Les hôpitaux canadiens dépendent encore beaucoup des télécopieurs traditionnels pour envoyer et recevoir les données sensibles des patients.
Selon une étude menée par TELUS Santé, deux tiers des médecins canadiens utilisent la télécopie comme principal moyen de communication avec les hôpitaux, les autres médecins et les pharmaciens.1
Pourquoi les organisations canadiennes de soins de santé se fient-elles sur de la technologie datée ayant été abandonnée par les autres secteurs depuis longtemps?
Habitudes à part, la croyance générale est que les télécopieurs sont plus sécurisés que les courriels. Vous avez peut-être déjà entendu qu’envoyer des informations par télécopieur vous aidera à vous conformer aux règles de confidentialité.
Toutefois, ce n’est pas toujours vrai. Se fier aux télécopieurs peut augmenter les risques pour la sécurité. Voici quatre exemples qui démontrent comment les télécopieurs peuvent avoir un impact négatif sur la sécurité et sur vos soins aux patients :
- Les télécopies sont souvent envoyées aux mauvais numéros, ce qui peut exposer des données médicales à des personnes non autorisées et mener à des brèches de sécurité des données de patients. Pendant dix ans, le propriétaire d’un spa en Nouvelle-Écosse recevait des douzaines de télécopies contenant des informations sensibles sur la santé mentale.2 Des cabinets médicaux de toute la province envoyaient accidentellement des données au spa, puisque son numéro de télécopieur n’avait qu’un chiffre de différent de celui du bureau de référence en santé mentale. Un hôpital de Terre-Neuve-et-Labrador a aussi envoyé plus de 200 documents contenant des données d’employés à une ferme.3 L’hôpital avait programmé par erreur le numéro de la ferme dans un de ses télécopieurs. Lorsqu’informé du problème, le personnel de l’hôpital ne pouvait pas déterminer quel appareil contenait l’erreur.
- Des documents peuvent rester sur le plateau pendant des heures – ou même des jours – où tout le monde peut les lire. Les employés pourraient prendre la mauvaise feuille en récupérant des télécopies. Il n’est pas surprenant que plus de 40 % des professionnels de la santé aient lu une télécopie destinée à quelqu’un d’autre.4
- On ne dispose pas correctement du papier issu des télécopieurs. Une étude de l’hôpital St Michael’s à Toronto5 a révélé que les hôpitaux jettent dans des bacs de recyclage des milliers de documents qui contiennent des données sur les patients. La recherche souligne que le fait de ne pas déchiqueter ces fichiers peut mettre à risque la vie privée des patients et entraîner des conséquences financières.
- Envoyer des informations par télécopieur peut entraîner des retards quant aux soins des patients et aux traitements. Beaucoup de télécopies ne franchissent pas les plateaux d’imprimante ou y restent pendant des heures, comme susmentionné. Ces inefficacités empêchent les professionnels de la santé d’offrir des soins dans les délais.
En plus des risques liés à la confidentialité des données, les télécopieurs peuvent augmenter vos coûts d’exploitation. Par exemple, vous aurez des dépenses associées à l’impression, à l’entreposage, à la manipulation et à l’élimination adéquate du papier. Le personnel d’hôpital peut aussi perdre du temps précieux à distribuer des télécopies à leurs destinataires.
Le National Health Service (NHS) du Royaume-Uni se débarrasse des télécopieurs
Matt Hancock, secrétaire d’État à la Santé et à la Protection sociale, a ordonné que les hôpitaux et les cabinets de médecins du NHS éliminent complètement les télécopieurs d’ici 2020.6
Hancock a déclaré : « Les courriels sont bien plus sécurisés et beaucoup plus efficaces que les télécopieurs. Le NHS peut être le meilleur du monde, en commençant par se débarrasser des télécopieurs. »
Les centres de services américains Medicare et Medicaid se sont fixés des objectifs semblables pour que l’information de santé numérique remplace l’utilisation actuelle des télécopieurs dans les cabinets de médecins qui partagent de l’information sur les patients.
Alors que les autres systèmes de santé nationaux se débarrassent des télécopieurs, le Canada devrait en prendre note.
5 étapes pour rationaliser et sécuriser les communications de votre hôpital
Remplacer les télécopieurs traditionnels par la technologie numérique peut améliorer la confidentialité des données des patients, la productivité du personnel de soins de santé, les soins aux patients et le flux d’informations essentielles – tout en réduisant vos coûts. Voici cinq étapes pour vous aider à vous éloigner des télécopieurs non sécurisés et inefficaces :
1. Examinez vos procédures existantes. Dans quelle mesure êtes-vous dépendant des télécopieurs? Quels types d’informations envoyez-vous et recevez-vous par télécopieur? Comment est-ce que les procédures papier, comme les recommandations médicales, affectent-elles la coordination des soins?
