Qu’est-ce qu’un bureau intelligent?

Le terme bureau intelligent a été inventé vers le milieu des années 2010. Cependant, nos bureaux deviennent de plus en plus intelligents depuis les années 1990.
Tout a commencé avec l’introduction d’ordinateurs de bureaux, d’ordinateurs portables et d’Internet. Au cours des années 2000, ces technologies sont devenues plus sophistiquées, les technologies à large bande ont été adoptées, de même que les téléphones cellulaires et les technologies infonuagiques de base.
Au cours des dix dernières années, les vitesses de bande passante ont grimpé en flèche et ont augmenté la puissance informatique et le stockage nous a permis d’automatiser et d’analyser les processus comme jamais auparavant. De ce fait, l’Internet est devenu une partie intégrante de presque tous les processus en milieu de travail.
Le terme « bureau intelligent » est assez passe-partout, tout comme « transformation numérique ». Il est normalement utilisé pour décrire des fonctions novatrices des milieux de travail qui s’appuient sur l’Internet des objets, mais il est souvent utilisé pour décrire les nouvelles tendances des milieux de travail, comme les postes de travail partagés de même que les bureaux à hauteur réglable.

How smart offices enhance the employee experience

Quels sont les avantages d’un bureau intelligent?

Il y a toutes sortes d’avantages, mais ils peuvent être résumés en quatre points essentiels :
• Productivité – en automatisant les tâches répétitives
• Utilisation – en fournissant des données sur l’utilisation réelle de vos bureaux et de vos salles de réunion
• Expérience – en rationalisant les tâches comme la réservation de salles de réunions et en offrant plus de contrôle quant à la température et l’éclairage
• Talent – en créant un environnement de travail de choix valorisé par le personnel et dans lequel il souhaite travailler
Dans cette publication, nous nous pencherons sur ce dernier point et nous explorerons cinq façons clés par lesquelles la révolution des bureaux intelligents peut améliorer l’expérience des employés.

No 1 – Gestion des visiteurs

Le succès d’une réunion n’est pas seulement dû à ce qui se passe dans la salle, il tient compte de l’ensemble de l’expérience. Avoir de la difficulté à trouver un espace de stationnement, passer des contrôles de sécurité fastidieux à la réception et avoir de la difficulté à se retrouver; tous ces facteurs peuvent nuire à l’expérience, ce qui influence notre opinion de la réunion.
L’une des fonctions clés de la technologie des bureaux intelligents est de joindre des systèmes et des processus auparavant indépendants pour créer de meilleures expériences. L’invitation à la réunion peut inclure un numéro d’espace de stationnement, les données de sécurité peuvent être partagées d’avance et des écrans de signalisation peuvent indiquer aux visiteurs où ils doivent être. De l’arrivée à l’enregistrement à la réception et au repérage de la salle, l’expérience est planifiée d’avance, ce qui crée un minimum de tension le jour même.
Il est même possible d’automatiser le processus d’authentification à l’aide d’un hologramme d’assistant virtuel. Vous pouvez en voir un exemple ci-dessous :

No 2 – Signalisation

Le travail à distance est peut-être à la hausse, mais les bureaux prennent aussi de l’expansion. En fait, au cours des vingt dernières années, les campus d’entreprise de Silicon Valley ont créé des milieux de travail d’une ampleur jamais vue auparavant.
L’Apple Park d’Apple, d’une superficie de 2,8 millions pieds carrés, le Googleplex d’une superficie de 3,1 millions pieds carrés et le Redmond Campus de Microsoft d’une superficie de 8 millions pieds carrés en sont quelques exemples.
Dotés d’un plus grand volume, nos bureaux sont de plus en plus polyvalents. Dans le passé, la plupart des bureaux étaient constitués d’une aire de réception, de rangées de bureaux et de quelques salles de réunion. Cela était assez simple à diriger. On peut maintenant y inclure des aires de détente, des amphithéâtres, des cafétérias, des espaces pour socialiser, des salles de sport, des salles de casiers et des espaces de rangement pour les vélos et autres moyens de transport.
Pour les visiteurs, les travailleurs à distance et les nouveaux employés, ceci peut être un réel problème. À l’aide d’écrans de signalisation modernes, les employés peuvent rechercher des salles, des réunions en cours ou même des employés. Les écrans peuvent aussi afficher les salles disponibles et vous permettre de les réserver.
Vous souhaitez en apprendre davantage? Visionnez la vidéo ci-dessous du partenaire de Ricoh iOffice.

