfect Meeting, 2018.
[2] ZDNet: How much time do we waste on conference calls?, 14 mars 2018,
[3] TechRepublic: By 2021, CIOs will need to morph into chief HR officers to effectively change their company’s culture, according to a Gartner report, 12 février 2019.