Les erreurs d’ordonnances ont un impact énorme sur les hôpitaux et les patients canadiens.
D’ailleurs, l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS) a révélé qu’un patient hospitalisé sur 18 — soit 138 000 personnes chaque année — subit les méfaits d’erreurs évitables.[1]
Plusieurs de ces erreurs sont liées aux médicaments. Par exemple, les patients peuvent recevoir des doses inexactes ou le mauvais médicament. Ces erreurs peuvent entraîner des réactions allergiques, des maladies et des infections. De plus, elles constituent un énorme fardeau pour les patients, leurs familles et le personnel hospitalier.
Selon l’ICIS, les risques des patients augmentent s’ils reçoivent des soins de plusieurs spécialistes, ce qui laisse supposer qu’il y a une divergence dans le partage de l’information entre les médecins, le personnel infirmier et les pharmaciens. Plus il y a de personnes et d’étapes impliquées dans le processus de gestion des ordonnances de votre pharmacie, plus vous risquez d’être confronté à des erreurs. En fin de compte, ces erreurs ont des répercussions sur les patients et les contribuables.
Par exemple, l’ICIS a constaté que les méfaits liés aux hôpitaux font en sorte que les patients passent en moyenne quatre jours supplémentaires dans un lit d’hôpital, ce qui totalise plus d’un demi-million de journées d’hospitalisation supplémentaires ayant « un coût estimé à 685 millions de dollars qui pourrait être utilisé pour répondre aux besoins des autres patients ». Alors que la demande en services hospitaliers augmente et que les budgets diminuent, améliorer la précision des pharmacies deviendra essentiel. Cela aidera les hôpitaux à fournir des services de meilleure qualité tout en améliorant leur efficacité et en réduisant leurs coûts d’exploitation.
Comment prévenir les erreurs d’ordonnances
Plusieurs hôpitaux canadiens automatisent les processus de gestion des ordonnances de leurs pharmacies afin d’offrir aux patients un service plus rapide et plus précis. Un flux de travaux vérifiable et pouvant faire l’objet d’un suivi prévient les erreurs et permet au personnel de les détecter avant qu’il ne soit trop tard. Lorsque vous automatisez les flux de travaux de votre pharmacie, vous pouvez :
- Prioriser vos commandes. Les hôpitaux peuvent recevoir des milliers de commandes d’ordonnances chaque jour, ce qui peut rendre le rythme difficile à suivre pour le personnel de la pharmacie. Un système de gestion des commandes de la pharmacie va classer celles-ci à l’aide d’un code de couleurs pour indiquer celles que vous devez d’abord exécuter. Le système avertit même les pharmaciens lorsqu’une ordonnance de priorité élevée est en retard. Il est ainsi plus facile pour ceux-ci d’exécuter les ordonnances dans des délais raisonnables.
- Regrouper toutes les commandes dans un seul système. Qu’elles soient acheminées par télécopieur, par tube sous pression ou par livraison en mains propres, les commandes seront toutes transmises au même système de gestion des commandes de la pharmacie. Les pharmaciens peuvent tout trier dans la file d’attente et exécuter les commandes en fonction de la priorité, et non selon un principe de premier arrivé, premier servi. Pendant ce temps, le personnel de l’hôpital peut vérifier l’état des commandes en temps réel. Un système unique et centralisé réduit également les erreurs, car tout le monde travaille à partir des mêmes informations.
- Améliorer la communication entre le personnel de l’hôpital. La gestion des commandes de la pharmacie facilite la communication entre les médecins, le personnel infirmier et les pharmaciens sans modifier leurs méthodes de travail. Par exemple, un médecin peut encore rédiger une ordonnance manuellement. Ensuite, une infirmière ou un pharmacien peut scanner l’ordonnance manuscrite dans le système, où elle sera automatiquement placée dans une file d’attente. Le personnel de l’hôpital peut consulter la file d’attente en tout temps pour suivre l’état de l’ordonnance. Simultanément, le personnel de la pharmacie peut lancer une séance de clavardage avec l’infirmière pour lui poser des questions s’il y a un besoin de précisions. La transparence diminue les va-et-vient et les erreurs, ce qui permet finalement d’offrir une meilleure expérience au personnel et aux patients. Par exemple, le personnel peut passer moins de temps à gérer les ordonnances de la pharmacie et plus de temps à prodiguer des soins aux patients.
- Accéder en temps réel aux paramètres de la pharmacie. Des rapports personnalisables vous permettent d’identifier les goulots d’étranglement des flux de travaux et d’obtenir des données à jour sur vos activités. Par exemple, le pharmacien-chef peut consulter les paramètres sur demande pour s’assurer que le personnel de la pharmacie est adéquat. Ces paramètres peuvent également vous aider à maintenir des pistes d’audit, à assurer la conformité réglementaire, à protéger la confidentialité et à donner les bons médicaments aux bons patients.
La gestion des commandes de la pharmacie permet de lier vos procédés papier et numériques. Vous n’avez pas besoin de faire une transition entièrement numérique d’un seul coup. Vous pouvez continuer à utiliser vos technologies et votre structure existantes. La gestion des commandes de la pharmacie reflète également vos processus existants afin que vous puissiez améliorer votre rapidité et votre précision sans changer votre méthode de travail.
Par exemple, il est possible de conserver les procédés actuels de votre pharmacie et de les améliorer en numérisant les ordonnances papier dans un flux de travaux électronique respectant les normes et qui est intégré à votre système de dossiers de santé électroniques. Cela crée une file de tâches qui améliore la transparence, la communication et la collaboration entre les soignants et les pharmaciens. Le système offre également une piste d’audit et un moyen de conserver les anciens documents.
Comment la pharmacie d’un hôpital en Ontario a épargné 8 heures par jour
L’automatisation de la gestion des ordonnances de votre pharmacie peut transformer vos procédés et offrir une meilleure expérience à votre personnel hospitalier et à vos patients. De fait, les services de santé Grey Bruce ont réduit de 30 à 40 secondes le temps d’exécution de chaque ordonnance. Puisque la pharmacie de l’hôpital exécute quotidiennement plus de 1 000 ordonnances, il s’agit d’une économie de temps de huit heures par jour. Grâce à ces gains d’efficacité, il n’était donc plus nécessaire pour l’organisation d’embaucher un pharmacien supplémentaire pour répondre à la demande. Cliquez ici pour lire l’histoire intégrale.
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[1] Global News: « 1 in 18 Canadian hospital patients experience harm from preventable errors: study », 26 octobre 2016
