par Dylan Williams
Cet article ne souhaite pas vous convaincre des bienfaits des portefeuilles à protection RFID et des abris souterrains. Nous avons tous lu les manchettes d’atteintes à la sécurité, avons espéré que les coûts de litige plafonneront et avons regardé les cadres escortés à l’extérieur de leur siège social pour conduite douteuse.
Parlons concrètement de l’information. Toutes les organisations doivent gérer un certain niveau d’incertitude par rapport à l’information : la précision des projections trimestrielles, l’introduction de technologies encore ignorées, l’impact du changement générationnel dans la main-d’œuvre.
La question est de savoir comment exploiter les connaissances des éléments que nous pouvons et devrions mesurer pour aborder les angles morts de façon proactive. Explorons ces incertitudes potentielles, la façon dont elles affectent votre organisation et les mesures que vous pouvez prendre pour y remédier avant qu’elles ne deviennent des problèmes importants.
Les organisations ont besoin de conformité pour gérer la plupart des informations de leur entreprise, mais elles échouent souvent à utiliser efficacement ces informations pour répondre aux défis qui ne se présentent pas facilement dans un bilan ou dans un rapport d’exploitation.

Grandes incertitudes, grands problèmes

Toutefois, avant de parler de conformité, j’aimerais discuter rapidement de ce que j’appelle les cinq I des grandes incertitudes. L’incertitude est « grande », parce que l’information est « grande » et grandit tous les jours.
La quantité massive d’informations non structurées a fait évoluer le calcul. Aujourd’hui, le plus grand risque réside dans des secteurs qui ne sont pas mesurés, analysés ou gérés : plus l’information est ambiguë, plus elle présente un risque pour votre organisation. Pourtant, beaucoup de ressources sont dévouées à raffiner les fractions d’un pourcentage de métriques connues. J’aimerais toutefois mentionner que même si les « mégadonnées » reçoivent toute l’attention, la résolution des « grandes incertitudes » est un bien meilleur indicateur de la capacité d’une organisation d’apporter de la durabilité.
La gestion de l’incertitude est au cœur de la gouvernance, des risques et de la conformité et elle peut se décomposer en cinq I des grandes incertitudes :

1. Incohérente

C’est l’incertitude ayant le moins d’impact sur votre organisation, elle touche généralement à des préoccupations déterministes. Les variables peuvent mener à de l’incohérence dans l’information qui entre dans votre organisation. Cela peut causer un effet d’entraînement au sein de votre organisation et mener à de mauvaises décisions.

2. Inexacte

Le deuxième palier d’impact vient de l’information inexacte, qui est souvent causée par de mauvaises méthodes de mesure ou de mauvaises décisions à propos de l’information à recueillir. Cela peut potentiellement être plus néfaste que des informations incohérentes, puisque les inexactitudes sont souvent plus difficiles à identifier et à changer.

3. Incertaine

Les dirigeants sont souvent payés pour prendre des décisions d’affaires sans qu’ils aient toute l’information devant eux. Toutefois, si cette information est incomplète et incertaine, les décideurs pourraient faire des choix qu’ils ne feraient pas autrement ou les décisions pourraient être retardées et empêchées complètement.

4. Intangible

Un type d’information encore plus dangereux que l’information incertaine est l’information intangible : l’information qui ne se présente pas sur un bilan ou un rapport d’exploitation. Ce pourrait être la perception de la marque ou l’information à propos du fonctionnement interne dans vos installations (p. ex. : pourquoi la production d’une de vos usines de fabrication est-elle en retard). Le danger est dans la perception que cette information ne peut pas ou ne devrait pas être mesurée.

5. Invisible

Cela représente l’expression classique « vous ne savez pas ce que vous ne savez pas ». La nature imprévue de cette information est possiblement ce qui la rend plus dangereuse.
De ces cinq I, les deux préoccupations les plus courantes sont : l’information inexacte et l’information incohérente.

Trouver une valeur additionnelle dans la conformité

La conformité touche aux règles et aux mesures rigoureuses. Même si la mondialisation et le paysage juridique en constant changement créent de nombreux problèmes de conformité et des maux de tête, il y a souvent des objectifs et des méthodes de mesure limpides en place afin de suivre les règles existantes, ainsi, de façon générale, si une organisation respecte les règles, elle devrait être en conformité.

Cependant, ce n’est pas toujours aussi facile.

D’après mon expérience, de nombreuses organisations ont tendance à concentrer des ressources extraordinaires pour les décisions relatives à l’information autour de données possiblement incohérentes et inexactes de prévisions d’affaires, d’études de marché ou de budgets. Ces chiffres sont continuellement raffinés pour les rendre plus précis lorsque de nouvelles informations arrivent.

C’est l’endroit où de nombreuses organisations s’arrêtent, ce qui est toutefois une erreur d’après moi.

Ces organisations passent à côté de la valeur des apprentissages et des métriques générés à partir de leurs activités de conformité, qui peuvent permettre de prendre des décisions plus éclairées à propos de l’information plus haute dans la pyramide : incertaine, intangible et même invisible. Prenons par exemple l’équipe des comptes créditeurs.
Toutes les entreprises ont des factures et des impôts à payer ainsi que leurs propres méthodes pour les faire. Les organisations qui traitent des factures papier trouvent que ce travail est plus long et peut créer des goulots d’étranglement considérablement plus grands que ceux que l’on voit habituellement avec la facturation électronique, qui est plus automatisée, précise et plus facilement intégrée à d’autres systèmes dans votre organisation.
Le passage à la facturation électronique est également un choix sensé du point de vue de la conformité et permet aux organisations d’obtenir des rabais de paiements anticipés et d’effectuer des rapports plus précisément sur les données financières réglementées. Toutefois, même si de nombreuses organisations s’arrêtent à cet endroit, les dirigeants en matière d’information prennent des mesures pour tirer profit d’une valeur additionnelle.
Si l’ensemble du processus de l’approvisionnement au paiement peut être effectué en temps quasi réel, cela libère les travailleurs et leur permet de passer moins de temps à faire correspondre les chiffres des fournisseurs et à entrer manuellement les données des factures papier. Cela leur donne plus de temps pour observer les tendances dans les habitudes d’achat, les temps de livraison, les normes de niveaux de services des fournisseurs et ainsi de suite. Cette information peut alors être utilisée pour prendre des décisions éclairées à propos d’information qui était auparavant incertaine (manque d’analyses) ou intangible (p. ex., qu’est-ce qui fait qu’une succursale en supplante une autre?). C’est la raison pour laquelle la conformité s’attaque à la fondation de la pyramide des incertitudes : ces problèmes sont souvent au cœur des problèmes de votre entreprise.
Les organisations ont besoin de la conformité pour gérer la plupart des informations d’affaires, mais elles échouent souvent à utiliser efficacement ces informations pour répondre aux problèmes qui ne se présentent pas facilement sur un bilan ou un rapport d’exploitation. Avec l’augmentation de la quantité d’informations entrant dans les organisations, la conformité devrait être vue comme plus qu’une exigence de fonctionnement de base. Elle devrait plutôt être envisagée selon la valeur ajoutée qu’elle peut apporter à une organisation.

Êtes-vous prêts à devenir un artisan du changement et à explorer la valeur rehaussée que la conformité peut apporter à votre organisation? Visitez RicohChangeMakers dès aujourd’hui!