No 3 – Commandes d’éclairage et de température

Dans un sondage de 2017 qui demandait aux employés de choisir la fonction des bureaux intelligents qui leur semble la plus utile, la plus populaire était l’environnement. Plus spécifiquement :
• Éclairage à réglage automatique et stores pour les fenêtres;
• Capacité de personnaliser les réglages de température et d’éclairage pour l’espace immédiat de chacun et que ces réglages vous suivent dans tout l’immeuble;
• Système d’éclairage circadien qui reproduit la lumière naturelle;
• Systèmes de température et d’éclairage qui s’ajustent automatiquement selon la météo et l’occupation.
La plupart d’entre nous se sont déjà assis dans une salle de réunion ou le chauffage était allumé en juillet. Ou bien se sont vu attribuer un bureau à côté d’une fenêtre, ce qui faisait en sorte que la lumière directe du soleil était réfléchie sur nos écrans et dans nos yeux à certains moments de la journée. Naturellement, le personnel désire être confortable et avoir un certain contrôle sur son environnement. Mais il veut aussi que l’environnement se gère lui-même d’une certaine façon. C’est exactement ce que font les bureaux intelligents en permettant aux équipes des établissements d’établir et d’automatiser des processus comme l’intensité de l’éclairage ou le contrôle de la température.

No 4 – Bien-être

Une récente étude de Benefits Canada a démontré que presque deux tiers des Canadiens travaillent des heures supplémentaires au début et à la fin de leur temps de vacances pour compenser et presque la moitié ont de la difficulté à se détacher du travail pendant des vacances. Une personne sur cinq déclare consacrer 10 heures supplémentaires par semaine. Bien que ceci puisse sembler être un jeu d’enfant par rapport au rythme de travail 996 de Jack Ma – c’est-à-dire travailler de 9 h à 18 h, six jours par semaine – ou à la semaine de travail de 120 h d’Elon Musk, il a été prouvé que la surcharge de travail a un impact négatif sur la productivité. Elle mène aussi à des taux plus élevés de roulement du personnel.
Certaines des caractéristiques environnementales énumérées ci-dessus, comme l’augmentation de la quantité de lumière naturelle à certains moments de la journée, peuvent aider le personnel à se sentir moins épuisé. Une autre est la capacité de suivre les déplacements des employés dans le bureau et de les avertir s’ils ont passé trop de temps sans prendre de pause, boire ou manger. Cependant, les directeurs doivent mettre en place une telle technologie intelligemment. D’après un sondage, 57 % des employés trouvaient que suivre leurs déplacements dans le bureau était inacceptable.

No 5 – Disponibilité des espaces de travail et des salles

De petites frustrations quotidiennes peuvent avoir un gros impact sur votre bien-être. Trouver des espaces de travail et des salles de réunions disponibles est l’une de ces frustrations – selon l’importance de la réunion, cela pourrait avoir un impact considérable sur votre entreprise.
Les logiciels de réservation de salles basés sur le nuage comme Condeco s’intègrent aux plateformes comme Office365 pour faciliter le processus de réservation de bureaux et de salles. En plus de planifier des réunions et de réserver des espaces de travail, des écrans peuvent être fixés aux murs à l’extérieur des salles de réunion pour indiquer aux passants ce qui a lieu à l’intérieur et quand ça se termine.
Des données peuvent aussi être recueillies sur l’utilisation des salles de réunion et des bureaux, permettant ainsi aux décideurs de savoir s’ils ont besoin de plus d’espace, quand sont les périodes de pointe de la semaine et quels établissements sont sous-utilisés.

L’avenir des bureaux intelligents

La tendance des bureaux intelligents ne fait que commencer. Au cours des prochaines années, ces innovations seront remplacées par des solutions plus sophistiquées.
Des systèmes intelligents pour les visiteurs et la gestion de l’identification élimineront le besoin d’une aire de réception. Les employés et les visiteurs vont entrer, la technologie de reconnaissance faciale identifiera et suivra leur chemin dans l’immeuble.
Les entreprises pourront devenir plus dynamiques alors que des capteurs offrent aux directeurs d’établissements plus de données sur l’utilisation du bureau et sur tout espace pouvant être réaménagé pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise.
La consommation d’énergie sera optimisée par le suivi du nombre d’employés dans l’immeuble à certains moments de la journée, de la semaine et du mois. Les immeubles seront peut-être même en mesure de produire et d’emmagasiner leur propre énergie sur place. Puis, dans les zones où le climat est plus chaud, des systèmes intelligents surveilleront la température à l’extérieur et ajusteront la quantité d’énergie utilisée pour climatiser l’immeuble en conséquence.

 

Pour en apprendre davantage sur les bureaux intelligents, jetez un coup d’œil aux publications ci-dessous :
Suivez et améliorez les métriques de votre milieu de travail avec des détecteurs de présence
À quel point vos espaces de réunion sont-ils intelligents?
• Comment identifier les incontournables des solutions de réunion parmi une foule d’options
À quoi ressemblera le milieu de travail de l’avenir? Frost & Sullivan prévoient que d’ici 2025, le monde comptera au moins 3,7 milliards de téléphones intelligents, 700 millions de tablettes et 60 millions de plateformes de communications et de collaboration unifiées.
Ce livre blanc de Ricoh se penche sur la façon dont l’avenir de la communication au travail est appelé à devenir une passerelle vers l’autonomisation numérique des sociétés intelligentes dans l’optique des mégatendances technologiques et sociodémographiques des années à venir.

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