Favoriser une transformation d’entreprise : la procédure est le gage de réussite

La plupart des dirigeants d’entreprise sont bien conscients du besoin de changement organisationnel.

La mondialisation des marchés, les technologies mobiles et l’hyper connectivité sont quelques-uns des éléments qui remodèlent le paysage concurrentiel de toutes les organisations.

Dans cet article, nous nous concentrerons sur l’engagement des différents niveaux de gestion et comment l’adoption d’un processus ou d’un cadre peut jouer un rôle déterminant dans une transformation réussie.

Le fossé générationnel

Plus de 900 membres de la haute direction d’entreprises internationales se sont classés dans le cadre d’un récent sondage¹ sur différents niveaux de transformation. Ceux ayant un type de procédure de gestion du changement à l’échelle de l’entreprise déjà en place avait davantage tendance à s’identifier comme innovateurs ou pionniers, alors que la majorité de ceux n’ayant pas de procédure officielle s’identifiaient comme retardataires.

Toutefois, le changement n’est évidemment pas aussi facile que de se décrire comme étant un pionnier. Une autre étude mondiale effectuée auprès de 587 membres de la haute direction par l’Economist Intelligence Unit pour le Project Management Institute² a confirmé l’importance de l’engagement de la direction. Pourtant, elle a également révélé que : « seulement la moitié des personnes ayant participé à l’étude trouvait que la mise en place d’une stratégie complète avait reçu un niveau approprié d’attention de la part de la haute direction ». L’étude a également mis en lumière la clé pour une transformation d’entreprise réussie :

« Il s’agit de faire participer les dirigeants d’entreprise dans les décisions de haut niveau à propos de la sélection et de la priorisation de telles initiatives ainsi que l’affectation de ressources à celles-ci : le cœur d’une puissante gestion de portefeuille de projets. Pourtant, les personnes interrogées dans le cadre du rapport affirment que la haute direction doit mettre en place une procédure structurée plutôt que d’effectuer une microgestion de l’exécution. »

Leadership continu

Mon expérience en gestion des transformations d’entreprise m’a permis de découvrir qu’un indicateur constant du succès est le soutien continu de la direction de l’ensemble du programme de gestion du changement. Cela signifie qu’au-delà des projets individuels, les cadres exécutifs sont des champions incontestés de tout le processus. Il est naturel qu’un cadre de gestion du changement comprenne un appui de la direction, mais une procédure adoptée officiellement et soutenue par l’ensemble de l’entreprise renforce également l’engagement de la direction envers un programme de changement continu au sein de l’organisation.

Prenons ce scénario courant : le service des TI est appelé pour être un agent de changement. Cependant, dans ce cas, le gestionnaire des TI n’a pas l’autorité nécessaire pour soutenir ou appliquer un changement sur la manière de fonctionner des gestionnaires de secteur d’affaires. Il est essentiel de faire participer la direction, et de faire en sorte qu’elle participe tout au long du processus. Les membres de la haute direction doivent communiquer le besoin de changement aux membres de la direction intermédiaire et continuer d’encourager ce changement sur une base régulière. Une procédure reconnue à l’échelle de l’entreprise peut aider à appuyer les cadres et la gestion intermédiaire à conserver l’engagement au cours de projets individuels, et de bien d’autres occasions.

Une procédure reconnue à l’échelle de l’entreprise peut aider à appuyer les cadres et la gestion intermédiaire à conserver l’engagement au cours de projets individuels, et de bien d’autres occasions.

Leadership en action

En examinant un exemple de valeur intrinsèque d’une approche envers le changement officielle à l’échelle de l’entreprise, les chercheurs de KPMG ont observé un important distributeur de composants électroniques et technologiques. Depuis 2005, un programme général de gestion du changement dans cette entreprise a engrangé plus de 100 millions de dollars en bénéfices, y compris :

– Les employés en Europe ont suggéré un changement au plan d’étage d’un des entrepôts de l’entreprise, qui a fini par lui faire économiser près d’un mois de travail par année.

– Une autre équipe en Asie a collaboré avec un grand fournisseur pour mettre en place la gestion des stocks, réduisant ainsi les coûts des stocks de millions de dollars.

Ce sont des bénéfices fantastiques, mais, ça vaut la peine de le répéter : ce n’est pas un simple ménage qui les a réalisés. Le directeur des systèmes informatiques a utilisé un appui de la haute direction et un cadre pour le changement comme points tournants pour s’assurer de la réussite. Selon l’étude de KPMG :

« … nous avons une approche de gestion du changement officielle et efficace. Elle est axée sur la communication et la formation, mais également sur le parrainage, l’encadrement et la gestion de l’inévitable résistance qui vient de pair avec le changement. »

Observations finales

Une procédure de gestion du changement officiellement adoptée devrait faire partie intégrante de toute transformation d’entreprise. Il y a plusieurs éléments qui composent une procédure bien conçue, d’une communication claire à une formation efficace, en passant par des métriques significatives et continues pour définir le succès.

Encore plus important que tous ces éléments individuels, est un engagement honnête démontré par la création et l’adoption d’une procédure officielle en tant que telle.

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¹ Source : « Business Transformation: People. Processes. Results. » KPMG Transformation Survey par Forbes Insights. Octobre 2014. http://www.forbes.com/forbesinsights/kpmg_transformation_ppr/index.html

² Source : « Why good strategies fail. Lessons for the C-suite. » Un rapport de l’Economist Intelligence Unit, 2013. http://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/why-good-strategies-fail-report.pdf