2. Obtenez l’adhésion des intervenants clés. Améliorer vos communications et protéger la vie privée des patients signifient que tout le monde est sur la même page. Si votre hôpital est prêt à abandonner les télécopieurs en faveur de la technologie qui vous aide à transmettre des données de patients en toute sécurité, vous aurez besoin de ce qui suit :
- L’adhésion, de la haute direction au personnel administratif;
- L’expertise en technologie pour assurer que la mise en œuvre se déroule avec le minimum de perturbations;
- Une solide gestion du changement pour aider les utilisateurs à adopter de nouveaux flux de travaux et de nouvelles procédures de manière durable; et
- Une formation continue et personnalisée selon les besoins de chaque utilisateur.
3. Remplacez les télécopieurs traditionnels par des logiciels de serveurs de télécopies numériques. Vous communiquez probablement avec des cabinets médicaux et des pharmacies qui veulent vous télécopier de l’information. Les serveurs de télécopies numériques vous permettent d’envoyer et de recevoir des télécopies, sans dépendre d’appareils encombrants non sécurisés.
Les serveurs de télécopies numériques s’intègrent à vos applications clés, comme les systèmes de dossiers de santé électroniques (DSE), afin d’améliorer le flux d’informations au sein de votre hôpital. Grâce aux serveurs de télécopies numériques, vous pouvez faire ce qui suit :
- Envoyer une télécopie aussi facilement qu’un courriel grâce à l’intégration au système de courriels de votre hôpital;
- Acheminer automatiquement les télécopies reçues vers des boîtes de réception de courriels sécurisées, au lieu des plateaux de télécopies qui sont visibles par quiconque passe par là;
- Permettre aux médecins et au personnel de l’hôpital de réviser les télécopies confidentielles avant l’envoi;
- Faire en sorte que vous transmettez les données de patients aux individus autorisés seulement;
- Maintenir des pistes de vérification détaillées et suivre l’envoi et l’ouverture de chaque télécopie.
4. Améliorez la gestion des données de votre hôpital. Numériser vos documents, comme les télécopies, les formulaires et autres fichiers, vous aide à garder les données des patients entre bonnes mains. Lorsque vous numérisez vos dossiers, vous pouvez appliquer des contrôles d’accès afin que seulement les utilisateurs autorisés puissent voir les données des patients.
Puisque vous conserverez tous vos fichiers dans une plateforme centralisée, le personnel peut trouver l’information plus facilement. Centraliser les dossiers améliore la communication et la collaboration entre les départements, en aidant le personnel à acheminer rapidement l’information aux bons individus. Ultimement, ceci mène à des temps de réponse plus rapides et améliore l’expérience des patients.
5. Analysez comment vous traiterez les papiers de tiers. Vous ne pouvez pas empêcher les dossiers papier d’entrer dans votre hôpital. Par exemple, vous pourriez recevoir des formulaires papier d’un cabinet de médecins ou d’un patient entrant. Vous avez besoin d’une manière de saisir ces données rapidement et en toute sécurité. Une imprimante multifonctions vous permet de numériser de l’information sur place pour que vous puissiez immédiatement transférer les données vers votre système numérique centralisé.
Histoire à succès : Centre de fertilité d’Ottawa
Le Centre de fertilité d’Ottawa (CFO) reçoit plus de 250 documents papier par télécopieur, par la poste et par messagerie chaque jour. Le CFO voulait numériser ces dossiers et les entreposer de manière sécuritaire dans un système DME. Toutefois, les ressources du CFO étaient limitées et ne pouvaient consacrer des journées entières à la numérisation des dossiers papier entrants.
Le CFO a utilisé une solution d’imagerie avancée pour saisir automatiquement les renseignements des patients et les archiver dans le système DME. La solution permet au CFO de réduire son temps de numérisation manuelle de 63 %, tout en assurant que les dossiers papier sont numérisés de manière sécurisée et sans erreur. Cliquez ici pour lire l’histoire complète.
Prochaines étapes
Les télécopieurs à l’ancienne ne peuvent suivre le rythme des hôpitaux modernes d’aujourd’hui. Remplacer vos procédures papier et vos télécopies par la technologie numérique peut vous aider à augmenter la sécurité de vos données, mieux vous conformer aux exigences en matière de confidentialité, accroître l’efficacité du personnel et améliorer les soins aux patients.
Pour découvrir comment d’autres hôpitaux canadiens numérisent leurs procédures papier manuelles et sécurisent davantage les données des patients, visitez le RicohChangeMakers.ca/Healthcare.
1 TELUS Santé : Après la télécopie, 28 juillet 2017
2 CBC : Mental health records sent to Nova Scotia spa in error over last decade, 7 avril 2016
3 CBC : Confidential documents sent to wrong fax machine, 3 août 2012
4 Opinion Matters via https://newsroom.ricoh-usa.com/2014-02-24-RICOH-UNVEILS-THREE-IMPORTANT-HEALTHCARE-INNOVATIONS-AT-HIMSS
5 CBC : Patient details in the recycling? Hospitals should cut down on paper to protect privacy: study, 20 mars 2018
6 Gouvernement du Royaume-Uni : Health and Social Care Secretary bans fax machines at NHS, 9 décembre 2018
